De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
19e Dag van de Praktijkmanager over werkgeluk: ‘Praktijkmanager bakt niet de hele pizza’
28 mei om 13:30 uur5 minHoe zorg je voor meer werkgeluk in de zorgpraktijk en wat is de rol van de praktijkmanagers daarbij? Dat is de…
Wet DBA en wet Loontransparantie - hoe kan deze wetgeving bijdragen aan werkgeluk?
20 mei om 16:45 uur5 minDe arbeidsmarkt verandert snel. Nieuwe wetgeving rondom loontransparantie en schijnzelfstandigheid dwingt…
De Operator: het regiecentrum van jouw werkdag
15 mei om 14:38 uur3 minMet de Operator van Vcare start je jouw werkdag met overzicht en controle. Deze webbased…
Nicky Hekster: 'Praktijkmanager en praktijkhouder zijn aanjager bij de toepassing van AI'
15 mei om 13:15 uur5 minNicky Hekster, hoogleraar business analytics en artificial intelligence, geeft tijdens de Dag…
Maaike van der Mee en Gracita Linger over verzuim: ‘Goed voor je personeel zorgen is de voorwaarde voor een gezonde praktijk’
6 mei om 13:30 uur5 minVerzuim groeit uit tot een structureel probleem in de mondzorg. Het bedreigt de continuïteit…
Rianne Schrijver en Marlies Schippers bij de PM Dag: 'Bepaal je positie en spreek je uit’
28 apr om 13:30 uur5 minWat maakt dat mensen met plezier, energie en betrokkenheid hun werk doen? In de workshop ‘Werkgeluk in de…
Rianne van Dongen bij de PM Dag: ‘De echte uitdaging van HR? Niet de regels, maar het gedrag’
23 apr om 10:15 uur4 minTijdens de Dag van de Praktijkmanager op 21 mei neemt Rianne van Dongen, manager Salaris & HR bij Visser…
Klara Knapen (NVvPM) bij de PM Dag: ‘Timemanagement gaat over tijd voor jezelf maken’
15 apr om 10:00 uur4 minKlara Knapen, voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Praktijkmanagement, geeft tijdens…
Reactie toevoegen