Hoe voer je een lastig gesprek? Vier handreikingen

Ieder heeft ze wel: gesprekken waar je erg tegen op ziet. Om welke reden dan ook. Angst speelt vaak een rol: ‘Gaat zij boos worden?’, ‘Meldt hij zich ziek?’. Vaak weet je ook niet hoe je je negatieve emoties kunt verwoorden, want je bent al bozer dan je toe wilt geven. Vaak zegt iemand: ‘Ik wil de ander niet kwetsen’. Daarmee wordt dan eigenlijk bedoeld: ‘Ik wil aardig gevonden worden, en dat houdt vast op wanneer ik dit gesprek ga voeren’.

We zijn vaak erg goed in het verzinnen van uitvluchten om het lastige gesprek te vermijden. Uitvluchten als: ‘Nu maar even niet’,  ‘Als het nou nóg een keer gebeurt zeg ik er wel wat van’, ‘Ik heb het nu even te druk’. De kern van de zaak blijft dan gewoon staan: als het moeilijke gesprek niet gevoerd wordt, is het thema een sta-in-de-weg, een olifant in de ruimte.

Hoe voer je zo’n lastig gesprek nou wel? Leuk gaat het niet worden, overigens zal het je wel opluchten wanneer je het eenmaal gedaan hebt. Hoe bereid je zo’n gesprek dan voor? Hierbij vier behulpzame punten:

1. Weet wat je wil zeggen.

Het komt nogal eens voor dat ik in coachingsgesprekken mensen help zo’n gesprek voor te bereiden. Als ik dan een paar keer doorvraag: ‘wat wil je nou eigenlijk zeggen’ worden de zinnen steeds korter, en vooral: duidelijker. Belangrijke zinnen zijn vaak kort en krachtig (en hoeven echt niet kwetsend te zijn). Natuurlijk worden ze beter begrepen dan lange mistige verhalen met verzachtende en toedekkende formuleringen, waarin iemand om de hete brij heen draait.

2. Heb je twee of drie voorbeelden paraat.

Dit  voor het geval de andere partij niet weet waar je het over hebt. Dit is nodig om je heldere boodschap te onderbouwen. Bereid de voorbeelden dus voor!

3. Maak een onderscheid tussen de persoon van de zaak .

Dit is zowel voor jou als voor de gesprekspartner heel belangrijk: je hoeft iemand niet af te branden om diegene te vertellen dat je het met bepaald gedrag niet eens bent. Het mooie is: wanneer je respect hebt en houdt voor de persoon, wordt het gemakkelijker te zeggen dat je het met zijn of haar gedrag niet eens bent. Probeer het maar eens.

4. Denk na over de vraag: waar ben je bang voor?

Die vraag is voor de voorbereiding een grote hulp. Vaak wordt de vrees al kleiner door erover na te denken. Waar ben je nou eigenlijk zo bang voor?

Ik heb ze natuurlijk ook, die lastige gesprekken.  Voor mezelf heb ik het probleem samengevat tot het volgende adagium: blijf vriendelijk en duidelijk . Aan beide kun je beter geen concessies doen. Te vriendelijk wordt vaak onduidelijk en onvriendelijk verstoort de relatie, en dat wil je vaak ook niet. Bovendien het gaat samen: vriendelijk én duidelijk! Wanneer ga je het proberen? Ga eens oefenen met wat kleinere zaken. Succes!

Geschreven door Paul Wormer