Joost de Waard over een goed teamoverleg: ‘Zorg dat iedereen zijn inbreng heeft’

vrijdag 23 december 2022
timer 5 min
Joost de Waard en Charlotte van den Wall Bake

Joost de Waard: ‘Maak het overleg interessant, wissel de onderwerpen af en nodig ook eens een spreker uit.’ (Foto: Martin Holst/The Arrows)

Zorg dat een teamoverleg niet verzandt in een vaste agenda en vaste rituelen, maar beperk het in de tijd en maak het inhoudelijk relevant. En vermijd clichématige onderdelen als notulen schrijven en een rondvraag. Dat is het pleidooi van Joost de Waard bij zijn presentatie tijdens Dental Expo op 28 oktober. Dit is het best gelezen artikel van 2022.

Een goed teamoverleg begint volgens Joost de Waard altijd bij goed nadenken over de inhoud. ‘Zorg dat de onderwerpen triggeren. Bereid de inhoud goed voor en hang er ook een tijd aan. Een goed voorbereide agenda helpt om een teamoverleg qua tijd te beperken. Besteed hooguit een uur aan zo’n overleg en wijd er zeker niet een hele ochtend aan.’ 

De Waard pleit er ook voor om af en toe zowel de overlegvorm als de locatie af te wisselen. ‘Als je bij een brainstorm bijvoorbeeld met geeltjes werkt die je op een bord plakt, krijg je ook mensen in beweging, die anders minder actief zijn of minder spraakzaam zijn. Ook een locatie buiten de deur kan helpen het team in beweging te krijgen. Staand vergaderen blijkt ook effectiever.’ 

‘Schaf de notulen alsjeblieft af’ 

‘Breng ook rust en sfeer en zorg dat de teamleden hun telefoons niet meenemen. Neem iets lekkers mee bij de koffie en zorg voor een informele sfeer. Dat maakt dat mensen meer zin hebben om te overleggen. Betrek er ook andere teamleden bij, zodat niet steeds dezelfde mensen het woord voeren. Stop ook met het maken van notulen, want dat is vaak zonde van de tijd. Maak in plaats daarvan een actielijst over wat er is afgesproken en wie wat gaat doen.’  

‘Maak het teamoverleg belangrijk’ 

De Waard benadrukt dat het teamoverleg een manier is om te zorgen dat teamleden betrokken blijven. ‘Maak het overleg interessant, wissel de onderwerpen af en nodig ook eens een spreker uit die iets te melden heeft over dingen die er spelen. Bijvoorbeeld over de werk-privébalans.’ Daarbij is het cruciaal om de afspraken zo concreet mogelijk te maken. ‘Wat spreken we af, wanneer gaan we dat doen en vooral wie dat gaat doen.’ 

‘Bewaak het positieve karakter’ 

Volgens De Waard is van belang het positieve karakter van het werkoverleg te bewaken. ‘Als je daar wilt bespreken wat allemaal niet goed gaat, kan dat heel negatief uitpakken in het team. Misschien kun je die ene persoon of dat groepje beter op een ander moment daarover aanspreken.’ De Waard waarschuwt ook voor de rondvraag, waardoor een teamoverleg soms alsnog uit de hand loopt.  

‘De rondvraag kun je beter of naar voren halen of helemaal weghalen. De rondvraag is vaak een moment waarop veel gemopperd wordt, dat past beter in een soort klaaghalfuurtje eens per maand. Stel je hebt een positief overleg gehad en bij de rondvraag blijken er nog allerlei lastige onderwerpen achteraan te komen. Dan ben je weer een half uur verder. Vraag het team om onderwerpen van tevoren in te dienen, in plaats van die te laten liggen tot de rondvraag. En bespreek die lastige vragen bij voorkeur in een een-op-een overleg.’ 

‘Weet wat er speelt’ 

Voor de leidinggevende betekent dat het voor een goede voorbereiding van het teamoverleg nodig is goed te weten wat er speelt. ‘Luister goed naar wat er echt gezegd wordt. Bedenk ook dat het belangrijk is om fysiek aanwezig te zijn als je overlegt. Af en toe een overleg via Teams is geen probleem, maar je ziet dan niet de non-verbale communicatie van teamleden. Mensen zeggen soms ja terwijl ze nee bedoelen. Bij overleg op locatie zie je de echte interactie tussen mensen.’ 

‘Hou je mening voor je’ 

De Waard pleit er ook voor dat leidinggevenden hun mening tijdens het overleg voor zich houden. ‘Als leidinggevende zit je de vergadering voor en begeleid je het proces. Ik zie vaak dat de praktijkhouder of praktijkmanager meteen zegt wat hij of zij wil, waardoor minder verbaal ingestelde teamleden denken: dan hou ik mijn mening wel even voor me. Als je heel graag je mening wilt geven, doe dat dan gewoon aan het eind als iedereen zijn zegje heeft gedaan.’ Kom de gemaakte afspraken ook na, beklemtoont De Waard. ‘Wat ik vaak zie is dat er gezegd wordt “Ja dat gaan we doen” en vervolgens gebeurt er gewoon niets mee. Luister goed en ga er dan ook echt daadwerkelijk wat mee doen.’ 

‘Moedig ook minder verbale teamleden aan’ 

Ten slotte wijst Joost de Waard op het nut van een open brainstorm als afwisseling met een teamoverleg rond een vergadertafel. ‘Stel je wilt mensen mee laten denken over een specifieke vraag. Bijvoorbeeld: hoe kunnen we het intakeproces verbeteren? Als je dat doet door geeltjes op te plakken op een bord, zie je dat ook minder verbale teamleden aangemoedigd worden om hun ideeën in te brengen. Dat versterkt hun betrokkenheid en daarmee uiteindelijk ook het proces binnen het team.’ 

Lees meer: 

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Lees verder - met dit thema

all_inclusiveAchtergrondartikel

Personeelsdossier en dossieropbouw: Nooit te laat om mee te beginnen

26 mrt om 12:56 uurtimer4 min

Een goed opgebouwd personeelsdossier kan doorslaggevend zijn bij een conflict of als je ontevreden bent over…

Lees verder »
flash_onNieuws

Cao Huisartsenzorg 2024-2025 vastgesteld

21 mrt om 13:19 uur

De Cao Huisartsenzorg regelt de arbeidsvoorwaarden voor het ondersteunend personeel binnen de…

Lees verder »
flash_onNieuws

Zes essentiële onderdelen van de arbeidsovereenkomst

14 mrt om 13:00 uurtimer4 min

Een arbeidsovereenkomst opstellen is meer dan een kwestie van kiezen. Je moet namelijk wel weten wat de…

Lees verder »
person_outlineBlog

Grip op verzuim in de zorg: Hoe zetten we het dalende ziekteverzuimpercentage door?

7 mrt om 16:06 uur

De zorg blijft één van de meest veeleisende sectoren om in te werken. Werknemers verzorgen dagelijks talloze…

Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Een veilige werkomgeving creëren? Vier handvatten voor de praktijk

26 feb om 14:00 uurtimer5 min

Een veilige werkomgeving creëren. Het is een van dé topics van het afgelopen jaar in de media en maatschappij:…

Lees verder »
Christel van der Horst (relatie-expert en trainer) en Jeroen Hindriks (seksuoloog en trainer)(Foto: Roderique Arisiaman)
person_outlineBlog

‘Het grote 9-tot-5-taboe’ biedt een frisse kijk op intimiteit op de werkvloer

12 feb om 16:00 uurtimer6 min
‘Het grote 9-tot-5-taboe’ van Christel van der Horst en Jeroen Hindriks beschrijft een positieve manier van omgaan…
Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Tandarts Rob Kuypers en adviseur Mascha van Wermeskerken: 'Kuypers Mondzorg is klaar voor de toekomst'

20 dec 2023 timer5 min

Rob Kuypers, eigenaar van Kuypers Mondzorg, runde ruim dertig jaar een bloeiende tandartspraktijk binnen een…

Lees verder »
mic_external_onInterview

Een positief gezonde organisatie worden: welke stappen zet je in de praktijk?

29 nov 2023 timer5 min

Voor de invoering van het model ‘positieve gezondheid’ in de praktijk is het belangrijk dat je de filosofie ook…

Lees verder »