In deze tijd ontkom je bijna niet aan veel mensen die een afspraak verzetten op korte en iets langere termijn. Goed beschouwd is ook een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt een probleem. De receptie moet alle zeilen bijzetten om de agenda weer vol te krijgen. In de praktijk meten weinig medici hoeveel afspraken gewijzigd worden op korte termijn. Daardoor onderschat men het probleem enorm.
Gaten in de agenda vullen in coronatijd
woensdag 2 december 2020
2 min
Tip 1: Benoem de openplekken in de ochtend bij de dagstart
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Op de website van Dentiva vind je nog meer tips en verwijzingen.
Alexander Tolmeijer is praktijkhouder en directeur van adviesbureau Dentiva.

Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
De lessen van praktijkmanager Jolanda Rieks: ‘Let op je grenzen. Laat de dingen waar ze horen’
16 mrt om 16:00 uur 5 minJolanda Rieks is praktijkmanager en -ondersteuner bij Huisartsenpraktijk De Pleiaden, twee huisartsenpraktijken…
Lees verder »
Alexander van Kleij over ‘Binden en boeien van je team’: ‘Goede sfeer is de belangrijkste bindende factor’
14 mrt om 13:52 uur 5 minAlexander van Kleij, directeur Salaris en HR Advies bij Visser & Visser, verzorgt op 30 maart het webinar '…
Lees verder »
Eigenschappen van effectief leiderschap: wees proactief en neem de regie
14 mrt om 09:17 uur 5 minLeidinggevenden in de zorg hebben al decennialang een cruciale rol in het leveren van kwalitatieve en efficiënte…
Lees verder »
2023: het jaar van het leiderschap bij PraktijkmanagersNetwerk
13 mrt om 11:41 uur 3 minEen veel gehoorde vraag van praktijkmanagers is: “Hoe doe ik dat nu, het aansturen van het team?” En ook horen we…
Lees verder »
Buddy’s: nieuwe koppels van start
13 mrt om 11:20 uur 3 minIn 2022 zijn we op initiatief van Sjoukje van Eijken en Irma van der Ende gestart met het Buddy- initiatief.…
Lees verder »
Tandpreventiepraktijk Deurne: ‘Kleinschalige mondzorg vanuit een lokaal hart’
2 mrt om 12:04 uur 3 minElke van den Biggelaar is vestigingsmanager van de Tandpreventiepraktijk Deurne, onderdeel van het Tandarts Today-…
Lees verder »
Medewerkerstevredenheid: Zorg draait om mensenwerk
23 feb om 09:15 uur 2 minZorg draait om mensen. Maar op dit moment zijn mensen ook onze grootste zorg. Hoe houd je iedereen betrokken en…
Lees verder »
Strategieën voor personeelsbehoud: Binden en boeien in 2023
15 feb om 10:45 uur 5 minOndanks de dreigende recessie en allerlei crises waar we mee te maken hebben, is er nog steeds sprake van een…
Lees verder »
Reactie toevoegen