Carnisse Mondzorg koos communicatieplatform Dental Plek: ‘Er is nu een plek voor alles’

Sabina van Sijll-Formisano  is kwaliteitsmanager en teamleidster bij  Carnisse Mondzorg . Ze is verantwoordelijk voor het kwaliteitsbeleid en houdt zich bezig met protocollen en ISO-certificering. Carnisse Mondzorg is een grote mondzorgpraktijk, met dertig medewerkers, waaronder vijf tandartsen met eigen differentiaties, vier mondhygiënisten en twaalf assistenten in uiteenlopende functies.

'Niet nog een kanaal'

Eind 2019 stapte de praktijk over op Dental Plek als communicatieplatform, waarbij het vooral fungeert als intranet en digitale werkplek voor teams. Sabina van Sijll-Formisano. ‘We hadden heel veel communicatiekanalen, waaronder een Whatsapp-groep, intranet, e-mail. Aanvankelijk dachten we dat Dental Plek weer een apart kanaal zou worden, maar achteraf blijkt dat het allemaal makkelijker wordt en we van al die kanalen afkunnen. Er is nu een plek voor alles. Het vervangt eigenlijk alle kanalen, met uitzondering van een e-mailadres voor patiënten en externe partijen.’

‘Het is een hele grote verandering, maar het went heel snel, want het is heel laagdrempelig. Bij vroegere applicaties als Outlook merkten we dat mensen vaak moeite hadden met inloggen, hun wachtwoord kwijtraakten. Het was heel veel rompslomp om te zorgen dat iedereen altijd uptodate bleef: mededelingen stuurden we per mail, via intranet én op papier. Daarnaast was er nog een app voor de loonstroken en overal hadden we aparte inlogs en wachtwoorden voor. Om te zorgen dat iedereen op de hoogte bleef stuurden we soms berichten op de app, e-mail, intranet en op het prikbord in de kantine.’

'Gerichter communiceren'

Naast de interne communicatie worden ook de protocollen, formulieren en HR-informatie in Dental Plek ondergebracht. Ook heeft de praktijk de roostermodule aangeschaft, die nog in gebruik moet worden genomen. Dental Plek helpt vooral gerichter te communiceren, legt Sabina uit. ‘Het is AVG-proof, zodat het geen kwaad kan individuele behandelingen te benoemen in een chat. Daarnaast zijn aparte chatgroepen voor tandartsen, het management team, mondhygiënisten en het hele team. Je kunt heel gemakkelijk een vraag aan alle mondhygiënistes stellen.’

De groepen hebben uitgebreide mogelijkheden, vertelt Sabina. ‘De groep voor het hele team heeft én een chat én een tijdlijn én een map voor protocollen. De chat is voor korte praktische mededelingen. Belangrijke onderwerpen staan op de tijdlijn, waarbij iedereen een melding krijgt, zoals bij het fasen-protocol voor de coronarichtlijnen. Ook kun je op berichten reageren. Door de tijdlijn, vergelijkbaar met Facebook, kunnen de reacties erbij worden gezet, blijft het oorspronkelijke bericht compact en zichtbaar. Alle vragen en opmerkingen staan bij elkaar bij het bericht.’

'Belangrijke berichten doorzetten'

Dental Plek helpt ook bij het afbakenen van de communicatie. ‘Bij iedereen hebben we de app op de telefoon geïnstalleerd en er was niemand die daar moeite mee had. Op je telefoon kun je wel instellen welke meldingen je krijgt. Zelf ik krijg ik bij alles een melding. Als iemand niet steeds meldingen wil ontvangen, kun je het bij bepaalde belangrijke berichten zo instellen dat ze toch een melding krijgen. Het fasen-protocol was bijvoorbeeld zo belangrijk voor de werkwijze tijdens de coronacrisis en moest dus door iedereen worden gelezen, voordat hij of zij weer aan het werk ging. Daarbij hebben we wel gekozen om die melding te pushen en voor iedereen door te zetten.’

'Spoedgevallen snel beoordelen'

Dental Plek heeft zich als communicatietool in de coronacrisis eveneens bewezen, schetst Sabina. ‘In de coronacrisis heeft het platform zeker geholpen omdat het bereikbaar is in de cloud én het ook AVG-proof is. Iedereen kon thuis in het systeem. Alle communicatie over het coronaprotocol voor spoedzorg en de aangepaste roosters verliep via Dental Plek. Tandartsen werkten in een aantal shifts voor een paar uur per dag. In de ochtend was een iemand van de administratie aanwezig en een assistente. Als een patiënt belde met klachten, stuurden we via Dental Plek een berichtje naar de tandarts om te laten beoordelen. We schreven de antwoorden op en stuurden dan een screenshot. Tandartsen konden dan snel beoordelen of het om een spoedgeval ging.’

Links: Carnisse Mondzorg en Dental Plek

Foto: Sabina van Sijll-Formisano/Carnisse Mondzorg