Effectief en zakelijk e-mailen

Choosewhat geeft een aantal tips op het gebied van e-mail etiquette

Maak spaarzaam gebruik van de ‘antwoord allen’ knop

De ‘antwoord allen’-knop is ontzettend handig in het zakelijke verkeer. Je kunt je boodschap met een enkele druk op de knop het hele bedrijf doorsturen. Maar er zijn wel enkele ongeschreven regels voor het gebruik van deze optie:

• Vraag jezelf even af of iedereen het bericht wel moet lezen. Dit is vaak niet het geval als het originele bericht bedoeld is als memo. 
• Als de originele e-mail een vraag bevat, antwoord dan alleen als je een antwoord hebt. Antwoord liever niet dan met ‘ik weet het niet’. 
• Vermeld geen inside grapjes. De rest van de ontvangers begrijpen die niet en dat komt best gemeen over. 
• Antwoord niet met alleen ‘dank je’. Als iemand via een massa-mail te kennen geeft dat er taart in de keuken staat, hoef je niet aan alle ontvangers een bedankje te sturen. Beanwoord alleen de afzender of bedank degene die trakteert persoonlijk. 
• Reageer alleen als je de hele groep iets te melden hebt. Is dat niet het geval, dan mag je best zwijgen. 

Bespreek geen privékwesties per zakelijke e-mail 

Denk goed na wat je vertelt per e-mail. Stuur nooit persoonlijke of gevoelige informatie via jouw zakelijke e-mailadres. Dit geldt ook voor gevoelige informatie over anderen. Bewaar dergelijke informatie voor uw privemail of bespreek het face-to-face. Stelregel: wil je niet dat de informatie op het intranet of het prikbord in de kantine belandt, verstuur die dan ook niet via je zakelijke e-mailaccount.

Stel jezelf voor

Heb je iemand nog maar een paar keer of alleen telefonisch gesproken, dan kun je jezelf het best even voorstellen in je eerste e-mail. Ga er niet van uit dat de ontvanger nog weet wie jij bent. Fris het geheugen even op voor jij jouw vraag stelt of verhaal afsteekt.

E-mail nooit als je kwaad bent

E-mails verdwijnen nooit meer. Ze kunnen bovendien doorgestuurd en uitgeprint worden. Stuur daarom nooit een e-mail als je kwaad bent. Ook slecht nieuws melden, iemand ontslaan of een medewerker een reprimande geven kun je beter niet via de e-mail doen.

Beperk het gebruik van uitroeptekens!

Gebruik nooit meer dan een uitroepteken per e-mail. Waarom? Omdat je anders kinderachtig en onprofessioneel overkomt.

Reageer snel

E-mail is bedoeld voor snelle en makkelijke communicatie. Je hoeft heus niet binnen vijf minuten te reageren, maar binnen 48 uur is wel zo netjes.

Let op uw taalgebruik

Gebruik geen afkortingen als LOL, 4Y, FYI, enzovoort in je zakelijke e-mail. Gebruik ook geen vloek- of scheldwoorden.

Schoon op

Als je een aantal mailtjes over en weer hebt gestuurd kan het nogal rommelig worden. Verwijder in het volgende bericht de eerste berichten uit de conversatie.

Wees duidelijk in uw onderwerpregel

Gebruik geen vage of algemene termen in de onderwerpregel. Meld hier kort en krachtig waar de e-mail over gaat. Gebruik geen hoofdletters of uitroeptekens in de onderwerpregels. Dergelijke mailtjes worden vaak aangezien voor spam.

Houd het overzichtelijk

Houd je verhaal kort en verdeel de tekst in alinea’s. Doe of je schrijft voor een blog of website. Niemand houdt van grote, onafgebroken stukken tekst in de e-mail. Wees direct en duidelijk. Maak eventueel gebruik van opsommingtekens. De ontvanger moet zich niet door een compleet boekwerk hoeven worstelen om te begrijpen wat je nu eigenlijk wilt zeggen.

Denk aan je reputatie

Elke e-mail die jij verstuurt kan je maken of breken. Zorg daarom dat je in elke e-mail zakelijk en professioneel overkomt. Je weet nooit wie jouw e-mail onder ogen krijgt.