Managementinformatie als startpunt voor succes

Sjoerd Kuiken is adviseur, trainer en coach van tandartspraktijken. Op de Dag van de Praktijkhouder in de Mondzorg geeft hij een workshop over ‘sturen op cijfers in de mondzorgpraktijk’.

Waarom is stuurinformatie belangrijk? 

“Het vergaren van de juiste informatie geeft nieuwe inzichten over de praktijk of kan voor bevestiging zorgen. Vanuit de gedachte dat het succes van een praktijk maakbaar is, is het belangrijk jezelf als praktijkhouder het juist inzicht te verschaffen.

Zo is er stuurinformatie waarvan ik vind dat elke praktijk het moet bijhouden. Niet een keer per jaar, maar continu. De omzet bijvoorbeeld, ook per tandarts en per stoel als dat van toepassing is. Het is niet genoeg om aan het einde van het jaar te bekijken hoeveel je hebt binnengekregen, als je dit bijvoorbeeld per week in de gaten houdt, weet je of je op koers ligt om je begrote omzet te halen. Dan kun je tenminste nog op tijd bijsturen en kom je aan het einde van het jaar niet voor onaangename verrassingen te staan. Hetzelfde geldt eigenlijk voor je uitgaven: ook die moet je continu monitoren. Als je dan uitschieters signaleert, kun je indien nodig nog ingrijpen.”.

Kost het niet te veel tijd om al die informatie te verzamelen?

“De andere kant is dat je als praktijkhouder nog veel meer informatie gaat verzamelen dan alleen inkomsten en uitgaven. Denk aan kamerbezetting, actieve patiëntenaantallen, aantal uitgevoerde verrichtingen, betaaltermijnen, etc. Maar op een overload aan informatie zit niemand te wachten. Je wilt stuurinformatie die echt wat zegt over wat jij belangrijk vindt. Als je strategische keuzes maakt, wil je natuurlijk weten wat je uitganspositie is en wat je bereikt hebt. Aan de hand van je doelen kun je dus  bepalen welke informatie echt belangrijk voor jou is.

Natuurlijk kost het tijd en moeite om de informatie te verzamelen en vervolgens te interpreteren. Het gaat erom dat iedere praktijkhouder zich vooral bewust moet zijn van de voordelen van managementinformatie. Ik ben van mening dat het noodzaak is en een voorwaarde voor succes.” 

Moet ik informatie ook vergelijken?

“Vergelijken met andere praktijken kan heel nuttig zijn. Dit kan voor het juiste perspectief en verrassende inzichten zorgen. Veel praktijken zeggen bijvoorbeeld dat ze zich richten op preventie. Binnen een intercollegiale groep van de KNMT zou je bijvoorbeeld eens kunnen vergelijken welk deel van je omzet verdiend wordt met preventieve zorg. Als jouw percentage sterk afwijkt van het gemiddelde, kan dit je wel aan het denken zetten.”

Hoe kom ik aan al die informatie?

“Het kan soms een uitdaging zijn om uit de boekhouding of de patiëntenadministratie de informatie te krijgen die je wilt.  Tijdens de workshop worden voorbeelden getoond en tips gegeven. Uiteindelijk dient elke praktijkhouder ook vooral voor zichzelf te bepalen welke informatie hij belangrijk vindt.”

Sjoerd Kuiken verzorgt een workshop tijdens de Dag van de Praktijkhouder in de Mondzorg op 28 mei 2016. Meer informatie