De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
Vcare en Fonkelzorg over ‘de AI-revolutie’ in de eerste lijn: AI verbetert bereikbaarheid, triage én consulten
5 feb om 15:15 uur5 minDe opkomst van kunstmatige intelligentie-toepassingen in de huisartsenpraktijk gaat razendsnel. Tegelijkertijd…
Wendy Eelsing: ‘Effectief luisteren en constructieve feedback wordt op de werkvloer vaak verwaarloosd’
19 dec 2024 3 minWendy Eelsing hield bij de PM Ledendag, op 10 december in Zwolle, een keynote over communicatie in de ‘hyper…
Lees verder »
Medipro over de ‘Praktijk Rookvrij’-aanpak: ‘De samenwerking met huisartspraktijken is succesvol’
19 dec 2024 5 minMedipro begint in 2025 met de training van praktijkondersteuners tot stoppen met roken- adviseur, oftewel…
Lees verder »
Orthopedisch chirurg Paul Koning nam initiatief tot Prisma en OurMind: ‘AI-toepassingen geven een boost aan het werkplezier van dokters’
16 dec 2024 6 minOrthopedisch chirurg Paul Koning is initiatiefnemer van de platforms Prisma Netwerk en OurMind. Met OurMind wil…
Lees verder »
One Minute Coaching van Victor Mion: ‘Ga coachen in plaats van helpen. Met coachen versterk je iemands draagkracht’
9 dec 2024 5 minVictor Mion heeft een achtergrond als coach van toptennissers in de jaren ‘90. Tegenwoordig vertaalt hij zijn…
Agilio ondersteunt praktijken met innovatieve tools: ‘Goede patiëntenzorg begint met tevreden personeel’
5 dec 2024 5 minIn de huisartsenzorg ligt de focus uiteraard vaak op de directe patiëntenzorg. Volgens Hein Vrins en Esther…
Schijnzelfstandigheid in de zorg: zo bereid je je voor
23 okt 2024 4 minIn deze blog hebben we het over schijnzelfstandigheid in de zorg. Vanaf 1 januari 2025 gaat de Belastingdienst…
‘De dokter en de vakgroep’: Ook voor praktijkmanagers ‘verplichte kost’
14 okt 2024 5 minDe solist is bijna uitgestorven. Samenwerken met collegae is nu de norm. Bijna in alle vakken in de zorg. Of je…
Reactie toevoegen