Een veilige werkomgeving creëren? Vier handvatten voor de praktijk

maandag 26 februari 2024

timer 5 min

(Foto: Shutterstock)

Een veilige werkomgeving creëren. Het is een van dé topics van het afgelopen jaar in de media en maatschappij: ongewenst gedrag en een veilige omgeving op de werkvloer. Het is dan ook een illusie om te denken dat dit in onze branche niet voorkomt. Ook in de mondzorg verdient dit onderwerp aandacht, want de cultuur in je organisatie is de smeerolie voor een goede samenwerking. Wat kun je doen als praktijkhouder of -manager om een veilige werksfeer te creëren? In dit artikel van tandarts Alexander Tolmeijer vind je een aantal handvatten.

Wat is ongewenst gedrag?

Dit lijkt misschien een open deur, maar is in de praktijk soms moeilijker te bepalen dan je denkt. Zo kan het dat iemand zonder slechte bedoelingen iets doet, wat voor de ánder ongewenst is. Hoe bepaal je dan of er sprake is van grensoverschrijdend gedrag? In de rechtspraak geldt een omgangsvorm als ongewenst:

Als het ingaat tegen de gestelde norm of beleid
Als het gedrag tot doel, of gevolg heeft dat iemands waardigheid wordt aangetast.

Voor de meesten is het duidelijk dat seksueel overschrijdend gedrag hierbij hoort, maar ongewenst gedrag kan ook agressie (fysiek of verbaal) en bijvoorbeeld pesten zijn.

4 stappen om een veilige werksfeer te creëren

1. Stel een beleid op over Psychosociale Arbeidsbelasting

Omdat het achteraf moeilijk kan zijn om te bepalen wat ongewenst is, wil je het gedrag liever kunnen toetsen aan vooraf vastgesteld beleid. Dat kan ook essentieel zijn om ongewenst gedrag officieel aan te kunnen pakken. Hoe doe je dit? Stel beleid op over Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) voor de praktijk. Volgens de ARBO-wet is dit voor werkgevers zelfs verplicht.

Het voordeel van zo’n beleid is dat je geen persoonlijke interpretaties krijgt van wat wel en niet kan, maar dat je je samen committeert om je aan de normen te houden die je hierin hebt vastgelegd. Hoe je omgaat met werkdruk voor werknemers is ook een onderdeel van dit beleid.

Wat leg je vast in een PSA-beleid?

Alle verschijningsvormen van gedrag die ongewenst zijn in de praktijk
Welke dingen nadrukkelijk vermeden moeten worden
Geef voorbeelden die bij de organisatie en context van het werk passen
Dat het omschreven gedrag niet wordt getolereerd
De sancties voor ongewenst gedrag

2. Praat erover met je collega’s

Het PSA-beleid is iets waar je eens in de zoveel tijd voor moet gaan zitten om te kijken of er aanpassingen nodig zijn. Het is goed om hier je team bij te betrekken. Haal op wat er speelt, wat zij ervaren en wat zij belangrijk vinden. Bespreek met elkaar waar voor jullie in de praktijk de grens ligt. Vergeet daarbij ook niet onderwerpen zoals roddelen, opmerkingen over iemands uiterlijk en welke grappen kunnen wel of niet.

Als je dingen signaleert maar er niet met elkaar over praat, bestaat de kans dat dit langzaam een onderdeel wordt van je bedrijfscultuur. Dat wil je voorkomen. Erover praten helpt je om een norm te stellen en om iedereen ervan bewust te maken welk gedrag gewenst is op de werkvloer.

3. Stel een vertrouwenspersoon aan

Ga er niet automatisch vanuit dat je als praktijkhouder of manager een heel benaderbare persoon bent en dat mensen je wel weten te vinden als er iets is. Werknemers vinden dit vaak lastig omdat er een gezagspositie speelt. Dan kan het helpen om een (interne of externe) vertrouwenspersoon aan te stellen. Een vertrouwenspersoon geeft werknemers advies voor het oplossen van een situatie, maar kan ook informeren over klachtenprocedures en verwijzen naar andere hulpverlenende instanties. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon voorlichting geven over het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag. Bovendien zorgt de vertrouwenspersoon voor verslaglegging van het aantal meldingen en de inhoud ervan.

4. Werk aan een gezonde bedrijfscultuur

Een vitaal team is flexibel, heeft plezier, is collegiaal, heeft onderlinge verbondenheid en niemand krijgt er een voorkeursbehandeling. Er worden boeken vol geschreven over hoe je dit bereikt. Deze paar inzichten en tips zijn sowieso goed om te onthouden voor praktijkhouders en -managers:

Uit onderzoek blijkt dat de nr. 1 reden dat mensen vertrekken bij een werkgever (63%) de leidinggevende is. Een ontnuchterend besef. Het is dus essentieel dat jij er actief aan werkt dat medewerkers zich gewaardeerd voelen, niet alleen in salaris.
Houd regelmatig ‘Blijf-gesprekken’ in plaats van ‘Exit-gesprekken’. Zo kom je erachter waar je sterk in bent en waarom mensen het fijn vinden om voor je te werken, maar ook welke zaken misschien nog aandacht verdienen.
Zorg voor een gezonde en veilige werkomgeving met daglicht, regelmatige pauzes, goede apparatuur om mee te werken en een gezond klimaat in de praktijk.
Zorg voor psychologische veiligheid. Mogen er fouten gemaakt worden? Hoe veiliger mensen zich voelen om te kunnen leren van hun fouten, hoe minder fouten er daadwerkelijk gemaakt worden.

Natuurlijk geven de tips uit dit artikel geen garantie dat er nooit iets vervelends kan gebeuren, maar je kunt op zijn minst de kans op ongewenst gedrag verkleinen en laten zien dat je dit onderwerp als werkgever serieus neemt.