Harro de Haan (Visser & Visser): ‘Praktijkmanagers kunnen de financiële koers van de praktijk versterken’

Bij veel eerstelijns- en mondzorgpraktijken ontbreekt het aan financieel overzicht, stelt Harro de Haan (Visser & Visser) in zijn masterclass ‘Grip op het financieel rendement van de praktijk’ tijdens de Dag voor de Praktijkmanager op 21 mei. Jaarrekeningen komen vaak laat, kwartaalcijfers ontbreken en praktijkmanagers zitten niet bij de gesprekken met de accountant. Dat moet anders, vindt De Haan. ‘Eis als praktijkmanager je mandaat op en geef mede richting aan de financiële koers van de praktijk.’

Harro de Haan, accountant en adviseur bij Visser & Visser, opent zijn masterclass met een kritische stelling: de meeste zorgpraktijken lopen achter op het gebied van financieel inzicht en digitale administratie, terwijl de beschikbare technologie een grote efficiëntieslag mogelijk maakt. Zijn boodschap is dat goede administratie geen doel op zichzelf is, maar de voorwaarde om als praktijkmanager en praktijkhouder écht te kunnen sturen. ‘Dat betekent sturen op de kosten en de resultaten en daarmee op de toekomst van de praktijk. Om vooruit te komen, moet je soms achteruit kijken.'

De Haan moedigt praktijken aan drie stappen te zetten om beter grip te krijgen op het financieel rendement: stap over naar een digitale administratie, zorg voor een koppeling met de zorginformatiesystemen en gebruik een financieel dashboard voor doorlopend overzicht. Juist de praktijkmanagers kunnen een grote rol spelen bij het automatiseren en sturen op de financiële informatiestromen.  

‘Stap over naar digitale administratie’

In veel praktijken wordt de boekhouding nog deels handmatig gevoerd, soms door de partner van de praktijkhouder of door assistenten zonder financiële achtergrond. Dat levert een tijdrovend en foutgevoelig proces op. De Haan:  'Er wordt wel een boekhouding gevoerd, niet volledig digitaal, met heel veel arbeidsuren. Vaak nog door de partner van de praktijkhouder of door de assistenten, op heel veel verschillende niveaus.'

De Haan adviseert te werken met geïntegreerde softwarepakketten als Twinfield of Exact voor de financiële administratie en Nmbrs of AFAS voor de salarisadministratie. Deze kunnen worden gekoppeld aan de bank, de salarisadministratie, scan- en herkenningsprogrammatuur (‘scan en herken’), factuurverwerking en aan het tandarts- of huisartsinformatiesysteem of Intramed. Automatische bankkoppelingen zijn bij banken als ABN AMRO, Rabobank en ING beschikbaar. ‘De koppeling tussen salaris- en financiële administratie is essentieel, omdat personeelskosten verreweg de grootste kostenpost vormen. Je wilt real time inzicht hebben in je personeelskosten. Dit is dus een essentiële koppeling die je echt moet hebben.'

Een volgende stap is het automatisch verwerken van inkomende facturen via Basecone. Facturen komen binnen via een apart e-mailadres, worden automatisch herkend en verwerkt. 'Dit maakt ook een digitale goedkeuringsworkflow mogelijk, waarbij de praktijkmanager of praktijkhouder facturen accordeert. Dat vergt ook opvoeding van leveranciers: zij moeten de factuur naar het juiste adres sturen, in het juiste format.’ 

Koppeling met zorginformatiesystemen en factoring

Ook de omzetkant vraagt om automatisering. De Haan constateert dat de koppeling tussen het TIS, of HIS of vergelijkbare informatiesystemen en de financiële administratie in de meeste praktijken nog ontbreekt. ‘Daardoor ontbreekt een wezenlijk deel in het financiële beeld. De omzetkant kun je ook automatisch koppelen. Deze koppelingen zie ik vaak niet gelegd worden, waardoor praktijken een heel stuk missen.' Voor de incassering van zorgdeclaraties noemt hij Infomedics. 'Infomedics heeft een monopolie op de markt. Dat geeft een stuk zekerheid, maar ze zijn ook best duur. Er zijn alternatieven.'

‘Grip op kwartaalcijfers met financieel dashboard’

Het uiteindelijke doel van automatisering is het creëren van een actueel financieel inzicht. De Haan stelt voor om per kwartaal te werken met een financieel dashboard waarmee de praktijk actief gestuurd kan worden. Hij constateert dat veel praktijken pas aan het einde van het jaar terugkijken. 'Wie heeft er inzicht in hoe de eerste vier maanden van 2026 gegaan zijn? Praktijken kijken vaak alleen naar de bankstand. Maar je moet sturen op basis van alle cijfers.'

Als sturingsindicatoren noemt hij onder meer personeelskosten als deel van de omzet, de omzet per patiënt of behandelaar, verbruiksmaterialen en investeringen. De keuze van parameters stemt de praktijkmanager af met de praktijkhouder, op basis van gedeelde doelen voor het jaar. 'Wat vinden we dit jaar belangrijk? Waar gaan we mee aan de slag? Dat kan zijn: omzet, personeel, of bedrijfseconomische kengetallen zoals solvabiliteit of liquiditeit. Het dashboard dient ook als basis voor de jaarrekening. Als de administratie goed is ingericht en de kwartaalgesprekken zijn gevoerd, is de jaarrekening grotendeels al gemaakt.’

‘Leer balans te lezen en administratie te doorgronden’

Met een voorbeeld uit een huisartsmaatschap laat De Haan zien hoe de jaarrekening in elkaar zit. Hij legt uit hoe vaste activa zoals een bedrijfspand worden gefinancierd met langlopend vreemd vermogen, hoe afschrijvingen werken en hoe lopende posten op de balans verschijnen, zoals vooruitbetaalde verzekeringspremies of nog te ontvangen ketenzorgvergoedingen. 

De Haan constateert dat er onder praktijkmanagers grote behoefte bestaat aan basiskennis en cursussen op dit gebied en verwijst naar de cursus ‘Grip op je bedrijf: met inzicht in cijfers gericht kunnen sturen’. 'Links op een balans staat het overzicht van de activa, de bezittingen. Rechts staan de passiva, de schulden. Het verschil daartussen is je vermogen, je kapitaal. Wat zie je en wat betekent het? Wat kun je ermee? Financiën in begrijpelijke taal.’

‘Eis je mandaat op als praktijkmanager’

Een van de thema’s in de masterclass is de grotere rol die praktijkmanagers kunnen spelen in het gehele financiële proces. De Haan stelt dat praktijkmanagers vaak te weinig worden betrokken bij de jaarrekening of het periodiek overleg met de accountant, terwijl hun betrokkenheid juist waardevol is. Grotere praktijken betrekken de praktijkmanager er vaker bij, maar ook daar is hun rol nog niet altijd structureel verankerd.

Hij roept praktijkmanagers op actief hun mandaat op te eisen: toegang vragen tot de financiële informatie, aansluiten bij de bespreking van de jaarrekening en mede richting geven aan de financiële koers van de praktijk. Die rol is volgens hem niet alleen nuttig maar ook noodzakelijk. ‘Zeker naarmate praktijken groter en complexer worden. Heb je een mandaat om deze dingen op te pakken en om de cijfers überhaupt te mogen zien? Ik zou dat zeker meegeven: vraag die ruimte.' 

Praktijkvoorbeelden

Aan de hand van verschillende praktijkvoorbeelden laat De Haan zien hoe cijfers direct ingezet kunnen worden in de praktijk. Ook schetst hij de meerwaarde van een prognose. ‘Het is van belang dat je weet hoe je een buffer kunt bouwen en hierover beslissingen kunt nemen. Een keuze is ook het al dan niet versneld aflossen van een lening bij de bank. Hoe je de belastingschulden in de grip kunt houden en zo fiscaal in control kunt zijn. Ook is het belangrijk te weten wanneer het zinvol is de ondernemingsstructuur om te zetten naar een BV-structuur.’

Aan de hand van een casus van een huisartsenpraktijk neemt De Haan de groep mee in financiële acties waarmee je als praktijkmanager snel aan de slag kunt. Zo schetst hij de mogelijkheid de flexibele schil van zzp’ers en waarnemers om te zetten in vaste krachten, een strategie voor het opbouwen van meer eigen vermogen voor toekomstige investeringen en de overgang naar de BV-structuur. ‘Stel altijd in samenwerking met je accountant de financiële doelen op voor komend jaar’, benadrukt hij.

‘Grip op het financieel rendement van de praktijk’

Tot slot van de masterclass geeft De Haan vier tips en reflectievragen om grip te houden op je praktijk:

1.    Heb je als praktijkmanager INZICHT in de cijfers en begrijp je deze?
2.    Is er een real-time OVERZICHT en werk je met periodieke rapportage?
3.    Welke financiële doelen heeft de praktijk en met welke stuurgetallen ga je sturen? UITZICHT.
4.    Pak niet alles tegelijk op. Maak keuzes in je jaarplan. 

Meer weten?

Heb je vragen of heb je behoefte om van gedachten te wisselen over financiële onderwerpen in de praktijk?
Harro de Haan, accountant en adviseur in de Zorg bij Visser & Visser, hrdehaan@visser-visser.nl, 06 – 10 37 28 66.