Succesvol multitasken, bestaat dat?

Alle praktijkmanagers zijn anders. Ze hebben een ander takenpakket, een andere achtergrond en een andere persoonlijkheid. Tegelijk zijn vrijwel alle praktijkmanagers hetzelfde: allround, inlevend, betrokken en oog voor kwaliteit en detail. Prachtige eigenschappen, maar de schaduwzijde bij een overvloed aan deze eigenschappen kan een gebrek aan overzicht en/of tijd zijn.

Allround inzetbaar

Het is een goede kwaliteit en het is mooi en belangrijk om verschillende dingen voor de praktijk te willen en kunnen doen. Vaak is een divers takenpakket heel aantrekkelijk voor mensen die werken als praktijkmanager. Deze vaardigheid is echter bij veel praktijkmanagers een beetje te veel ontwikkeld tot multitasken. Het kan ervoor zorgen dat je vaak minder voor elkaar krijgt dan je zou willen en dat je ontevreden terugkijkt op jouw productiviteit per werkdag. 

De efficiëntie van multitasken

Uit een recent onderzoek blijkt maar liefst 79% van de vrouwen ervan overtuigd is dat ze goede multitaskers zijn, van de mannen is dit 54%. De meeste mensen denken dat ze door multitasken productiever zijn, maar niets is minder waar. Multitask-goeroe David Strayer zegt dat ons brein helemaal niet is gebouwd om te multitasken. Ons brein kan simpelweg niet meer dan één informatie-verwerkend proces tegelijkertijd aan. Denk maar eens aan bellen in de auto. Ineens ben je een stuk verder en kun je de afgelopen kilometers niet meer herinneren. Of wat dacht je van sms’en op de fiets, als je eerlijk bent zal je vast wel herinneren dat dit soms ternauwernood goed ging.

Zodra iets geautomatiseerd is, kun je wel twee dingen tegelijkertijd doen, zoals praten terwijl je aan het lopen bent. Dit is echter geen multitasken. Sommigen zijn wel net iets beter in task-switching. Echter ook als je van de taak naar de andere switcht (en weer terug) kunnen je hersenen niet direct verder met waar je gebleven was. Ze hebben de tijd nodig om terug te schakelen naar je vorige activiteit. Als je dus twee of meer dingen tegelijkertijd aan het doen ben, verlies je dus continu concentratie en daarmee energie. Multitasken is dus niet alleen inefficiënt, maar ook vermoeiend. 

Tips om efficiënt met veel taken om te gaan:

GTD: Getting Things Done (uit het boek van David Allen). Het uitgangspunt van deze methode is dat je je geen zorgen hoeft te maken over het volbrengen van je taken, als je deze van tevoren goed vastlegt. Bij GTD gaat het over het maken van specifieke takenlijsten, zoals een bellijst of uitgaande facturen. Maak per project duidelijk wat er bereikt moet worden en wat je hiervoor moet doen. Verzamel alles wat met dit project of deze soort taak te maken heeft en maak hier een lijst van. Begin bovenaan en werk met één taak per keer. Als je aan iets begint, maak je het af en daarna ga je aan de slag met de volgende taak uit het lijstje. 

1. Doe een taak meteen als je deze binnen 2 minuten kunt afronden.
2. De ‘Pomodoro-techniek’ kan je helpen bij het verdelen van je tijd over je taken met behulp van een kookwekker (uiteraard kun je ook de timer van je smartphone gebruiken). Je werkt steeds blokken van 25 minuten geconcentreerd aan een taak. Hierna heb je 3 minuten pauze, waarna je weer aan de slag kunt met een nieuwe taak. Na vier keer neem je een langere pauze (van ongeveer 15 tot 20 minuten).
3. Maak verschillende lijstjes, een ellelange to-do lijst is onoverzichtelijk en werkt daardoor demotiverend. Start je dag met het maken van een to-do-today lijst met taken die per se vandaag af moeten. De rest van je taken zet je op een andere to-do lijst. Het is goed voor je zelfwaardering en je arbeidsvreugde als je al je taken af hebt en je tevreden op je werkdag kunt terugblikken. Is je to-do-today lijst af, dan kun je een of meerdere acties kiezen van je to-do lijst. 
4. Neem tussen taken door tijd om te ontspannen, het liefst door even naar buiten te gaan. De zuurstof in de frisse buitenlucht laat je hersenen sneller herstellen zodat je daarna weer klaar bent voor een volgende klus.
5. Je geheugen slaat maar 7 dingen tegelijk op, schrijf nieuwe taken daarom op.
6. Geef je grenzen aan. Als iemand je vraagt om iets te doen, vraag je zelf dan af: ben ik de aangewezen persoon om dit te doen? Of kan iemand anders het ook doen, of beter doen? Stel jezelf (en de ander) de vraag of het nu moet. En als je jezelf ‘ja’ hoort zeggen, vraag jezelf dan af of je echt ‘ja’ wilde zeggen. Wellicht heb je jezelf aangeleerd om standaard ‘ja’ te zeggen. Als dat zo is, dan wordt het hoog tijd om je grenzen te gaan ontdekken en deze te gaan aangeven.
7. Delegeer. Natuurlijk kost het je tijd om taken over te dragen, mogelijk kost het de eerste keer (keren) zelfs meer tijd dan wanneer je het zelf zou doen. Echter, op een zeker moment is de ander ingewerkt en kost het je helemaal geen tijd meer. Bovendien kan het een mooie kans zijn om een van je collega’s zich te laten ontwikkelen. Win-win dus!

Charlotte van den Wall Bake