PM-regio Noord-Limburg en Oost-Brabant: ‘Steek je koppen bij elkaar, versterk je effectiviteit’

donderdag 3 november 2022
timer 4 min
Kick-off regio Noord Limburg en Oost Brabant

‘Als de basis op orde is, dan is de sfeer in een praktijk vaak goed' (Foto: Shutterstock)

Ratna Looijmans (praktijkmanager bij Tandartspraktijk Frank Jansen) en Aldo Boon (directeur bij PractiVision) zijn initiatiefnemers van het regionetwerk van praktijkmanagers in Oost-Brabant en Noord-Limburg. ‘Praktijkmanagers zijn vaak de hele dag bezig met dingen oplossen en dan denk ik: stop-stop-stop.’

Aldo Boon heeft een achtergrond als IT-expert voor de ketenzorg en begeleidde vijf jaar geleden de opvolging in een huisartsenpraktijk. ‘Sindsdien raakten we ook betrokken bij de ondersteuning van praktijkmanagers. We zien dat zij veel zaken alleen moeten oplossen, waarbij het niet altijd lukt om alles voor elkaar te krijgen.’

Ratna Looijmans werkte lang als teamleider in een ziekenhuis en is sinds 2016 praktijkmanager in de mondzorg. Ze ziet tot haar verbazing nog veel tandartspraktijken zonder praktijkmanager. ‘Waarom denken veel tandartsen dat ze zelf alle ballen in de lucht kunnen houden? Erken als praktijkhouder-tandarts dat je niet alles zelf kunt en stel je soms eens kwetsbaar op. Doe vooral dat waar jouw kracht en interesses liggen. Praktijkhouders vinden dat ontzettend lastig.’

Waarom is een PM-regionetwerk van belang?

Ratna Looijmans denkt dat het belang van de regio voor praktijkmanagers groot is. ‘Door de koppen bij elkaar te steken, versterk je de efficiëntie en effectiviteit van zaken waarmee je bezig bent. Dat geldt zowel bij HR-zaken, administratie als bij inkoop: samen weet je altijd meer. Nieuwe acties die je gaat ondernemen, kun je ook weer delen en evalueren, waardoor je samen van deze ervaringen kunt leren.’

‘Je kunt elkaar vervolgens actief steunen, kritische vragen stellen en coachen. Bijvoorbeeld: een medewerker vraagt jou iets, maar waarom vind je het dan lastig om nee te zeggen? Op de Dag van de Praktijkmanager zag ik collega’s die het moeilijk hebben. Ik dacht toen: hier ligt werk voor mij, omdat ik me betrokken voel bij het welbevinden van collega-praktijkmanagers. Ik herken hun dilemma’s en worstelingen. In het verleden heb ik het mezelf ook vaak onnodig moeilijk gemaakt.’

In de ogen van Aldo Boon kunnen praktijkmanagers uit de huisartsenpraktijk en de mondzorg  veel van elkaar leren. ‘Als de basis op orde is wat betreft personeel, werkprocessen, ICT en inkoop, dan is de sfeer in een praktijk vaak goed. Dat is essentieel, want in grote huisartsenpraktijken heb je snel met twintig teamleden en wisselende teams te maken.’

Welke thema's staan er nu al op de agenda?

Ratna Looijmans: ‘Ziekteverzuim en personeelstekorten spelen natuurlijk ook in deze regio. Daarnaast is timemanagement en taakdelegatie voor praktijkmanagers van belang. Van praktijkmanagers wordt vaak gedacht dat ze alles moeten oplossen, maar voor mij werkt het zo niet: ik los heel weinig op. Ik wil die aapjes bij hen op de schouders laten, zodat ik niet de hele dag brandjes aan het blussen ben. Ik wil dat mensen zelf nadenken. Zij mogen op zichzelf vertrouwen en hun ideeën met mij delen.’

Vertrouwen tussen teamleden, de praktijkhouder(s) én de praktijkmanager is daarbij cruciaal, stelt ze. ‘Teamleden moeten gestuurd worden en ook het vertrouwen krijgen dingen zelf te mogen doen. Ik voer niet alles uit, maar ben wel eindverantwoordelijk. Je hoort heel veel praktijkmanagers die de hele dag bezig zijn met dingen oplossen en dan denk ik: stop-stop-stop. Door te delegeren is veel winst te behalen, maar ook door een goed mandaat te krijgen van de praktijkhouder. Als je geen mandaat hebt, kun je nog zo hard werken, maar je werkt je helemaal kapot en krijgt nul komma nul waardering.’

Daarbij moet de praktijkmanager zelf wel aanwezig durven zijn. ‘Als je vier dagen de deur dicht hebt, werkt het niet. Zelf ben ik maar twee dagen per week op de praktijk, maar als ik er ben, ben ik er ook echt. Op enkele momenten ben ik even niet bereikbaar, maar dat is ook nodig voor mijn eigen bescherming.’ Door er te zijn kan de praktijkmanager medewerkers coachen. ‘Ik wil niet dat emoties die teamleden soms hebben, eerst met collega’s worden gedeeld en dan een eigen leven gaan leiden. Mijn deur is open en medewerkers zijn welkom.’

Welke specifieke trends spelen er nu in jullie regio?

Ratna Looijmans ziet ook dat de eisen bij vacatures niet passen bij de huidige arbeidsmarkt. ‘Stop met het perfecte plaatje te eisen. Als een baliemedewerker wel een tandheelkundige achtergrond heeft, maar geen contact kan maken, dan is dat ook een ramp voor de praktijk.’

Aldo Boon: ‘Bij huisartsenpraktijken zie je vaak een hoge werkdruk. Dat komt zowel door een langdurig tekort aan personeel, als door uitval ten gevolge van covid doordat mensen elkaar besmetten. Dan zie je dat zzp’ers ingehuurd worden, wat ook weer stress geeft omdat die nog niet alles weten. Als een praktijkhouder van een kleine praktijk uitvalt, terwijl er geen praktijkmanager is, wordt het helemaal complex.’

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Lees verder - met dit thema

all_inclusiveAchtergrondartikel

Draai aan alle knoppen voor ‘retentie’: Personeelsbehoud is het nieuwe recruitment

24 nov om 14:14 uurtimer3 min
Waar haal je ze vandaan? Een chronisch en toenemend tekort aan personeel in de zorg leidt tot hoofdbrekens voor…
Lees verder »
flash_onNieuws

Alexander van Kleij (Visser & Visser) volgt Joost de Waard op als consultant HRM

24 nov om 10:25 uurtimer3 min
Alexander van Kleij is de nieuwe directeur Salaris en HR Advies bij Visser & Visser. In deze functie is hij de…
Lees verder »
Maaike van ’t Hoen
mic_external_onInterview

Netwerk fysiopraktijkmanagers: ‘Je krijgt een kijkje in elkaars keuken. Dat geeft erkenning.’

8 nov om 11:00 uurtimer5 min
Maaike van ’t Hoen is samen met Mike Scholten de trekker van het nieuwe netwerk voor fysiopraktijkmanagers. Van ’t…
Lees verder »
mic_external_onInterview

Irma van der Ende over Buddy’s: ‘De ander even op gang helpen, even sparren en weer door’

8 nov om 09:30 uurtimer3 min
Irma van der Ende is samen met Sjoukje van Eijken initiatiefnemer van het project Buddy’s van het PM Netwerk. Van…
Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Joost de Waard over een goed teamoverleg: ‘Zorg dat iedereen zijn inbreng heeft’

3 nov om 12:00 uurtimer4 min
Zorg dat een teamoverleg niet verzandt in een vaste agenda en vaste rituelen, maar beperk het in de tijd en maak…
Lees verder »
mic_external_onInterview

Coaching via Buddy’s: ‘Senior praktijkmanagers vinden het leuk anderen op weg te helpen’

27 okt om 10:08 uurtimer3 min
Irma van der Ende en Sjoukje van Eijken namen het initiatief om, binnen het PraktijkmanagersNetwerk, coaching via…
Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

‘Deep Democracy’: ‘Neem de wijsheid van de minderheid altijd mee in je besluiten’

24 okt om 13:08 uurtimer5 min
‘Democratie’ lijkt het walhalla voor een goed functionerende praktijk. De leidinggevende luistert er met al zijn…
Lees verder »

Edin Dental Academy over scholing in de mondzorg

20 okt om 12:56 uurtimer3 min
Diploma’s voor de tandartsassistent Goed onderwijs geeft altijd meerwaarde aan het functioneren van personeel in…
Lees verder »