Ellen Wilterdink (Tandzorg Haaksbergen) over samengaan van praktijken: ‘Basis gelegd voor verdere groei’

Ellen Wilterdink, vestigingsmanager van Tandzorg Haaksbergen, vertelt over de ‘verhuizing, verbouwing en samenvoeging’ van twee praktijken onder de vleugels van Tandarts Today. Ze schetst welke uitdagingen op de nieuwe Twentse praktijk af komen en welke rol zij speelt. ‘Ik zie mezelf als een verbindende manager en niet als iemand die alle taken uitdeelt.’

De teams van Tandzorg op Maat en Tandheelkunde Haaksbergen zijn in april dit jaar samengegaan in de voormalige mondzorgpraktijk van Eric en Marjan de Ruiter. Het aantal kamers is uitgebreid van vijf naar acht en het nieuwe team groeide naar twintig medewerkers, waaronder vier tandartsen, twee mondhygiënisten, een paro-preventieassistente, een ortho-assistente en (preventie) assistenten. Tegelijk is er apparatuur voor in de steriele ruimte en het informatiesysteem vernieuwd en zijn ook een tandarts voor orthodontie, een implantoloog en een klinisch prothesetechnicus verbonden aan het team.

Herkenbare praktijk

Voor patiënten is Tandzorg Haaksbergen nog altijd een herkenbare praktijk, vertelt Ellen Wilterdink. ‘Terwijl een deel van de praktijk nog werd verbouwd, waren we in het voorste gedeelte alweer open om onze patiënten zorg te bieden. Het was een hectische periode, waarbij we lange dagen hebben gemaakt en het nieuwe team aan elkaar moest wennen. Tegelijk zijn we overgestapt naar het nieuwe patiënteninformatiesysteem Exquise Next Generation.’

Samen met een andere manager van Tandarts Today begeleidde Ellen het hele proces van verhuizing, verbouwing en integratie van de praktijken. ‘Dat betekende gesprekken voeren met de aannemer, het coördineren van verhuizing, kennismakingsgesprekken met het nieuwe team voeren. De voortgang hebben we steeds teruggekoppeld naar het servicekantoor van Tandarts Today in Veldhoven.’

Stabiele factor

In proces van samengaan en vernieuwing probeert Ellen de stabiele factor in het team te zijn. ‘Mijn rol loopt uiteen van administratieve taken, het team continu ondersteunen tot het incidenteel acute brandjes blussen. Het afgelopen jaar stond echt in het teken van verhuizing, verbouwing en samenvoeging van het team. Dat was mijn prioriteit en is ook de basis van verdere groei. Daarbij probeer ik iedereen in te zetten op die plek die het beste bij hem of haar past. Mijn doel is dat iedereen met plezier naar het werk komt en alle ontwikkelingskansen krijgt.’

Regelmatig zichtbaar

Als vestigingsmanager is Ellen met grote regelmaat zichtbaar aanwezig op de werkvloer. ‘Om te ervaren hoe alles loopt, ben ik een aantal dagen per week op de praktijk en werk ook aan de balie. Zo houd ik contact met patiënten en medewerkers, zie waar ze tegenaan lopen en geniet vaak van de sfeer. Veel patiënten die hier over de vloer komen, ken ik al zo’n vijf jaar. Ik vind het prettig om die bekende gezichten te zien en praatjes met ze te maken. Haaksbergen is een dorp waar iedereen elkaar nog kent: ons kent ons.’

Verbinder op werkvloer

Ellen ziet zichzelf niet zozeer als een klassieke manager, maar eerder als verbinder. ‘Ik probeer rust in de praktijk te creëren. Mijn doel is bereikt als iedereen met een lachend gezicht naar huis gaat en de patiënten tevreden zijn. Ik zie mezelf als een verbindende manager en niet als iemand die alle taken uitdeelt. Ik vind het ook niet erg om schoonmaakwerk te doen of de prullenbakken leeg te maken. Ik ben onderdeel van het team en hoop ook dat zij dat ook zo zien, zodat er geen drempel bestaat om naar mij toe te komen met problemen of vragen.’

Weinig verloop

Om de binding te versterken stimuleert Ellen haar teamleden zich te blijven ontwikkelen en cursussen te volgen. ‘We bieden assistentes de mogelijkheid de opleiding tot preventieassistent te volgen en daar maken ze graag gebruik van. Gevolg is dat we weinig verloop hebben. Bij de integratie van de teams is één iemand weggegaan, die dichterbij huis wilde werken. We mogen er trots op zijn dat de samenvoeging zo goed verlopen is en dat we nog altijd een mooi stabiel team hebben. Met uitjes in de zomer en met kerst willen we ook leuke dingen doen.’

Nieuwe routing

In Haaksbergen en omstreken is het tekort aan tandartsen een grote uitdaging. Samen met een tandarts zoekt Ellen naar slimme oplossingen in de routing om alle behandelingen op tijd te kunnen doen. ‘Een tandarts werkt sinds kort op een aantal dagen op twee kamers tegelijk. Terwijl de assistente in de ene kamer preventiewerk doet, is zij in de andere kamer bezig met haar behandeling. Vervolgens loopt ze naar de preventiekamer en doet daar de controle. De preventieassistente bereidt intussen in de andere kamer de volgende behandeling voor en zet bijvoorbeeld de anesthesie. Vervolgens start de tandarts daar weer haar behandeling.’

Rode draad

Ook innovaties als de mondscanner voor kroon- en burgwerk met de kleurbepaler en de invisible aligners bij de orthodontie, houden het werk voor de behandelaren interessant. Ellen heeft dan ook het gevoel dat ze voorlopig nog niet klaar is bij Tandzorg Haaksbergen. ‘Mijn werk is nog niet af. De uitdaging zit er nog steeds in de rode draad naar de toekomst uit te zetten. Dat gaat met vallen en opstaan. Ik kan niet in mijn eentje de praktijk runnen, daarvoor heb ik iedereen nodig. Daarom moeten we alle neuzen dezelfde kant op krijgen. Dat proces kost tijd. Misschien duurt het nog wel een jaar voordat we zijn waar ik wil.’

Vijf tips van Ellen Wilterdink voor praktijken die samengaan:

Tips voor de begeleiding bij het samengaan van meerdere praktijken en hun teams:

• Wees aanwezig. Laat je regelmatig zien op de werkvloer.
• Zorg als praktijkmanager voor een eigen werkplek.
• Plan persoonlijke gesprekken in om alle mensen goed te leren kennen.
• Sta open voor ideeën. Betrek mensen bij keuzes die je maakt.
• Plan regelmatig ontspanningsmomentjes in.

Tandarts Today

Tandarts Today draagt bij aan de verbinding in de praktijk door jaarlijks een speciale TT-dag te organiseren, vertelt Ellen Wilterdink. ‘Praktijken kunnen elkaar dan ontmoeten, en kennis en ervaring met elkaar delen. Ook organiseren ze elke twee maanden een VM-dag, waarbij wij als vestgingsmanagers met elkaar kunnen sparren.’ Kenmerkend voor de organisatie is dat de praktijken die onder Tandarts Today vallen hun lokale identiteit behouden. 'Ook hebben ze een flexpool met tandartsen die je kunt benaderen in geval van ziekte of vakantie op de praktijk. Als vestigingsmanager kan ik indien nodig altijd terugvallen op het operationele team van de organisatie.’

Door de verbouwing en de goede apparatuur is Tandzorg Haaksbergen een ideale praktijk om uitstekende mondzorg te verlenen, zegt Ruben Hoefnagels, algemeen directeur van Tandarts Today. ‘Bovendien zijn we trots op het team dat onder leiding van Ellen het verschil maakt bij de patiënten. Die lokale betrokkenheid is waar wij in geloven bij Tandarts Today. Want onze teams doen het.’