Een praktijkmanager heeft een breed scala aan taken: je verzorgt de planning, hebt werkoverleg, stuurt het personeel aan, vergadert, doet beeldschermwerk, en een enkele keer assisteer je de behandelaar. Efficiënt en comfortabel werken is het gevolg van een ergonomische werkwijze, en het Getting Things Done Systeem helpt je hierbij.

Aangeboden door BosBedrijfsOefentherapie

Een ergonomische werkwijze heeft betrekking op de eigen lichaamshouding, de werkplek en de werkorganisatie. De arbeidsbelasting  van de praktijkmanager zit hem vooral in dit laatste. Hoe houd je overzicht in de voortdurende stroom aan informatie? Hoe zorg je ervoor dat je de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste mensen geeft? En hoe voorkom je dat je ook buiten het werk steeds moet denken aan klusjes die nog gedaan moeten worden, of er zelfs s’nachts van wakker wordt?

Om je werk  goed en prettig te doen heb je een ‘leeg’ hoofd nodig. Een goed timemanagement systeem kan hier voor zorgen. Een voorbeeld van een goed en eenvoudig toepasbaar systeem is ‘Getting Things Done’ van David Allen. Training in dit systeem wordt gegeven door  Meereffect. De basis van dit systeem wordt in de komende afleveringen beschreven.

De reeks ‘efficiënt werken voor praktijkmanagers’ beschrijft hoe je plezierig én efficiënt kunt werken.  De publicaties zijn ook terug te vinden op www.bosbedrijfsoefentherapie.nl.

Time management – Wat doe je met alle informatie die er op je afkomt? (deel 1)

•    Als je niet uitkijkt verzandt je werk in rompslomp. Rompslomp is dat deel van het werk, dat niet echt de kern is maar wat wel moet gebeuren. Bijvoorbeeld het lezen van e-mails waar je niets aan hebt, het verzamelen van bonnetjes, het opzoeken van een telefoonnummer voordat je iemand kunt bellen, papieren zoeken die je kwijt bent.  Rompslomp kost vooral veel tijd en levert weinig plezier op. Met de nieuwe mogelijkheden van telefoon, computer, fax en internet is het veel makkelijker geworden om extra rompslomp te creëren. Maar het verwerken ervan is nog niet zo simpel.

•    Je hebt een helder (‘leeg’) hoofd nodig om betrouwbaar, productief en creatief te werken. Effectief werken kan pas wanneer je ook kunt ontspannen. Om te kunnen ontspannen, moet je eerst je hoofd leeg maken. Het is bijvoorbeeld lastig om in slaap te vallen als je ondertussen ligt te malen over alles wat je nog moet doen.

Zodra je gaat ontspannen, krijgt je onderbewustzijn de kans om allerlei gedachten naar de oppervlakte te laten drijven. Je onderbewustzijn houdt daar pas mee op, als het ervan overtuigd is dat je niets zult vergeten. Zolang dat niet zo is, zal het je blijven herinneren aan al die klusjes.

•    De uitdaging is om niets te vergeten en tegelijkertijd ook niets in je hoofd te houden. De enige manier om dit te kunnen is door het invoeren van een systeem dat 100% betrouwbaar is, buiten je hoofd. Zo’n praktisch systeem is beschreven door David Allen, geen gezweef, maar een helder systeem.

•    Zodra je onderbewuste begint te geloven dat je een betrouwbaar systeem hebt om je leven te organiseren, geeft het de strijd op.  Er zijn maar weinig mensen die s’nachts wakker liggen omdat ze zich afvragen welke afspraken ze vergeten. Dat komt omdat het onderbewuste weet dat je agenda een betrouwbaar extern systeem is.

•    De eerste stap in het systeem is bepalen hoe je omgaat met alle informatie die in een dag op je afkomt:  e-mail, post, een collega aan je bureau, plannen die je maakt, ideeën die je krijgt, aantekeningen enz. In het Getting Things Done systeem wordt dit aangeduid met de term ‘Stuff’. Stuff is alles wat je binnen hebt gelaten in je mentale of fysieke wereld en wat niet op de plaats hoort waar het nu is. Stuff zou je ook kunnen omschrijven als ‘losse eindjes’. Het zijn zaken die nog niet klaar zijn. Die losse eindjes kunnen veel onrust veroorzaken.  Je hebt bijv. beloofd de notulen te maken van de laatste vergadering, maar je komt er niet aan toe om je aantekeningen uit te werken. Dan kan dat blijven ‘knagen’ terwijl je ook nog druk bent met andere klussen.

•    Wat doe je met stuff? Allereerst verzamel je het alleen maar, bijvoorbeeld in een postvak op je bureau, een rekje, een mapje: je stuffbakje. Iedere gedachte die nog in je hoofd zit, noteer je en verzamel je in je stuffbakje. Dat betekent dat je op ieder moment en op ieder plek zorgt voor een notitieblok en pen zodat je alle gedachten direct kunt opschrijven. Dus ook bijv. naast je bed. Eigenlijk is elke gedachte die 2 keer in je hoofd opkomt, 1 keer teveel.

Het is praktisch om meerdere stuffbakjes te hebben, zowel op het werk als thuis. Vertel je omgeving thuis en op het werk van het bestaan van de stuffbak en laat ze berichten, briefjes, bonnetjes daarin doen. Ook de inbox is een stuffbakjes, weliswaar digitaal.

•    Een keer per dag werk je je stuffbakjes leeg, dus zowel het brievenbakje als je inbox. Verwerk de items één voor één. En wanneer een item eenmaal uit het stuffbakje is, gaat het er niet meer in terug.

•    De volgende stap is dat je beslist over de stuff: Wat is dit? Is het bijvoobeeld een folder, een factuur, een goed idee, een belofte. De volgende vraag is: Wat wil ik hiermee? Bij de Getting Things Done methode plaats je je belofte, je taak, je idee, het project of de pr-actie in een betrouwbaar systeem zodat de actie die je wilt nemen zich op het juiste moment bij je aandient. Het is nu uit je hoofd, je hoeft er niet meer over na te denken.

Het inrichten van een betrouwbaar systeem bespreken we in de volgende aflevering.