Zo bespaar je tijd op administratieve klusjes

Weg met de kleine kas

Vooral in het administratieve proces zien wij regelmatig dat allerlei kleine dingen veel tijd kosten en weinig opleveren. Een goed voorbeeld hiervan is de kleine kas. Iedereen heeft in zijn praktijk af en toe kleine kosten; vuilniszakken, een keer een broodje of gebak, postzegels en zo kunt u zelf ook wel voorbeelden verzinnen. Op dit moment verwerkt u die kosten als volgt: u gaat naar de bank, pint €200,- en doet het geld in de kas. Vervolgens wordt het bedrag in het kasboek geschreven. U maakt kosten, gemiddeld ongeveer €10,- per keer dus 20 transacties. Daarvan heeft u allemaal bonnetjes nodig, u moet de mutaties in het kasboek schrijven en aan het eind van de maand wordt een telling gemaakt (en dan zijn we heel blij als er geen verschillen zijn). Vervolgens wordt de kas overgetypt in het administratieve pakket.

Dat kan ook anders: u gaat naar de bank en vraagt een extra betaalpas aan met een maximale daglimiet. De pas geeft u met code aan degene die de kleine boodschappen doet. En de bank doet vervolgens uw administratie. Hoeft u niets meer aan te doen. Krijgt u ook nog wel eens declaraties binnen per kas? Niet meer doen! Installeer een pinautomaat en laat de patiënten pinnen. Ook dan doet de bank uw administratie.

Laat de bank uw administratie doen!

Dit levert u flink wat voordeel op. Ten eerste zijn alle mutaties meteen op de juiste plek vastgelegd, dit maakt de verwerking makkelijker. Ten tweede loopt u geen risico meer dat geld uit de kas zoek raakt. Ten derde kost u het minder tijd omdat u niet elke keer hoeft te pinnen en omdat de mutaties niet in het kasboek ingeschreven hoeven te worden en er geen controle meer nodig is op het kasgeld. Bovendien heeft u voortaan 1 overzichtelijk systeem waarin u de kostenfacturen kunt opbergen.

Tips voor nog meer kleine besparingen

U kunt op administratief vlak op nog veel meer processen tijd besparen, hier enkele suggesties:

• Geef patiënten de mogelijkheid zelf afspraken in de agenda te zetten; uw assistenten worden minder vaak gestoord en kunnen dus efficiënter werken;
• Typ bankafschriften niet meer over in de financiële administratie maar laat ze automatisch inschieten door uw bank; vraag ons hoe u dit kan regelen;
• Als dat niet mogelijk is, download dan in elk geval de bankmutaties en lees ze in;
• Maak herkenningsregels in uw administratieve pakket voor het boeken van de bankmutaties; uw pakket boekt dan automatisch de terugkerende posten en u hoeft zich alleen maar bezig te houden met de bijzondere posten;
• Zet uw inkomende facturen in uw financiële pakket en maak vervolgens vanuit het pakket een betaalbestand van de betalingen die in die periode vervallen, handig als reminder en minder over te typen;
• Laat de loonstroken van uw personeel per mail direct naar uw medewerkers zenden door uw accountant of loonverwerkingsbureau; dan hoeft u ze niet te printen en uit te delen of rond te sturen;
• Vraag een betaalbestand voor de betaling van uw lonen; handmatig alle betalingen in uw pakket zetten is daarmee verleden tijd;
• Geef uw assistent de gegevens van de creditcard waarmee u zakelijk betalingen doet en laat hem/haar de mutaties ophalen in plaats van dat u dat zelf doet;
• Als u zelf rechtstreekst declareert aan uw patiënten, stuur de facturen dan per e-mail;
• Zorg dat het aantal retrostorneringen elke jaar met 10% vermindert door vooraf de juiste gegevens van verzekeringsmaatschappijen in te voeren.

Het zijn allemaal kleine dingen die hierboven staan. Dingen waarvan de meeste mensen zeggen dat ze allemaal ‘geen tijd’ kosten. Uiteindelijk is het tegendeel natuurlijk waar. Als u en uw medewerkers allemaal 10 minuten per dag besparen en u bent met 5 mensen, dan bespaart u samen elk jaar meer dan een maand aan tijd. En tijd is geld, bijvoorbeeld €7.500,- meer winst als u als tandarts een week per jaar extra kunt declareren. Of de ruimte om eens wat eerder naar huis te gaan. Kortom, alle reden om komende week in uw praktijk te bekijken wat efficiënter kan. Dan kunt u daarna met een gerust hart een middagje vrij nemen… Veel plezier!

Els Erkens

Accountant-Administratieconsulent

VIER Accountants en Belastingadviseurs

033-4641333