Online boekhouden: wat is het precies?

Voorheen was boekhouden een kwestie van al je bonnetjes en facturen goed bewaren en die eens in de zoveel tijd aan je boekhouder of accountant overdragen. Die voerde de gegevens in, genereerde overzichten en deed belastingaangifte. Dat werk is nu veel makkelijker geworden.

Eigenlijk zijn er nu drie soorten boekhouden. De een is ouderwets, op papier. De tweede is met een softwareprogramma (Excel kan ook) op je computer. De derde manier is online boekhouden. Alle drie de soorten kun je volledig zelf doen, of (gedeeltelijk) uitbesteden aan een boekhouder of accountant.

Digitaliseren

Je mag je gegevens digitaal bewaren en aanleveren aan de Belastingdienst. Dit betekent dat er geen reden meer is om je administratie te printen en op papier te bewaren. Steeds meer bedrijven zijn daarom ook overgestapt op elektronisch factureren en een digitale administratie. Dit is namelijk veiliger, sneller, goedkoper en beter voor het milieu.

Er bestaat ook boekhoudsoftware die niet online is. Dat zijn programma’s die je koopt en op één pc installeert. Je kunt Excel gebruiken, maar zodra je meer mogelijkheden wilt, heb je een speciaal programma nodig. Om de boekhouding bij te werken, gebruik je dus het boekhoudprogramma op de pc waar je het op hebt geïnstalleerd.

Je moet investeren in een goed programma, maar daarna betaal je niet meer. Updates moet je apart aanschaffen en zelf doorvoeren. Het voordeel van digitaal boekhouden ten opzichte van boekhouden op papier is dat het programma allerlei overzichten kan genereren: je hebt altijd inzicht in je cashflow, omzet en winstontwikkeling. Soms koop je een duur programma en betaal je daarna niet meer, soms sluit je een service-abonnement af en betaal je per maand.

Online

Online boekhouden werkt ongeveer hetzelfde, maar dan zonder zo’n programma. Het is gewoon een website of app die je op elke computer, tablet of je smartphone kunt opzoeken. Je logt in op de website en/of app met je gebruikersnaam en wachtwoord. Updates vanwege nieuwe wetgeving, betere beveiliging en extra mogelijkheden worden automatisch doorgevoerd. Je betaalt meestal een vast bedrag per maand voor online boekhouden.

Cloud

Je boekhouding wordt bij online boekhouden in de cloud bewaard. Daardoor kun je je gegevens niet kwijtraken bij een brand of computercrash. Aanbieders van online boekhoudsoftware bewaren hun data doorgaans op meerdere servers op verschillende plekken in de wereld, zodat de kans dat er ooit iets verloren gaat door een ongeluk minimaal is. Ook besteden zij aandacht aan online beveiliging. 

De voordelen van online boekhouden:

• Je kunt altijd en overal waar je internet hebt je boekhouding bijwerken;
• Je hebt altijd en overal inzicht in je cijfers;
• Overzichten worden automatisch gegenereerd;
• Updates worden automatisch doorgevoerd;
• Je boekhouding blijft altijd bewaard zonder dat je hoeft te back-uppen;
• Andere bedrijfsprogramma’s (zoals internetbankieren, een kassasyteem, voorraadbeheer en debiteurenbeheer) kunnen worden gekoppeld;
• De boekhouding kost je geen ruimte;
• Je kunt het programma zo inrichten dat het precies past bij je bedrijf;
• Je kunt heel makkelijk een accountant of adviseur live laten meekijken.

De nadelen van online boekhouden: 

• Je zit vast aan een abonnement;
• Je hebt een internetverbinding nodig;
• Je bent kwetsbaarder voor hackers;
• Papieren gegevens moet je overtikken of inscannen;
• Je hebt je boekhouding niet meer volledig in eigen huis.

bron: MKB Servicedesk