Veilig werken: begin bij de voordeur

Ik kom dagelijks praktijken tegen waar zelfs helemaal geen zicht is op wat er in de ‘gang’ of ‘hal’ gebeurt. Het in de gaten kunnen houden van binnenvallende post is daardoor alleen al onmogelijk. Praktijken die wel (deels) zicht hebben op de voordeur laten de poststukken nog eens onnodig langer liggen. Het is dan ook vaak aan de bezoekers die zo vriendelijk zijn om de post verder mee naar binnen te nemen om aan de balie af te geven.

Het probleem is dat de praktijkhouder een belangrijk punt vergeet, namelijk dat hij/zij verantwoordelijk is voor de poststukken zodra deze eenmaal zijn afgeleverd door de postbezorger. Excuses hiervoor hoor ik dagelijks genoeg. ‘Wij hebben afspraken gemaakt met de postbezorger’, of ‘Wij houden altijd zicht op de post wat op de mat valt’, ‘Mijn bezoekers zijn altijd eerlijk’, enzovoorts. Deze smoesjes gaan echter niet meer op. Hiermee houdt u uzelf voor de gek. Dergelijke afspraken zijn namelijk nergens vastgelegd en is vaak op goodwill gemaakt tussen een bezorger en een praktijkmedewerker. Als de gemaakte afspraak een keer niet wordt nagekomen, heeft u als praktijkhouder geen poot om op te staan. Dat risico is groter dan u waarschijnlijk denkt. Het kan natuurlijk makkelijk gebeuren dat de postbezorger zich een keer ziek meldt, of net die dag even geen zin heeft om naar binnen te lopen, of dat er net niemand was om de post aan te overhandigen. Waarom zou je als praktijkhouder deze risico’s willen lopen met betrekking tot iets simpels als brievenpost?

Het is grappig om te zien dat er zelfs praktijken zijn die twee brievenbussen hebben bij de voordeur. Een traditionele gleuf in de voordeur en een brievenbus als box een meter naast de voordeur. De gleuf blijft het eenvoudigst in gebruik van de postbezorger en wordt dan ook het meest gebruikt, dus ook hier weer post op de mat. Ik heb bij de praktijken meteen maar gevraagd of er plakband aanwezig is om de gleuf permanent dicht te plakken. Niet mooi, maar wel praktisch en doeltreffend.

Veilig Werken

Het veilig omgaan met de post is slechts een voorbeeld van Veilig Werken. Praktijkhouders moeten hier naar mijn mening vandaag nog mee beginnen, voor zover dat nog niet gedaan wordt. Niet alleen omdat dit van u wordt verwacht, maar ook omdat uw patiënten, uw bezoekers en uw medewerkers dat verdienen. Is een gesloten brievenbus dan een eis van de Autoriteit Persoonsgegevens? Niet direct met deze woorden maar er wordt van u verwacht dat u er alles binnen uw macht aan doet om gegevens veiliger te kunnen verwerken. Het ontvreemden van poststukken enigszins moeilijker maken door de post netjes in een gesloten brievenbus te laten binnenkomen, is een goed voorbeeld daarvan. U ontneemt de meest voor de hand liggende gelegenheid voor elke potentiele ontvreemder, en u straalt daarmee direct al uit dat veiligheid binnen uw praktijk centraal op de  agenda staat.

3 Tips

Tip 1) Geen reclame

Plak een sticker op de brievenbus dat u geen reclame (zowel kranten of folders) wenst te ontvangen om de eventuele beperkte ruimte van een brievenbus niet vol te laten lopen met wellicht onnodig reclamemateriaal. Of leeg de brievenbus wat vaker, maar zorg er in ieder geval voor dat de brievenbus groot genoeg is om de dagelijkse nieuwe poststukken in zijn geheel binnen te kunnen laten vallen. Daarmee kun je van de bezorger verwachten dat de post dan ook netjes volledig in de brievenbus verdwijnt en er niet deels uit blijft steken.

Tip 2) Sleutel van de brievenbus

Maak afspraken met uw medewerkers wie uw brievenbus dagelijks, al dan niet meerdere malen per dag, leegt. Waar bewaart u het sleuteltje? Waar bewaart u het reservesleuteltje? Wie mag bij u de post uit de brievenbus halen? En wie verwerkt de post daadwerkelijk? Enzovoorts.

Tip 3) Digitaliseren

Van wie krijgt u allemaal nog fysiek post? Neem eens contact op of er ook mogelijkheden zijn om het digitaal te kunnen krijgen in je mailbox. Minder papier is ook nog eens goed voor het milieu, mits je deze natuurlijk niet zelf iedere keer uitprint!

Op deze manier zorgt u ervoor dat u veilig werkt vanaf de voordeur.

John van der Zwaan

Praktijkadviseur

johnvdzwaan@gmail.com

06-10675039

In mijn blogs staat ‘veilig werken’ altijd centraal en ik hoop u in mijn komende blogs met praktische tips uw praktijk nog veiliger te kunnen laten werken. Niet alleen het veiliger inrichten van uw praktijk maar ook uw medewerkers bewuster kunnen laten worden in de dagelijkse handelingen van hun taken.