Druk, druk, druk: wat doe je eraan? (3)

In de praktijk

Mondzorg Steenderen is een middelgrote praktijk in een klein dorp in Bronckhorst, een grote gemeente in de Achterhoek. Er werken drie tandartsen, één mondhygiëniste, drie preventieassistentes, drie assistentes en een baliemedewerkster. Het is een familiebedrijf met echtpaar Bertjan en Margreet Agterberg (respectievelijk tandarts en mondhygiëniste) en hun twee dochters Pauline en Marieke (beiden tandarts). Achter de schermen zorgt zoon Robert voor de ICT van de praktijk en heeft schoonzoon Sven de website in beheer.

Bij binnenkomst word ik welkom geheten door moeder en dochters. Echtgenoot en tandarts Bertjan heeft een dagje vrij. Hij startte 35 jaar geleden de praktijk. Steenderense patiënten hadden tot dat moment slechts op één middag in de week de mogelijkheid een tandarts te bezoeken in het wijkgebouw. Een tandarts uit de omgeving had daar dan een zitdag. Het echtpaar Agterberg begon destijds met praktijk aan huis en bouwde die uit. Sinds 2001 is de praktijk verhuisd naar een zelfstandig praktijkpand.

Op termijn zullen de dochters de praktijk voortzetten, die beweging is al ingezet en ze zijn al toegetreden tot de maatschap. Ze groeiden op met praktijkgesprekken aan de keukentafel; gaan zij de zaken anders aanpakken? Pauline zegt: “Wij zijn doeners; het vak is in beweging. Praktijkvoerders zien de nieuwe regelgeving aankomen, met onder andere de Wkkgz. Daarvoor moet vaak veel gebeuren. De invoering en de administratie daaromheen zal misschien minder behandeltijd overlaten. Ook is er vaker de vraag om een verwijsbrief, of een behandelingsbegroting. Ik denk dat wij (de beide dochters) straks zelf veel managementtaken gaan uitbesteden. We vinden dat niet het leukste werk."

Agenda

De vrije tarieven en het richtlijneninstituut zorgen voor reuring in het vak en de veranderde wetgeving vraagt veel vastlegging. Dat moet, naast de handelingen aan de stoel, allemaal een plekje krijgen. Is dit een druk stressvol beroep? Pauline: “De agenda geeft structuur, maar daarnaast zorgt uitloop van werkzaamheden voor druk. Je moet je zelf wel afvragen wat je daarmee doet. Hoe erg trek je je dat aan?”. Marieke vult aan: “Omdat wij nauw samenwerken kunnen we elkaar opvangen. De meeste patiënten zijn daar wel flexibel in.” Margreet relativeert dat: “In onze dorpspraktijk is de sfeer met ons personeel gemoedelijk en ook ergeren de patiënten zich niet zo snel, zeker als je ze even inlicht.” Maar het is wel een zwaar beroep, ook lichamelijke klachten liggen op de loer door on-ergonomische werkhoudingen.

Marieke: “Het is belangrijk dat je zelf zorgt dat je het werk leuk blijft vinden. In de eerste vijf jaar aan de stoel komt alles wel voorbij, maar ook daarna moet je elke dag topprestaties blijven leveren. Het helpt ook wel dat ik niét naast de praktijk woon, ik ben twintig minuten onderweg. Zo hou ik werk en privé ook uit elkaar”. Pauline: “Je kunt uit je werk ook je plezier halen: ik kan trots zijn als ik een vulling zie die ik bij een vorige behandeling heb gelegd. Dan denk ik: dat heb ik toch mooi gedaan!”

Plannen in theorie 

Een hele dag hard werken, en dan aan het eind van die dag afvragen waarmee u eigenlijk bezig bent geweest… Herkent u dat? Dan helpt het maken van een plan om de dag zinvoller te besteden.

Wat ga ik (niet) doen: het dagplan

Uw tijd gaat op aan patiëntencontact, administratie en randzaken. Het leeuwendeel van uw tijd besteedt u direct aan uw patiënten. U hebt daarmee maar heel beperkt vrije ruimte op een werkdag.  De vraag zou dus niet zozeer moeten zijn ‘wat moet ik allemaal doen’ maar ‘hoe kan ik nú mijn tijd het best besteden’. Ofwel, waar gaat u ‘nee’ tegen zeggen.

Voor wie zich niet concreet voorneemt wát te doen op die ‘vrije’ momenten van een dag, is elke doe-actie bevredigend. Ook als die uiteindelijk nergens wezenlijk toe bijdraagt. Bij het maken van zinvolle keuzes is het niet alleen kiezen voor wat u wel gaat doen, u kiest impliciet ook wat u niet gaat doen.  Met het maken van een dagplanning conformeert u zich op voorhand aan uw resultaat. Een dagplan geeft je bij elk keuzemoment op de dag (‘ik heb dit af, wat ga ik nú doen?’) een eenduidig handvat om weer een stap verder te zetten. Zonder telkens weer voor een verlammend keuzedilemma te staan.

Het maken van een dagplan: hoe gaat het in zijn werk?

Het beste moment om een dagplan te maken is… de dag tevoren. Sluit uw lopende werkdag af met het nog eens nalopen van die dag: wat is blijven liggen, waaraan heeft het ontbroken, wat gaat u daar morgen mee doen?

Bij het maken van een dagplan is het onontbeerlijk om:

• uw lange-termijn doelen op orde te hebben ( zie eerste artikel),
• een bijgewerkte actielijst te hebben en
• een goed handvat voor prioritering te hebben. 

Een dagplan is een overzicht van uit te voeren taken, dat u projecteert op de vrije ruimte van de dag van morgen. Elke taak legt daarbij beslag op een deel van uw tijd, alsof het een afspraak was. In wezen is het dat ook: een afspraak met uzelf en uw resultaat. U plant uw taken tussen de eventueel al geplande afspraken met patiënten. Vanzelfsprekend legt u net zoveel tijd vast als u van plan bent aan de taak te besteden. Werkt u in Outlook, dan tuigt u de afspraak op met alle attributen die u nodig vindt.

Uw eigen tijd besturen

Het boeken van afspraken-met-uzelf in bijvoorbeeld Outlook heeft een bijkomend voordeel: in een hele grote praktijk bijvoorbeeld kunnen anderen dan niet zonder overleg uw agenda blokkeren. U noteert in het afspraakveld in elk geval zoiets als ‘geen afspraak maken…’, zodat uw collega’s kunnen zien dat u eventueel zou kunnen schuiven. Uzelf houdt de regie.

Tips van Pauline, Marieke en Margreet:

• Je kunt structuur creëren met je agenda; uitloop geeft stress, dus bouw buffers in
• Stress zit tussen je oren: zorg voor ontspanning naast je werk
• Zorg dat je je werk niet mee naar huis neemt
• Zorg voor een goede taakverdeling.

John Vrakking is ontwikkelingsgerichte coach, die zich heeft gespecialiseerd in werkdruk-vraagstukken. In zijn praktijk ziet hij veel cliënten die werken in de zorg, het onderwijs en het publieke domein.