De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
Cobbler Cloud: een veilig en onafhankelijk alternatief voor grote cloudaanbieders
28 aug om 09:00 uur5 minDe cloud is niet meer weg te denken uit de zorg, maar waar staan gevoelige patiëntgegevens eigenlijk? En hoe…
Lees verder »
De digitale voordeur: zo maak je zorg toegankelijker en efficiënter
10 jul om 15:00 uur4 minPatiënten verwachten duidelijkheid. Zoveel mogelijk gemak en snelheid. Toch blijft de…
Training ‘One Minute Coach in drie maanden!’
26 jun om 17:30 uur4 minHelpen is goed, coachen is beter. Voor jezelf, je medewerkers en de praktijk. Maar wat is het verschil precies…
Laura Bas over vier generaties op de werkvloer: ‘Zoek de verbinding in plaats van de verschillen’
20 jun om 10:48 uur4 minGeneratie Z-expert Laura Bas gaf tijdens de Dag van de Praktijkmanager op 12 juni een inspirerende keynote over…
Nora Ennahachi bij de PM Dag: ‘Begin bij authentiek leiderschap, ontwikkel je en maak je onmisbaar’
19 jun om 17:00 uur4 minTijdens een boeiende masterclass deelde Nora Ennahachi, operationeel directeur van MyDent en oprichter van Dent…
Kim Vermeulen over Coöperatie Paramedie Gelderland Midden: ‘Samenwerken is geen project, maar is blijvend’
17 jun om 15:30 uur5 minKim Vermeulen, praktijkmanager bij FysioDynamiek, is een van de drijvende krachten achter de Coöperatie…
Eerste impressie van de Dag van de Praktijkmanager (2025): ‘Maak je impact als leider duurzaam en maak jezelf onmisbaar’
13 jun om 11:21 uur6 minDe Dag van de Praktijkmanager heeft dit jaar als thema ‘het leukste vak ter wereld’. Dagvoorzitter Charlotte…
Michel Fortman (VvAA) tijdens de PM Dag: ‘Ziekteverzuim neemt toe, vooral door mentale druk’
6 jun om 12:45 uur5 minMichel Fortman, senior verzuimadviseur bij VvAA, ziet het ziekteverzuim in de eerstelijnszorg…
Reactie toevoegen