DentalRules bij ‘Innovaties in de mondzorg’: Grip op protocollen, taken en communicatie

Jelle Verdorst, mede-eigenaar van DentalRules, gaf een voorproefje van het webinar tijdens de online Dag voor de Praktijkhouder ‘Innovaties in de mondzorg' (op 14 november). Hij demonstreerde in een notendop hoe alle processen van de tandartspraktijk in het softwareprogramma zijn ondergebracht. DentalRules biedt daarmee een combinatie van een kwaliteitsmanagementsysteem en humanresourcemanagement.

Meer weten over de wet- en regelgeving in de tandartspraktijk?

Neem dan deel aan het webinar 'Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT' op 19 november met medewerking van Maaike de With, Monique Heijtel, Alexander Tolmeijer en Jelle Verdorst. Meer informatie en aanmelden: 
Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT en  Gemak in kwaliteitsmanagement, nu met 50% korting

DentalRules in een notendop

• Een overzicht op alle wet- en regelgeving en protocollen.
• Een overzicht op taken, storingen en reparaties.
• Een patiëntenenquête.
• Alle onderdelen van humanresourcemanagement, zoals personeelsdossiers, documentatie, roosters, vakantie-aanvragen en agenda.
• Koppeling met de salarisadministratie.
• Interne communicatie en vergaderingen via het intranet van de praktijk

‘Per medewerker kan het dashboard verschillen’, zo laat Verdorst tijdens zijn online demonstratie zien. ‘De betreffende medewerker krijgt steeds een signaal als taken moeten gebeuren, waardoor de praktijkhouder en praktijkmanager er steeds zeker van kunnen zijn dat de taken op tijd gebeuren. Stel een praktijkmanager valt uit door corona, dan moeten zijn of haar taken worden overgenomen. Iedereen ziet door de openstaande taken altijd welke zaken aandacht vragen.’

'Dagtaken'

In het overzicht aan de linkerkant van het programma staan ook dagtaken. ‘Stel een patiënt staat voor de balie en het werk  is niet gebeurd. Als er een taak openstaat kan iemand dat direct oppakken. Dat is een van de principes van het kwaliteitsmanagement waar DentalRules om draait. Een incident met een patiënt kan geregistreerd worden, waardoor het team een verbetermaatregel kan treffen. De Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) eist dat iedere praktijk doet aan kwaliteitsmanagement. Het gaat erom dat je kritisch bent naar je eigen proces en verbeteringen treft.’

Ook ondersteunt DentalRules bij het actie ondernemen op storingen. ‘Wij gaan ervanuit dat de persoon die de storing constateert deze ook meldt. Dan gaat er een melding naar iedereen in de organisatie, voor wie deze relevant is. Als je de storing direct noteert, werkt iedereen met dezelfde informatie. Die storing wordt doorgezet naar het relevante bedrijf die daarop in actie moet komen. Tegelijk weet iedereen die hiervoor verantwoordelijk is, dat er iets speelt.’

‘Human Resource’

Aan de rechterkant in het dashboard staan personeel gerelateerde meldingen, vertelt Verdorst. ‘Dat kan gaan om allerlei dingen die je moet regelen en vastleggen. Denk aan vaccinaties, cursussen, een background-check volgens de Wkkgz, allerlei formulieren als de kledingverklaring. Als er iets ontbreekt meldt het programma dit. De praktijkmanager hoeft alleen te reageren op zaken die actie vereisen.’

Het onderdeel ‘Human Resource’ bevat verder personeelsdossiers, contracten, documentatie, roosters, vakantie-aanvragen. Daarnaast fungeert DentalRules als het intranet van de praktijk ook het agendabeheer en interne communicatie. Door deze eenduidige communicatie over taken, agenda en vergaderingen helpt het platform de scheiding tussen werk en privé beter te handhaven. ‘Bij berichten is steeds duidelijk wie het gelezen heeft, omdat medewerkers leesbevestigingen geven.’

Protocollen

Vervolgens zoomt Verdorst in op de systematiek van DentalRules bij het gebruik van protocollen.  Hierbij geeft het informatiesysteem verschillende opties: gelezen, begrepen en akkoord. ‘Medewerkers schrijven het protocol niet voor zichzelf, maar juist om alle medewerkers te informeren. Dit systeem helpt om protocollen te laten werken in de praktijk, omdat medewerkers moeten aangeven: gelezen, begrepen en akkoord. Ook wordt aangegeven dat een protocol is verlopen, bijvoorbeeld na de periode van een jaar, zoals die door de ISO- en HKZ-certificering wordt vereist. De verloopdatum kan daarin worden aangegeven.’

Modelprotocollen 

DentalRules bevat een set modelprotocollen, zowel op medisch als niet medisch vlak. ‘Hierdoor kun je ook in de modelprotocollen kijken, of daar voorbeelden bij zijn die ook voor de eigen praktijk relevant zijn. Voorbeelden daarvan zijn protocollen voor het privacyreglement, de omgang met datalekken of hoe ga je om met incidenten. Als er door veranderde regelgeving protocollen veranderen, sturen we een nieuwsbrief. “Let op, deze protocollen veranderen. Pas ze aan, aan de eigen praktijksituatie.” Een belangrijke module van DentalRules zijn ook de richtlijnen. Het onderdeel omvat er meer dan tachtig,  die we constant actueel houden.’

'Gelezen, begrepen en akkoord'  

De bestaande protocollen in de praktijk worden zo efficiënt mogelijk weergegeven, schetst Verdorst, door protocollen te koppelen aan inhoudelijke bestanden. ‘Een protocol hoeft geen overbodige informatie bevatten. In het protocol ‘handwassen’ hoef je niet de hele WIP-richtlijn samen te vatten, je kunt het gewoon linken aan de richtlijn. Protocollen die een update hebben gekregen moeten door alle betrokkenen opnieuw worden getekend voor gelezen, begrepen, akkoord.’

Meer weten over de wet- en regelgeving in de tandartspraktijk?

Neem deel aan het webinar 'Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT' op 19 november met medewerking van Maaike de With, Monique Heijtel, Alexander Tolmeijer en Jelle Verdorst. Meer informatie en aanmelden:  Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT en  Gemak in kwaliteitsmanagement, nu met 50% korting

Links

• KNMT,  Gemak in kwaliteitsmanagement, nu met 50% korting
• MedischOndernemen, Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT
• MedischOndernemen, DentalRules: Grip op al uw taken, registraties en administratie