De taken van een projectleider

Elke praktijk heeft wel af en toe en project. Een project is per definitie eenmalig en heeft een duidelijk eindresultaat dat van tevoren is gedefinieerd. Een verbouwing is bijvoorbeeld een project, of een klanttevredenheidsonderzoek, de verbetering van inkoop of een nieuwe website. Eigenlijk alles wat buiten de normale werkzaamheden valt. Je kunt dus niet terugvallen op routine

Een project heeft meerdere fasen, in elke fase heeft de projectleider andere taken.

• Voordat het project echt van start gaat, moeten er afspraken worden gemaakt over doelstelling en randvoorwaarden met de opdrachtgever. Vaak worden doelstellingen in de beginfase nog te vaag geformuleerd. Een heldere doelstelling wordt ook wel een SMART-doelstelling genoemd. In deze fase moeten er ook afspraken gemaakt worden over randvoorwaarden als de deadline, het beschikbare budget, de middelen en communicatie.

• In de ontwerpfase denk je na over de volgende punten: Hoe stem je de verschillende activiteiten op elkaar af om het eindresultaat te bereiken? Welke tussentijdse mijlpalen komen er? Welke producten worden in welke fase opgeleverd?
  Je maakt een heldere planning waarin staat wie, wat wanneer doet.

• Het project gaat nu echt van start. Begin met een kick-offmeeting. Zorg dat iedereen precies begrijpt waarom het project belangrijk is. Zorg ervoor dat er een teamgeest ontstaat.

• Het beheersen van de voortgang. Je hebt als projectleider de leiding over de dagelijkse gang van zaken. Als er regels zijn opgesteld, moet je ook toezien op de naleving daarvan. Jij bent de eindverantwoordelijke, houd de vinger aan de pols en stuur bij waar nodig.