Veilig werken: Praktijkdata op eigen systeem?

Op een computer bij de balie werken die ook nog eens de centrale praktijkdata bevat, brengt extra risico’s met zich mee en is dus vragen om ernstige problemen. Niet alleen technisch maar ook organisatorisch. Moet de baliemedewerker volledig toegang hebben tot de gehele bedrijfsdata van uw praktijk? Moeten de praktijkdata zo enorm veel risico’s lopen op besmettingen zoals virussen en malware? Mag de bezoeker zo direct bij de praktijkdata kunnen komen als hij/zij kwaad wil doen?

Risico’s groeien iedere dag met uw praktijk mee .

De baliecomputer wordt in de afgelopen jaren dagelijks steeds meer en meer gebruikt. Dat is mooi want de praktijk groeit en de balie is bij uitstek geschikt om een heleboel taken centraal uit te kunnen voeren en te kunnen beheren. Denk hierbij aan e-mailen, het maken van afspraken, bestellingen verwerken, printen van formulieren/verwijzingen maar ook bij dagstart de agenda’s, uitvoeren van BSN-checks, opvragen van Pien Software- of Zorgsom-gegevens, afhandelen van klachten, en ga zo maar door. Deze baliecomputer wordt dus echt serieus gebruikt, dat mogen we wel stellen!

Zonder regelmatig onderhoud wordt een dergelijke PC alleen maar slomer in gebruik en neemt het risico op besmetting alleen maar toe. Computers waar intensief op gewerkt wordt, zijn nog eens vele malen gevoeliger voor fouten, virussen en malware/ransomware. Zeker als hier ook nog eens verschillende mensen op werken.

Virusbesmetting?

Stel datdeze baliecomputer een virus zou krijgen dan lopen direct alle praktijkdata risico op besmetting. Als de praktijk-, boekhoud- en andere belangrijke bedrijfsdata wel op een eigen systeem zouden staan, dan beperkt een virusbesmetting zich vaak alleen tot de baliecomputer. In dat geval kan de praktijk vaak vanuit de kamers gewoon verder werken. Dan hoeft alleen de baliecomputer in quarantaine te worden geplaatst. Bij het gebruik van één gezamenlijk systeem voor zowel balie- als bedrijfsdata, moet het hele systeem bij een besmetting in quarantaine en dan zult u begrijpen dat de kamer-, röntgen- en kantoorcomputers geen toegang meer hebben tot uw tandartssoftwaredata en u dus niet verder kunt werken.

Back-up balie computer?

Een ander probleem dat ik vaak zie, is dat de baliecomputer  een te eenvoudig systeem is dat niet gemaakt is voor dergelijke kritische taken. Zo wordt van de baliecomputer verwacht dat deze 24/7 kan draaien om in de nacht de back-up te kunnen verwerken. Dit komt de levensduur van deze machine niet ten goede. Hoe kan ik dit als praktijkhouder oplossen? Ik zie vaak dat de praktijkhouders bang zijn om maatregelen te nemen. Of zij nu bang zijn voor hoge kosten en/of voor de complexiteit van een migratie of wellicht verwacht men dat ze dagen niet kunnen behandelen. Dat zijn de argumenten die ik het vaakste hoor als ik hierover in gesprek ga. Ook gooien zij technische beperkingen op omdat zij dat horen van hun IT’er en/of praktijksoftwareleverancier.

Geen zorgen! Neem iemand in de hand om je goed te laten informeren. Iemand die het gehele systeem inclusief programma’s kan overzien. Heeft u niemand of weet u niet waar u moet beginnen, neem dan contact op met mij.

TIPS

1.  Geen server nodig

In de meeste gevallen is het niet noodzakelijk om een echte server (Windows of Linux) aan te schaffen. Laat je vooraf goed informeren, niet alleen door de praktijksoftwareleverancier of de huis-IT’er, maar vraag eventueel een second opinion aan bij Qfast. Aanschaf, onderhoud en updates zijn aanzienlijk duurder voor een serveromgeving en dat kan de praktijk in meeste gevallen dus bespaard blijven. 

2. Vereenvoudigen van opzet

Houd zowel hardware als software goed op elkaar afgestemd. Alle softwarepakketten hebben hun eigen minimale systeemeisen en eisen aan de softwareomgeving. Veel praktijken weten niet hoe sommige pakketten echt (onderwater) functioneren en installeren vaak verkeerde versies. Laat een overzicht van de IT-omgeving maken. Een goed op elkaar afgestemd netwerk levert minder problemen, verstoringen of knelpunten op en maakt ondersteuning makkelijker en dus oplossen van problemen veel sneller.

3. Uw bedrijfsdata zijn heilig

Geen praktijk vindt het leuk om onderbrekingen in haar dienstverlening te moeten ondervinden door geen toegang te hebben tot de bedrijfkritische applicaties en bedrijfsdata. Besmettingen, falen van hardware, enzovoorts dienen zo min mogelijk impact te hebben op het functioneren van de praktijk. Een eigen systeem dat goed onderhouden wordt, veilig werkt, up-to-date is en waarvan de back-up goed is ingeregeld is een MUST voor iedere praktijkhouder.

Door: John van der Zwaan, praktijkadviseur  (jvdzwaan@qfast.nl, 06-10675039) In mijn blogs staat ‘veilig werken’ altijd centraal. Ik geef praktische tips om uw praktijk niet alleen veiliger in te richten aar ook uw medewerkers bewuster laten worden van dataveiligheid.