Tandarts Daniel Joffe: ‘Dankzij Intelly meer inzicht in facturering’

Daniel Joffe, van Tandartspraktijk Steenwijkerdiep in Steenwijk , schetst de voordelen van de administratieve verwerking via Intelly. Op de eerste plaats maakt het makkelijk koppelingen met allerlei systemen, zoals het informatiesysteem, de salarisadministratie en de bankrekeningen. 

‘Ons informatiesysteem Open Dental bevat onze agenda en de patiëntendossiers. Open Dental is open source software, die heel transparant is en waaruit je eenvoudig data kunt exporteren. Intelly biedt hiervoor een plug-in aan, waardoor de gegevens uit Open Dental makkelijk te koppelen zijn met het declaratiesysteem. Dat was snel gerealiseerd. Daarbij regelde Intelly ook de aanpassingen aan de verzekeringswetgeving en de check voor de verzekeringgegevens.'

‘Dankzij Intelly meer inzicht in patiëntnota’s’

Door de combinatie van automatische declaratie  en boekhoudsoftware die Intelly biedt, houdt Joffe inzicht in de verwerking van de facturen. ‘Factoringbedrijven vertikten het vaak om veel financiële zaken tot op patiëntniveau inzichtelijk te maken. Als je dat wilde achterhalen, moest je allerlei lijsten doorspitten en kregen we niet de overzichten die we moesten hebben. Het is frustrerend als je niet kunt uitzoeken hoe een verrekening precies is gegaan.’

‘Intelly kiest niet op voorhand voor de verzekeraar’

Facturen waarover discussie met de verzekeraar zou kunnen ontstaan, werden vaak op voorhand afgekeurd en teruggelegd naar de tandarts, stelt Joffe. ‘Het factoringbedrijf dacht wel erg vaak vanuit de zorgverzekeraar mee, bijvoorbeeld omdat bepaalde codes niet in combinatie zouden kunnen. De nuances die de Zorgautoriteit daarbij wel toestond, werden door verzekeraars vaak afgekeurd en het factoringbedrijf draaide dat op voorhand en zonder overleg terug. De declaratiesoftware van Intelly doet wel een check om evidente fouten er uit te filteren, maar nuancegevallen leggen ze neer bij de verzekeraar én de patiënt. De patiënt krijgt zo ook een prikkel om er eventueel iets mee te doen.’

‘Bij Intelly kun je met alle soorten declaraties terecht’

Intelly heeft een zakelijke benadering van de facturering, aldus Joffe. ‘Het systeem gaat ervan uit dat de tandarts de factuur voor het declareren echt wel gecheckt heeft. Bij de factoringsbedrijven konden we soms niet een sluitende boekhouding bereiken. Daarbij kwamen we ook bij bijzondere tandheelkunde voor mensen in de langdurige zorg (Wlz)  van de koude kermis thuis, omdat die facturen niet werden geaccepteerd. Dan moest je met oude papieren formulieren aan de slag, waarvan ook medewerkers van het zorgkantoor aangaven dat ze ermee in hun maag zaten. Bij Intelly kun je digitaal met alle soorten declaraties terecht.’

‘Intelly koppelt declaratie en administratie’

Bovendien hebben de boekhouding én de facturering een plaats binnen het systeem. ‘Je hoeft de gegevens van de boekhouding en de declaraties niet meer aan elkaar te lijmen of handmatig in te voeren. De hele debiteuren- en crediteurenadministratie is in één systeem ondergebracht en ook de salarisadministratie is goed te koppelen. Alle datastromen zitten hierdoor in een systeem, waardoor je sneller inzicht hebt in de financiën.’

‘Geen achterstanden meer in de declaratieverwerking'

Voor de accountant geeft het Intelly-pakket overzicht, zonder dat datastromen handmatig bij elkaar gevoegd hoeven worden, is de ervaring van Daniel Joffe. ‘Sinds we met een automatische plug-in werken, worden alle facturen elke dag verwerkt. Intelly monitort ook of de verbindingen goed zijn, en of er geen achterstanden in de facturering ontstaan. Daarin zijn ze ook proactief.’ Voor de patiënt betekent dit dat hij snel de nota krijgt, schetst Joffe. ‘We zijn in staat de declaraties snel af te handelen. Het kan de volgende dag al bij de verzekeraar liggen, waardoor de patiënt daarna ook snel de factuur krijgt. We hebben sinds de invoering van Intelly relatief weinig vragen van patiënten gehad over facturen.’

De accountant: ‘Dankzij Intelly doen we de administratie tegen weinig kosten’

Evert Geurtsen is adviseur en accountant bij Alexandré Finance , dat zorginstellingen ontzorgt op het gebied van administratie. Geurtsen vertelt dat hij de administratie bij Tandartspraktijk Steenwijkerdiep dankzij het declaratie- en administratiepakket van Intelly, steeds efficiënt kan afhandelen. ‘De hele administratie wordt gewoon gedaan tegen weinig kosten. Het declaratieverwerking van Intelly kost aanzienlijk minder dan vergelijkbare dienstverlening van factoringbedrijven.’

Geurtsen omschrijft Intelly als modern en ‘spic en span’: een administratief systeem, dat goed te koppelen is met andere systemen zoals de patiënteninformatie. ‘Intelly is sterk in het koppelen. Ik ben blij met een plug-in die makkelijk te verbinden is met een pakket als Open Dental. Zonder extra handelingen worden hierdoor alle facturen geboekt én regelt Intelly de facturering via VECOZO.  Intelly koppelt daarnaast direct met ons salarissysteem, alle bankrekeningen en de boekhouding. Bovendien zijn de data met enkele tussenstappen goed te importeren in de rapportage­­- en fiscale software. Daarbij worden alle gegevens gebruikt en dat is wel smullen.’

Links:  Intelly;  Tandartspraktijk Steenwijkerdiep;  Open Dental; Alexandré Finance  

Foto: Tandartspraktijk Steenwijkerdiep