Agilio ondersteunt praktijken met innovatieve tools: ‘Goede patiëntenzorg begint met tevreden personeel’

‘Goede patiëntenzorg kan alleen geleverd worden door mensen die plezier hebben in hun werk,’ begint Hein Vrins. ‘Personeelsbehoud is cruciaal voor de continuïteit van een praktijk. Toch zien we vaak dat praktijkhouders aarzelen om te investeren in tools die het werk voor praktijkmanagers en hun teams efficiënter maken.’

Hij vergelijkt de situatie met de bouwsector: ‘Een aannemer zorgt voor goed gereedschap, zoals een schroefmachine in plaats van een schroevendraaier. Waarom gunnen we praktijkmanagers niet hetzelfde gemak? Toch wordt er vaak nog gewerkt met Excel-overzichtjes of zelfs papieren ordners, terwijl er moderne oplossingen beschikbaar zijn.’

‘KMS stroomlijnt praktijkvoering’

Esther Gjaltema, die nauw samenwerkt met veel praktijkmanagers, verduidelijkt hoe een KMS het verschil maakt. ‘Een systeem als PraQties KMS helpt niet alleen bij het beheren van taken en processen, maar zorgt ook voor tijdwinst. Nieuwe wet- en regelgeving bijhouden, soepele certificering en een betere taakverdeling in een team: alles wordt gestroomlijnd. Dat betekent dat je minder stress hebt en meer focus krijgt op wat echt belangrijk is, zoals personeelsmanagement en patiëntenzorg.’

Een ander product van Agilio, PRAKTIJK biedt digitale ondersteuning voor administratieve taken als roostering, vakantieplanning en een correcte bepaling van salaris en vakantie saldi gebaseerd op de ingewikkelde CAO regelingen. Bovendien kunnen diensten makkelijk geruild worden en heeft iedereen altijd inzicht en overzicht. ‘In plaats van handmatig briefjes in te leveren of losse documenten te verzamelen, doen medewerkers hun aanvragen online en houden direct inzicht in hun rooster en verschillende verlof saldi zoals ook het nieuwe PLB saldo. Dat geeft rust én eigenaarschap,’ legt Gjaltema uit. ‘De praktijkhouder heeft die taken vaak gedelegeerd, dus die hoeft het niet te doen en ervaart ook niet de last ervan.’

‘Achterblijvende automatisering leidt tot personeelsverlies’

Vrins denkt dat praktijkhouders daardoor vaak te terughoudend zijn met investeringen. ‘De praktijkhouder delegeert de dagelijkse taken aan de Praktijkmanager en merkt daardoor niet zelf hoe inefficiënt en tijdrovend de huidige werkwijze soms is. Daarnaast schrikken ze vaak terug voor de kosten. Eigenlijk is dat kortzichtig. De kosten van ziekteverzuim of erger nog, personeelsverloop zijn vele malen hoger dan de kosten van slimme tools die het werkplezier en de kwaliteit van de praktijk verhogen.’

Bovendien is het aantal uren praktijkmanagement vaak erg beperkt: in een normpraktijk staat er bijvoorbeeld vier uur per week voor. ‘Dat is al heel weinig. Diegene moet de tijd dan ook nog besteden aan zaken die heel makkelijk geautomatiseerd kunnen worden. Belangrijke zaken als personeelsmanagement, aandacht geven aan de medewerkers, continue kwaliteitsmanagement en andere zaken die de praktijk een fijnere en efficiëntere werkplek maken, komen hierdoor in het gedrang.

Innovatie in de zorg is vaak ook sterk gericht op patiëntenzorg, terwijl de bedrijfsvoering vaak achterblijft, stelt Vrins vast. ‘Het grootste probleem in de zorg is personeelsgebrek. Als je goed voor je personeel zorgt en ze ondersteunt met de juiste tools, vergroot je de kans dat ze blijven. Eén verloren werknemer, omdat die niet tevreden is, kost vele malen meer dan het werven en opleiden van zo'n nieuwe medewerker. Toch zien praktijkhouders die investeringen niet als prioriteit, met alle gevolgen van dien.’

‘Handvatten voor praktijksturing’

Gjaltema ziet dat regelmatig gebeuren. ‘Praktijkmanagers die overstappen naar een andere praktijk willen vaak direct opnieuw onze systemen implementeren, omdat ze merken hoeveel overzicht en rust die brengen. Zonder een goed systeem lopen ze al snel vast in de administratieve rompslomp.’ Een goed KMS biedt bovendien meer handvatten voor sturing van de praktijk. ‘De voordelen van een KMS gaan veel verder dan certificering. Het helpt praktijken om continu te verbeteren, een duidelijke visie te ontwikkelen en het personeelsbeleid naar een hoger niveau te tillen.’

Investeren in digitale tools is niet alleen een kwestie van modernisering, maar ook van goed ondernemerschap, stellen Vrins en Gjaltema. ‘Uiteindelijk ligt de keuze bij de praktijkhouders zelf. Zij moeten inzien dat deze relatief kleine investering zich dubbel en dwars terugbetaalt in personeelstevredenheid, efficiëntie en betere patiëntenzorg.’ Daarbij zijn de kosten van licenties voor systemen zoals PraQties KMS en Intershift Praktijk – tussen 1.000 en 2.000 euro per jaar – relatief beperkt.

‘Investeringen in praktijkvoering maken praktijk toekomstbestendig’

De toekomst van innovatie in huisartsenpraktijken vraagt om een cultuuromslag bij praktijkhouders, maar ook om ondersteuning vanuit beleidsmakers en zorgverzekeraars. ‘Als zorgverzekeraars initieel zouden bijdragen aan deze investeringen, dan zou het gebruik ervan breder worden en uiteindelijk ook in de tarieven opgenomen kunnen worden. Meer aandacht voor de bedrijfsvoering in huisartsenpraktijken is hard nodig omdat innovatie niet ophoudt bij de patiëntenzorg.’

Met tools als PraQties KMS laat Agilio zien dat er eenvoudige en betaalbare oplossingen zijn om dit te realiseren, vat Esther Gjaltema samen. ‘Als we willen dat de zorg toekomstbestendig blijft, moeten we ook investeren in de mensen achter de schermen. Praktijkmanagers zijn hier vanzelfsprekend voorstander van. Nu de praktijkhouders nog.’

Meer weten?

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met Hein Vrins of Esther Gjaltema voor een kennismaking met de producten van Agilio via agiliosoftware.nl/contact, 055-7630444 of sales@agiliosoftware.nl.

Het aanbod van Agilio Software bestaat nu uit:

• PRAKTIJK (een planningsprogramma voor zorgpraktijken die foutloze verloning mogelijk maakt),
• InterShift HAP SELECT (een zelfroosterprogramma voor huisartsenposten met de grootste flexibiliteit)
• InterShift ASSIST (een planningsprogramma voor zorgorganisatie met een complexe roosters)
• I-Team (een complete HR oplossing voor zorgpraktijken en zorgorganisaties)
• I-Learn (hoogwaardige e-Learning modules)
• PraQties KMS (software en content die u helpt te voldoen aan alle wet- en regelgeving)

Bezoek de website voor alle informatie: Agilio Software - Software voor meer werkplezier in de eerstelijnszorg

• Agilio. Software voor meer werkplezier in de zorg
• Agilio Verbetertraject: Continu verbeteren van de praktijkvoering, patiëntenzorg én teamsamenwerking, 17 september 2024
• Agilio Software Nederland breidt uit met PraQties KMS: De sleutel tot meer werkplezier in de eerstelijnszorg, 21 mei 2024