Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox

Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!

Drastische maatregelen

Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.

• DELETED : al je verwijderde e-mails.
• READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
• ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen. 
• SENT : verzonden e-mails.
• TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
• INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
• CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.

De vier D's voor een goede indeling