De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
Edwin van Vulpen (Techni Team): ‘IT moet werken als water uit de kraan’
15 okt om 15:00 uur5 minRuim twintig jaar geleden begon Edwin van Vulpen Techni Team met één doel: zorgverleners zouden geen omkijken…
Security specialist over ‘device code phishing’: 'Slachtoffer helpt aanvaller zelf naar binnen'
15 okt om 11:30 uur5 minExpertisecentrum Z-CERT waarschuwde eind september voor phishing met ‘verificatiecodes’, die zich kan…
Webinar op 27 oktober: DentalRules presenteert 'De nieuwe HR-omgeving'
15 okt om 11:00 uur4 minDentalRules presenteert op dinsdag 27 oktober om 14.00 uur zijn vernieuwde HR-omgeving in een…
Topicus helpt bij de omslag naar 'digital first': 'We gaan pas weg als het onderdeel is van je primaire proces'
13 okt om 09:15 uur5 minSlimme technologie levert de huisartsenpraktijk pas tijd op als het team ook anders gaat werken. Dat stellen…
Hoe zorgorganisaties de werkdruk verlagen met een slimme overstap
7 okt om 16:00 uur3 minDe werkdruk in de eerstelijnszorg blijft hoog. Huisartsenpraktijken krijgen steeds meer zorgvragen, terwijl ook…
Hoe veilig is jouw IT-leverancier? De cruciale vragen die elke zorgondernemer moet stellen
6 okt om 10:00 uur4 minGeen geruststellende gedachte, maar wel een realistische: ook een zorgpraktijk krijgt vroeg of laat te maken…
Generatie-goeroe Laura Bas: ‘Inefficiënt werken is grootste energievreter voor GenZ’
29 sep om 15:15 uur3 minVerouderde systemen en versnipperde informatie kosten jonge werknemers de meeste energie.…
Praktijkmanager Linda van Doremalen: 'Ik kan de samenwerking met Basiq Dental zeker aanbevelen'
23 sep om 15:00 uur3 minLinda van Doremalen is praktijkmanager bij Mondzorg Centrum de Parel in Oisterwijk. Ze vertelt dat ze prettig…
Lees verder »
Reactie toevoegen