Voorpraktijken doet ‘contractencheck’ bij de inkoop: Minder uitzoekwerk, kwaliteitscontrole en ruime besparingen

Liesbeth Hurenkamp werkt sinds 2021 als praktijkmanager bij de drie huisartsenpraktijken in Medisch Centrum Driebergen. Het centrum is een zogeheten AHOED: een apotheek met drie huisartsenpraktijken onder één dak. Als praktijkmanager heeft Liesbeth een breed takenpakket waarbij ze niet alleen verantwoordelijk is voor inkoop en facilitaire zaken, maar ook voor accreditatie, IT en administratie en een deel van het personeelsmanagement, opleiding en ontwikkeling.

Vernieuwende projecten

Liesbeth vertelt dat ze erg geniet van de organisatorische kant van het werk, waarbij ze in samenwerking met de teams ernaar streeft de werkprocessen in de praktijken te verbeteren. ‘Ik vind het heel erg leuk om te organiseren. We zijn bijvoorbeeld met meerdere vernieuwende projecten bezig, zoals ‘lean werken’. We proberen efficiënter te werken met minder mensen en met minder tijd, bijvoorbeeld door de patiënt bij de zelfzorg te helpen.’

Medisch Centrum Driebergen is bezig zo alle processen in de praktijken beter op elkaar af te stemmen, vertelt ze. Daarbij wordt ook de indeling van de ruimtes onder de lopen genomen. ‘Alles gaat op de schop. Bij elke praktijkruimte – de voorraadruimte, de spreekkamer, de behandelkamer en de backoffice - bedenken we met het team wat gebeurt. Wat hebben we waarvoor nodig en gaan we eventueel veranderen? Dat doen we op een gestructureerde manier met begeleiding van de LHV. Het hele team is betrokken bij deze nieuwe manier van werken. Ik stimuleer collega’s hun verantwoordelijkheid te nemen en ook een inbreng te hebben.’

Verbeterslag bij de inkoop

Naast de invoering van ‘lean werken’ speelt Liesbeth een rol bij de projecten ‘Meer tijd voor de patiënt’ en ‘De toekomstbestendige huisartsenzorg’. Omdat ze drie huisartsenpraktijken ondersteunt heeft ze bij inkoop en facilitair de contracten met leveranciers onder haar hoede. In haar eerste jaar inventariseerde ze de afspraken met leveranciers en eind 2022 startte de samenwerking met adviesbureau Voorpraktijken. ‘Via Michael Joosen van Voorpraktijken konden we die contracten eens op een rijtje zetten en bekijken of we alles goed geregeld hadden’, vertelt Liesbeth. ‘Veel dingen hadden we redelijk goed uitgezocht, zo bleek.’

‘Op onze afvalcontracten konden nog we aanzienlijk besparen. Als praktijken proberen we zoveel mogelijk afval te scheiden, bijvoorbeeld aparte stromen te maken voor papier en karton. Bij het energiecontract hadden we een meerjarencontract, dat niet op korte termijn opgezegd kon worden. Voor de klimaatbeheersing heeft Michael een goed onderhoudscontract kunnen regelen via een collectief contract met een lokale partij. Daarnaast hebben we gezien dat we op den duur het alarmsysteem efficiënter kunnen regelen.’

Kwaliteitscheck en geen onnodig werk

‘De samenwerking met Voorpraktijken scheelt ons veel uitzoekwerk, bijvoorbeeld bij verzekeringscontracten. Ik vind het heel prettig dat Michael ons ondersteunt, waardoor we weten dat we betrouwbare leveranciers hebben, die kwaliteit en service bieden. Bij de contracten hebben we zo altijd iemand die even meekijkt. We beperken bovendien de hoeveelheid onnodig werk en hebben een kwaliteitscontrole bij de inkoop.’

Totale besparing 28 procent

Micheal Joosen vertelt dat bij de screening van de verschillende facilitaire gebieden van de contracten bleek dat er wel een besparing mogelijk was van 28 procent. ‘Een uitschieter was het advies over afvalverwijdering. De praktijk kon door deel te nemen aan het Voorpraktijken-collectief bij dezelfde leverancier als waar ze al zaten maar liefst 44% besparen. Daarnaast hadden wij een slimme tip om veel goedkoper privacygevoelig papier af te voeren. Daarnaast hebben we bijvoorbeeld een onnodig contract voor webhosting gesignaleerd, zodat dit kon worden opgezegd.’

Ook het planmatig onderhoud van de klimaatbeheersing is nu in orde, vertelt Joosen. ‘Vanuit Voorpraktijken hebben we een centrale collectieve deal met een uitstekende partij. In dit geval had de apotheek echter al een fijne relatie met een lokale partij en heeft Voorpraktijken gezorgd voor een overkoepelend marktconform onderhoudscontract waarbij het onderhoud van de apotheek en de rest van het centrum wordt gecombineerd. Deze werkwijze is mogelijk omdat Voorpraktijken onafhankelijk is en geen kickbackfees van leveranciers ontvangt. Zo krijgt de klant altijd het beste advies.’

Voorpraktijken, altijd een goed contract

Met kennis en ervaring bent u gepassioneerd bezig met het vak waar u uitstekend voor bent toegerust. Vakkundig, vriendelijk en dienstbaar verleent u de zorg waar uw patiënten behoefte aan hebben. Maar... u bent ook vaak bezig met randzaken die uw kostbare tijd en aandacht vragen.
De missie van Voorpraktijken is: Wij willen praktijkhouders en praktijkmanagers die zelf de tijd en/of kennis niet hebben, van a tot z ontzorgen bij het realiseren en onderhouden van goede inkoopcontracten.

Door gebruik te maken van Voorpraktijken, weet u zeker dat de praktijk op facilitair gebied:

• Voldoet aan wet en regelgeving
• Voldoet aan verzekeringseisen
• Geen onnodige kosten maakt
• Marktconforme contracten heeft.

Bovendien geldt:

• Ontzorging van A tot Z
• Uitsluitend betrouwbare leveranciers die de kwaliteit en service bieden die uw organisatie wenst
• Uw contracten worden vanaf deelname permanent voor u bewaakt en waar nodig aangepast.

Meer weten?

Wilt u meer weten over Medisch Centrum Driebergen, klik dan op: medischcentrumdriebergen.praktijkinfo.nl. Bent u praktijkhouder of praktijkmanager en wilt u eens kennismaken met Michael Joosen of zijn collega’s? Dit kan via voorpraktijken.nl of info@voorpraktijken.nl.