InFocus: 'Een goed contract is meer dan de beste prijs'

maandag 23 juli 2018

timer 4 min

Voorpraktijken houdt zich sinds 2011 fulltime bezig met inkoopadvies en contractbeheer rondom facilitaire zaken voor zorgondernemers. Van afval tot waterzorg en van zonnepanelen tot onderhoud van brandblussers. Bijna alles wordt onder de loep genomen en wanneer nodig omgezet in een goed contract. “Een goed contract is niet per definitie het goedkoopste contract. Er hangen veel meer factoren mee samen”, vertellen Michael Joosen en Jürgen van den Elshout, eigenaren van Voorpraktijken.

“Mijn vrouw is tandarts. Aan de keukentafel hoorde ik vaak dingen die misgingen of beter konden op contractgebied in de praktijk", zegt Joosen. "De behandelruimtes zijn bijvoorbeeld spik en span en voldoen op hygiënegebied volledig aan de richtlijnen , terwijl er bij het personeelstoilet zeker nog wel verbeteringen te behalen zijn. Controles door de brandweer gaan ook weleens mis. Bijvoorbeeld doordat de brand blusmiddelen niet op tijd onderhouden zijn, op de verkeerde plaats hangen of zelfs compleet ontbreken. Het zijn alle zaken die buiten het behandelen zelf om gaan. Logisch, zorgverleners willen bezig zijn met het hun patiënten, alles wat daarbuiten valt is eigenlijk extra tijd. Maar je bent ondernemer en dus moet je je tegen wil en dank wel met deze zaken bezighouden. Daar ligt een mooie uitdaging voor ons. Wij kunnen al die zaken uit handen nemen én onder aan de streep nog een besparing realiseren ook."

Vier speerpunten voor het beste contract

"Onze dienstverlening start altijd met een bezoek aan de praktijk. Wij bekijken dan alle contracten op vier onderdelen”, legt Van den Elshout uit. "Ten eerste gaat het om de kwaliteit van de dienstverlening en het product. Hieronder valt ook duurzaamheid. Zo laten wij zoveel mogelijk zaken door een leverancier op één moment onderhouden en stimuleren wij samen met onze leverancier en een duurzaamheidsexpert de afvalscheiding binnen de zorg. Daarna kijken we naar de bijbehorende service. Natuurlijk gaat er weleens iets mis, maar het gaat erom hoe dit dan wordt opgelost door de leverancier. Goede voorwaarden zijn ook van groot belang. Een contractduur van zeven jaar is bijvoorbeeld niet meer van deze tijd. Tot slot volgt uit alle voorgaande punten de prijs. Deze moet zo scherp mogelijk zijn, maar nooit ten koste van de dienstverlening. Het gaat om een goed contract, dus een prijs die past bij de geleverde kwaliteit, service en voorwaarden. Waar nodig, regelen wij voor de praktijk dat dit in orde komt, met de huidige contractpartij of binnen ons collectief."

Ondernemer wordt niet beschermd

“Vaak horen wij van (zorg)ondernemers dat het allemaal 'alles al loopt' en geregeld is", zegt Van den Elshout. "Als ondernemer hoor je zelf contractzaken in de gaten te houden. Alleen de tijd ontbreekt en voor je het weet zit je weer jaren aan het contract van de huidige leverancier vast, dat misschien wel 40% te duur is. De leverancier ligt op de grond van het lachen en jij zit ermee, had je maar op moeten letten. Waar consumenten worden beschermd door allerlei wet- en regelgeving, hebben ondernemer s deze bescherming niet."

Steeds meer zaken op inkoopgebied

Inmiddels hebben zo’n zeshonderd klanten zich via ‘Voorpraktijken’ verenigd, waardoor de inkoopkracht steeds verder toeneemt. "Ons aanbod heeft zich ontwikkeld aan de hand van de klantvraag. Er kwamen steeds meer zaken bij die op inkoopgebied nog wel extra aandacht konden gebruiken, inmiddels al dertig onderwerpen. Ieder jaar willen we alle huidige contracten scherp houden, maar ook nieuwe nuttige zaken kunnen aanbieden. Zo willen we ook wel eens goed kijken naar het inkopen van bedrijfskleding en schoonmaakdiensten.

"Het geeft energie als we zien dat in de afgelopen jaren is gebleken dat we bij al onze klanten een besparing hebben kunnen realiseren, zelfs na aftrek van de bijdrage voor onze dienstverlening. In de afgelopen twee jaar hebben we zodoende ruim één miljoen euro in de zorg gehouden", aldus Joosen.