Huh? Wist je dat nog niet?!

woensdag 23 september 2015

timer 2 min

In veel praktijken is het een uitdaging om medewerkers goed en tijdig te informeren. Een collega heeft haar baan opgezegd. Een protocol is gewijzigd. De datum van het personeelsuitje is bekend. Er gaat in shifts gewerkt worden. Allemaal informatie waar u het personeel van op de hoogte wilt brengen. Maar hoe doet u dat, met alle parttimers en een volle agenda?

Iedere organisatie is uniek, dus iedere praktijk zal hier zelf een eigen werkwijze in vinden. Er is wel één algemene richtlijn die hierbij kan helpen: Hoe ambiguer of impactvoller de boodschap, hoe rijker het medium. Wanneer een boodschap op meerdere manieren is te interpreteren of grote gevolgen heeft voor de medewerkers, dan is het belangrijk om een communicatiemiddel te kiezen dat daarbij past.

Hangt u bijvoorbeeld plompverloren een bericht op in de personeelsruimte dat er gereorganiseerd gaat worden? Reken dan maar op flinke onrust onder uw personeel. Het is ook nogal overbodig om een teamvergadering te beleggen wanneer u wilt doorgeven dat de buitenkant van het pand volgende week geschilderd zal worden.

Goed en tijdig geïnformeerd worden zorgt voor rust en betrokkenheid onder het personeel. Enkele zaken waar u op kunt letten bij het informeren van uw medewerkers:

Ben bewust van de impact die een boodschap heeft op uw personeel. Realiseer u dat deze vaak groter is dan u vooraf inschat.
Wees zorgvuldig in uw communicatie. Zorg dat iedereen de voor hem/haar relevante informatie tijdig ontvangt.
Bedenk goed wie welke boodschap wanneer doorgeeft aan het personeel.
Zorg voor een goede administratie. Soms is het nodig dat een medewerker tekent voor het ontvangen van bepaalde informatie.
Kies bewust een communicatiemiddel dat past bij de boodschap. Hoe ambiguer of impactvoller de boodschap, hoe rijker het medium.

Marloes den Heijer – Teambuilder voor (tandarts)praktijken en auteur van het boek Passie in Praktijk – Lessen van ondernemende tandartsen. www.passieinpraktijk.nl