Een slechte werksfeer; wat kun jij eraan doen?

Soms ontstaat er onvrede over een situatie, vaak uit eigen onzekerheid. Mensen gaan kritiek op elkaar geven en dat gebeurt niet altijd rechtstreeks maar achter iemands rug om. Want direct feedback geven is te confronterend en dient vaak niet het eigen belang. Dat is vooral lastig voor de persoon om wie het gaat, want die kan niet reageren op de kritiek. 

De onderlinge sfeer verslechtert, andere collega’s krijgen er last van. Ze gaan er tegenop zien om naar hun werk te gaan of gaan bepaalde collega’s vermijden. Het ziekteverzuim stijgt en de productiviteit daalt. Genoeg redenen om actie te ondernemen, zowel door de medewerker als door de leidinggevende van de afdeling.

Wat kun je doen als medewerker? 

Kies! En kies bewust….

Als je ervoor kiest de slechte werksfeer niet te accepteren, dan betekent het automatisch dat je zelf actie moet ondernemen. Kies je ervoor niets te doen, bijvoorbeeld omdat je vindt dat een ander dat maar moet doen, accepteer de situatie en maak er het beste van. Je kunt namelijk wel verwachten dat je leidinggevende of je collega het heft in handen neemt, maar dat wil niet zeggen dat het gebeurt of dat het gebeurt op een manier die jij prettig vindt. 

Wil je wel zelf aan de slag? Dan kun je het volgende doen.

1. Maak de slechte werksfeer bespreekbaar bij je leidinggevende.

Misschien vind je dit moeilijk, maar hoe langer je ermee wacht, hoe lastiger het wordt om erover te praten. Bovendien worden de problemen in jouw beleving steeds groter.

2. Voordat je dit bespreekbaar maakt, bereid je je gesprek goed voor

Schrijf voor jezelf op wat je wilt bespreken en hoe. En zorg voor concrete voorbeelden. Bedenk ook vooraf wat voor jou persoonlijk de gevolgen zijn; hoe voel je je, welke invloed heeft het op je werk? En kijk om je heen? Wat zie je gebeuren op de afdeling? Hoe reageren je collega’s op de werksfeer? 

3. Oefen het gesprek.

Desnoods met je partner of een goede vriend in de vorm van een rollenspel of ga voor de spiegel staan. Het zal je sterker maken.

4. Vraag aan je leidinggevende wanneer hij of zij tijd heeft om met jou rustig te praten

Maak vervolgens een afspraak met je leidinggevende en zorg voor een aparte ruimte.   

5. Belangrijk is dat je tijdens het gesprek denkt aan je lichaamshouding en je stemgeluid.

Zorg voor een ontspannen houding (voeten op de grond, schouders naar beneden, buikademhaling) en voor een rustige stem (zie mijn artikelen over grenzen stellen).

6. Praat tijdens het gesprek vanuit je zelf en niet vanuit het team

“Ik heb gemerkt dat….” “Ik vind het niet prettig dat…..” Val je leidinggevende niet aan (“jij doet er ook nooit wat aan…..”).

7. Onderbouw je verhaal

met concrete en bij voorkeur recente voorbeelden en ook deze vertel je vanuit je eigen waarneming. Stel dat je leidinggevende tijdens het gesprek verbaasd reageert en in eerste instantie vindt dat de situatie helemaal niet zo vervelend is, ga er niet tegen in. Je krijgt dan een welles/nietes discussie.

8. Stel open vragen

Wat vind je dan wel? Hoe komt het dat het er niet mee eens bent?

9. Vertel wat je wilt en wenst

Hiermee vertel je eigenlijk ook wat je niet meer wilt. Denk hier voor het gesprek goed over na. Wat wil je bereiken met dit gesprek? Wat wil je van je leidinggevende en wat wil je zelf doen? Het kan goed zijn dat je erachter komt dat je een hele duidelijke grens hebt.

Stel dat je leidinggevende geen actie wil ondernemen? Wat ga jij dan doen?

Alsnog kiezen om de situatie te accepteren? Of ga je op zoek naar een andere baan? Kies bewust en hou voor jezelf deze grens in gedachten tijdens het gesprek. Dat geeft je kracht.  Ook kun je het onderwerp voorzichtig aankaarten op de afdeling door af en toe eens een vriendelijke en directe open vraag te stellen. Ik noem dat ‘prikken’. Aan collega’s die tegen je roddelen over een ander, kun je eens tussen neus en lippen door vragen of ze dat ook gezegd hebben tegen de collega in kwestie. 

Ben je zelf het onderwerp van geroddel en je hoort dat er iets over je gezegd is, benader de roddelaar eens zelf. “Goh, ik heb gehoord dat je niet tevreden was over het rapport dat ik heb gemaakt. Jammer dat ik dat via via heb moeten horen. Maar ik wil we graag weten wat je punten zijn, daar kan ik misschien van leren….Wanneer heb je even tijd?” Je geeft een signaal af dat je op de hoogte bent van het geroddel en dat je niet wilt dat er achter je rug om over je gesproken wordt.

Wat kun je als leidinggevende doen?

Als je als leidinggevende merkt dat de sfeer op de afdeling verslechtert,  praat hierover in voortgangsgesprekken met je medewerkers of in het teamoverleg  (waar je jezelf het prettigste bij voelt). En maak gebruik van bovenstaande tips. Praat vanuit jezelf en maak gebruik van concrete en recente voorbeelden. Zijn er medewerkers op de afdeling die structureel roddelen of lelijke opmerkingen maken spreek hen erop aan. Vertel hen wat je gemerkt hebt en dat je het onwenselijk vindt. W acht hiermee niet te lang of denk niet dat dit zichzelf oplost.

Worden medewerkers niet aangesproken op hun gedrag, dan gaan ze door

Blijkbaar levert het roddelen hen iets op, zoals zichzelf op de borst kloppen ten koste van anderen of een informele machtspositie.  Vraag de medewerkers stuk voor stuk wat zij willen doen om de werksfeer te verbeteren en kom vervolgens zelf ook met een oplossing. Maak hiermee iedereen in het team verantwoordelijk voor de goede werksfeer.   

Geef de medewerkers de ruimte om de boodschap in zich op te nemen.

Het kan zijn dat iedere medewerker de situatie op zijn eigen manier beleeft en dat hoeft niet jouw beleving te zijn. Vraag naar een reactie op je verhaal en luister hiernaar. Het kan zijn dat je de reactie krijgt dat je medewerker niet zoveel merkt of het overtrokken vindt. Vraag hoe dat komt en vraag te reageren op je concrete voorbeelden. Of maak een opmerking over de communicatie. “Ik merk dat we niet dezelfde mening hebben. Zullen we er even over nadenken, dan maak ik een nieuwe afspraak.”

Je laat hiermee aan de ene kant merken dat je wel degelijk weet wat er speelt en je geeft je grenzen aan als leidinggevende. Aan de andere kant respecteer je hun persoonlijke ruimte en geeft hen tijd om na te denken.  

Succes.

Charlotte van der Wall Bake