Klara Knapen (NVvPM) bij de PM Dag: ‘Timemanagement gaat over tijd voor jezelf maken’

Klara Knapen, voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Praktijkmanagement, geeft tijdens de Dag van de Praktijkmanager op 21 mei een workshop over timemanagement. Hoe houd je als praktijkmanager in de eerste lijn grip op je tijd in een tijd van hoge werkdruk? ‘De een werkt het beste onder druk, de ander ervaart dan stress.’

Het onderwerp timemanagement leeft volop, schetst Klara Knapen. ‘Sinds 2016 heb ik bij onze opleiding zo’n 1200 praktijkmanagers begeleid. Op een enkeling na worstelt iedere praktijkmanager met timemanagement.’ Zelf begon ze ooit met een Excel-bestand, met daarin een overzicht van haar taken en bijbehorende tijd. ‘Uiteindelijk gaf dat bestand een overzicht van wat ik wanneer moest doen, hoeveel tijd het kostte en hoe zich dat verhield tot mijn contracturen.’

'Je hebt overzicht nodig'

Als praktijkmanager heb je dat overzicht nodig, zodat je goed onderbouwd in gesprek kunt gaan met de praktijkhouder, legt ze uit. ‘Samen kun je dan kijken: er is een hoge werkdruk, ik zit in schaal B, als manager op tactisch niveau, maar er staan veel operationele taken in mijn lijst. Wat gaan we daarmee doen? Heb ik aanpassing van mijn contracturen nodig of halen we die operationele taken van mijn bord, want daar ben ik eigenlijk te duur voor? Dat gesprek kun je pas voeren op het moment dat je een jaaroverzicht hebt.’

De knelpunten waar praktijkmanagers bij timemanagement tegenaan lopen, verschillen enorm. ‘Het kan gaan om de hoeveelheid werk of om een onduidelijke taakafbakening: wie lost het op als de printer vastloopt? Doe jij dat of kan een collega dat ook doen? En hoe tijdrovend is de nodige aandacht voor het team bijvoorbeeld bij fricties? Soms ontbreekt het simpelweg aan een rustige werkplek. Uiteindelijk begint de invulling van de functie binnen de praktijk bij het beleid, de strategie en visie.’

'Valkuilen en tijdrovers'

Tijdens de workshop wil Klara beginnen bij de vragen van de praktijkmanagers zelf. ‘Ik laat de groep eerst zelf benoemen waar zij tegenaan lopen, want ik wil geen verhaal afsteken dat niet aansluit. Timemanagement is heel persoonlijk. De een werkt het beste onder hoge druk, de ander ervaart al stress bij die gedachte. Kortom: timemanagement is voor iedereen anders. Het vraagt maatwerk.’

Knapen adviseert praktijkmanagers om hun taken op te schrijven en te verdelen naar frequentie: wekelijks, maandelijks, per kwartaal, per jaar en ad hoc-projecten zoals werving van een nieuwe collega nadat een teamlid is vertrokken. ‘Als je agenda al vol staat, kun je zo’n project er niet “even” erbij doen. Dan moet je extra tijd maken of prioriteren.’

Tegelijk zijn er wel ‘valkuilen en tijdrovers’ aan te wijzen, zoals collega’s die de hele dag blijven binnenlopen. ‘Praktijkmanagers zijn vaak pleasers. Wij doen alles “wel even”, ons standaardantwoord is bijna altijd “ja”. Maak daarom afspraken met je team. Veel zaken kunnen prima wachten. Voer zelf bijvoorbeeld een opendeur-spreekuur in, zodat je daarbuiten je tijd goed kunt indelen.’

‘Timemanagement vraagt tijd voor jezelf’

Zelf was ze anderhalf jaar bezig met het helemaal invullen van haar eerste Excel-bestand. ‘Je moet gevoel krijgen voor hoe lang een taak duurt. De eerste keren ben je ergens langer mee bezig. Wees niet ontmoedigd. Als je weerstand hebt tegen Excel, is de drempel te hoog. Kies dan een ander systeem. Er zijn tegenwoordig genoeg andere planningstools.’

Tot slot is een goede relatie met de praktijkhouder essentieel. ‘Voor een praktijkmanager op operationeel of tactisch niveau is regelmatig overleg met de praktijkhouder nodig. Op strategisch niveau kun je taken zelfstandig beleggen of uitbesteden. Uiteindelijk gaat timemanagement over tijd voor jezelf maken. Ik vind dat je minimaal een halve dag in de maand moet besteden aan zelfontplooiing. Wat vind jij belangrijk in je werk? Ook daar moet je tijd voor nemen.’

Meer lezen?

• Klara Knapen (NVvPM) over nieuwe editie Handboek Praktijkvoering: ‘Een must have voor de praktijkmanager’, 21 oktober 2021
• Klara Knapen (NVvPM) over coronacrisis: ‘Het draaiboek ontbreekt’, 18 maart 2020
• Klara Knapen: ‘Cao praktijkmanagers werkt aan alle kanten versterkend’, 9 juli 2019

Dag van de Praktijkmanager: werkgeluk, teamgeluk én persoonlijk geluk

De negentiende editie van de Dag van de Praktijkmanager staat in het teken van geluk: werkgeluk, teamgeluk en persoonlijk geluk. Je kunt een inspirerende dag verwachten met vertrouwde gezichten én nieuwe, verfrissende sprekers. Een dag om op te laden, te reflecteren, te lachen en met direct toepasbare inzichten naar huis te gaan.

De Dag van de Praktijkmanager vindt dit jaar plaats op 21 mei in Fort Voordorp (bij Utrecht). In de workshop over timemanagement gaat Klara Knapen in op de vraag: De praktijkmanager beheert alle niet-zorgtaken in de praktijk zodat het zorgteam in een goede sfeer de beste zorg kan verlenen. Hoe kan de praktijkmanager dit zo goed mogelijk organiseren binnen de contracturen?

Alle informatie en inschrijven: Dag van de Praktijkmanager. Zie ook: Nederlandse Vereniging voor Praktijkmanagement