De praktijk onder controle

Liquiditeit van uw praktijk

De liquiditeit geeft aan in welke mate een onderneming haar lopende betalingsverplichtingen kan voldoen. Dus als er genoeg geld binnen komt, dan kunnen de rekeningen betaald worden. Maar is het wel zo simpel? Als medisch ondernemer moet u uitgaan van de juiste cijfers, zodat u binnen uw praktijk niet geconfronteerd wordt met liquiditeitsproblemen. U zou niet de eerste praktijkhouder zijn die niet in staat is om te voldoen aan betalingsverplichtingen op korte termijn.

Een praktijkvoorbeeld ter illustratie: een tandarts met een goedlopende praktijk dacht dat hij zijn administratie op orde had. Hij keek per maand globaal naar wat binnenkwam en er weer uit ging. Zolang dat niet te veel afweek, was er geen vuiltje aan de lucht. De jaarcijfers en aangiften had hij anderhalf jaar na afloop van het boekjaar gereed. Onverwachts werd hij geconfronteerd met een forse aanslag over dat oude jaar. Daardoor had hij twee belastingaanslagen binnen korte tijd en ondertussen voor het tussenliggende jaar ook een nadere voorlopige aanslag. Gevolg: omdat de aanslagen niet betaald konden worden, was hij genoodzaakt zijn privévermogen aan te spreken.

Met maandelijks goed inzicht in uw cijfers en een snelle, accurate en adequate afhandeling aan het eind van het boekjaar kan dit voorkomen worden. In dit geval kwam de tandarts er goed vanaf, maar het is ook wel eens voorgekomen dat een medisch ondernemer in een jaar tijd de belasting van drie boekjaren te betalen kreeg, met als gevolg grote financiële problemen en zelfs de noodzaak tot extra financiering van de bank.

De dagelijkse praktijk

Niet alleen is het van belang naar de ‘grote’ uitgaven te kijken, ook de dagelijkse uitgaven zijn van belang. Een simpel voorbeeld: betaalt u uw personeel door tijdens de pauzes? Een aantal keer ‘even tussendoor koffie drinken’ kan namelijk erg duur worden. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om een aantal koffiepauzes door te betalen maar de lunchpauze niet, of andersom. En betaalt u wel eens privé-uitgaven rechtstreeks uit de zakelijke rekening? Het is nuttig om nog eens na te gaan of u dit niet te vaak doet. Het kan uw inzicht in de financiële prestaties van de praktijk beperken en het is ook lastig bij het budgetteren.

Veranderende zorglandschap

Tegelijkertijd spelen ook externe factoren een rol, zoals het veranderende zorglandschap. Daar heeft u uiteraard weinig invloed op, des te belangrijker is het dat u er wel op kunt anticiperen. Een voorbeeld is de opkomst van het aantal gezondheidscentra. Veel huisartsen zijn sinds de intreding van het tariefstelsel in 2005 van een eenmanspraktijk overgegaan naar werken in een gezondheidscentrum. Dit heeft gevolgen voor de kosten op onder andere het gebied van huisvesting en personeel. Zo is er bijvoorbeeld in veel huisartspraktijken een POH-GGZ aangesteld. Het lijkt goedkoper om deze praktijkondersteuner als extern personeelslid in te huren, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Administratief brengt het andere verplichtingen met zich mee om iemand in te huren, dan om iemand in loondienst te hebben. Dit kost extra tijd en dus extra geld.

Zorg voor inzicht

Als praktijkhouder moet u zorgen voor inzicht in uw financiën zodat u niet, zoals bij het geschetste voorbeeld over de tandarts, tegen onverwachte financiële tegenvallers aanloopt. Maak daarom in ieder geval ieder kwartaal een rapportage waarin u alle inkomsten en uitgaven op een rijtje zet. Met de digitale mogelijkheden van tegenwoordig kunt u namelijk op ieder moment van de dag inzicht krijgen in uw praktijkcijfers (en die van vergelijkbare praktijken). Voorkom ook grote tegenslagen door maandelijks belasting te betalen en dit niet op z’n beloop te laten.

Kortom zorg voor inzicht en plan uw (financiële) toekomst goed, zodat u bezig kunt zijn en blijven met de zorg voor uw patiënten.

Dit staat er in een kwartaalrapportage  

• Samenstelling van de omzet
• Samenstelling van de uitgaven en praktijkkosten
• Aantal patiënten
• Aantal behandelingen
• Opbrengst per patiënt
• Toegevoegde waarde
• Balans en ontwikkeling vermogen

André van Wesel is Partner Accountancy & Bedrijfsadvies bij BDO Accountants en Adviseurs