Besparen deel 2: Kantoorkosten

Op het gebied van kantoorkosten zijn in de regel altijd aanzienlijke besparingen te realiseren. Echter zijn dit ook de kosten waar de gemiddelde medisch ondernemer het minste aandacht voor heeft. Dat is zonde. De ontwikkelingen, vooral op het gebied van bijvoorbeeld telefonie en internet, gaan snel. Vaak kan voor dezelfde dienstverlening een aanzienlijke lagere prijs worden betaald, of kan voor dezelfde prijs een beter product worden gekocht. 

Geen langlopende contracten

Dat het loont om regelmatig naar uw kosten te kijken, is al vaker aangetoond. Op het gebied van kantoorkosten is dit niet anders. U kunt wellicht voor dezelfde dienstverlening een betere prijs krijgen. Tegelijkertijd is uw onderneming ook in ontwikkeling waardoor de dienstverlening die enkele jaren geleden passend was, dat wellicht nu niet meer is.

Ook de markt ontwikkelt zich. Telefoonproviders ontwikkelen nieuwe abonnementen, leveranciers van kantoorartikelen verzinnen nieuwe businessmodellen. Dit maakt het extra interessant om met enige regelmaat naar deze kosten te kijken. Ook moet dit gegeven worden meegewogen in de overweging hoelang een contract met een dienstverlener wordt aangegaan. De dienstverlening die nu als standaard geldt, is misschien over twee of drie jaar wel volledig achterhaald.

Inkoop

Voor het realiseren van een besparing op kantoorkosten geldt ook hier dat u begint met het definiëren van de dienstverlening en het benoemen wat voor u hierin het belangrijkste is. Op het gebied van kantoorkosten en vooral op het gebied van telefonie en internet is dit een belangrijke stap in het proces. Steevast zullen leveranciers van deze diensten u proberen te overtuigen dat u beter een sneller en kwalitatief hoogwaardiger product moet afnemen. In sommige gevallen zal dit inderdaad waar zijn. Echter loopt u hiermee ook het risico hetzelfde of zelfs meer te betalen voor een product dat weliswaar ‘beter’ maar niet ‘passender’ is. U schiet dan dus uw doel voorbij. Vraag u bij iedere afwijking af of u hier inderdaad beter mee geholpen bent en wijk niet zomaar af van de oorspronkelijke vraagstelling.

Quick Wins

Wanneer u kiest om eens kritisch naar uw bedrijfskosten te (laten) kijken, zijn kantoorkosten bij uitstek geschikt om bij te beginnen. Vaak zijn dit kosten die wat minder gevoelig liggen, mede doordat de relatie met een leverancier hierin een wat minder grote rol speelt. Wanneer er vertrouwen ontstaat dat er beparingen te realiseren zijn, is de stap te maken naar de wat gevoeligere kosten. Hierover in de volgende edities meer.

Niet altijd overstappen

Is het dan de bedoeling om ieder jaar te switchen van leverancier? Nee, zeker niet wanneer de samenwerking goed verloopt en er een niet te hoge prijs wordt betaald. Echter door regelmatig de check te doen of u nog goed zit, houdt u ook uw huidige leveranciers scherp en zullen zij zich wellicht iets meer inspannen om u als klant tevreden te houden.

Drs. K.N. Abcouwer is consultant bij bespaarbedrijf.nl dat op ‘no cure, no pay’- basis bespaartrajecten uit handen neemt.