Als praten met een overspannen medewerker niet (meer) werkt

donderdag 22 oktober 2015

timer 3 min

Je zit, als leidinggevende, al enige tijd met een probleem. Je ziet dat een medewerker al maandenlang op haar tenen loopt. Zij is structureel overbelast.

Als zij zo door gaat valt zij binnenkort uit en is zij maandenlang uit de running. Je hebt al vaak met haar gesproken en jouw zorgen naar haar geuit. Maar dat heeft geen effect, want zij ontkent de stress en de overbelasting.

Zij voelde zich zelfs aangevallen en afgewezen. Het is een trouwe medewerkster, zij is er altijd. Zelfs met een griep verschijnt zij op het werk. Jij maakt je zorgen. Je ziet haar rennen en vreest uitval, met alle gevolgen van dien. Uitval zorgt voor onrust, doordat er plotseling extra werk door het team opgevangen moet worden. Soms geeft dat zelfs een domino-effect in het team. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Het grote probleem is dat jij jouw medewerkster met praten niet kunt bereiken en dat zij de realiteit niet (meer) ziet. Dat is typerend voor mensen die burn-out dreigen te geraken. Als praten niet (meer) werkt, zul je moeten ingrijpen. Dit vraagt directief handelen. Alleen op deze manier kan er iets veranderen in de situatie. En dat is natuurlijk niet leuk, niet gemakkelijk en waarschijnlijk niet jouw stijl van leidinggeven.

Verantwoordelijkheid

Een valkuil kan zijn dat je mee gaat in de redenatie van jouw medewerkster. Dat je jouw visie in twijfel trekt en dan concludeert dat het inderdaad wel mee valt. Maar laat je daar niet door verleiden. Door afstand te nemen van de situatie kan de medewerkster weer een heldere en frisse blik krijgen en uit de situatie stappen. Dus wil je verandering, dan zul je daarvoor de verantwoordelijkheid moeten nemen. Alleen op die manier kan erger voorkomen worden.

Drie stappen

Wat je als leidinggevende kunt doen in deze situatie:

1. Bepaal vooraf wat je nodig vindt om verandering in de situatie te brengen

Neem een besluit, eventueel in overleg met een deskundige, dat je goed acht voor de medewerkster. Stuur je de medewerkster een weekje naar huis, zodat er afstand tot het werk komt en zij tot rust kan komen? Geef je haar tijdelijk een andere werkplek, bijvoorbeeld daar waar minder werkdruk is? Of ontlast je haar door haar tijdelijk bepaalde taken uit handen te nemen? Weeg de voor-en nadelen van de verschillende besluiten tegen elkaar af, maar zorg wel dat je het besluit neemt.

2. Bereid het gesprek goed voor

Vertel de medewerkster wat je ziet, wat de risico's zijn en wat en waarom je dit besluit genomen hebt. Onderbouw jouw verhaal. Vertel ook dat dit een tijdelijke beslissing is om haar te helpen uit de overbelasting te komen. Een beslissing die je neemt uit voorzorg om verdere problemen te voorkomen.

3. Breng jouw besluit als een mededeling

Ga niet opnieuw in discussie, blijf bij jouw besluit. Laat de medewerksterer wel haar emoties en eventuele frustraties uiten. Zorg voor goede specifieke burn-outcoaching van de medewerker, zodat de medewerkster onder deskundige begeleiding kan werken aan verbetering.