Linda Tolsma over het profiel van de praktijkmanager: ‘Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn’

dinsdag 5 november 2019
timer 6 min
Hoe kun je bepalen welke vorm van praktijkmanagement nodig is in een praktijk? Deze vraag krijgt interim-praktijkmanager Linda Tolsma regelmatig voorgelegd. ‘Wat is de behoefte van de populatie en wat moet je als huisarts bieden?’

Je bent interim-praktijkmanager en ondersteunt samenwerkingsprojecten. Adviseer je ook welke vorm van management nodig is?

Linda Tolsma: ‘Ja, ik heb hiervoor een menukaart voor mijn praktijkhouders gemaakt, met taakgebieden en bijbehorende taken. Ik presenteer op die manier alle mogelijke ingrediënten die bij de taakgebieden horen, zodat praktijkhouders kunnen zien waar het over gaat.'

 

'Je kijkt dan naar de competenties die een praktijkmanager meebrengt en hoe die aanvullend zijn op de competenties die in een praktijk al aanwezig zijn. Als de huisarts zelf al een kei is in personeelsmanagement, heb je misschien meer aan iemand die goed is in financieel- of kwaliteitsmanagement.’

 

Is het voor huisartsen niet heel lastig te bepalen welke vorm van praktijkmanagement nodig is?

‘Ik merk dat veel huisartsen die voor het eerst kiezen voor praktijkmanagement, vaak met een algemene hulpvraag komen: ‘Ik kan het niet meer redden, wat moet ik doen?’, ‘Welke personeelsuitbreiding hebben we nodig?’ Of ze hebben hele praktische vragen als:  ‘Ik zoek iemand die me helpt met onze personeelsproblematiek.’


‘Welke behoefte aan management er nodig is, hangt af van de voorkeur van de praktijkhouder en de situatie in de praktijk. Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn. Wat is de behoefte van de populatie en wat moet je als huisarts bieden? Daarvoor zijn geen harde criteria: het is afhankelijk van het werk dat de praktijkhouder uit handen wil geven en de mogelijkheden van de praktijkmedewerkers.’

 

Naast thema’s als financiën, kwaliteit, personeel of facilitair moet je ook bepalen of er operationeel, tactisch of strategisch praktijkmanagement nodig is. (Zie ook: Functiebeschrijving praktijkmanager in nieuwe FWHZ) Is dat ook niet lastig?

‘De cao is gericht op de hoogte van de salarissen. Daarin staat alleen hoe de poppetjes in een bepaalde functie kunnen worden ingedeeld. Dat zegt niet zoveel over wat je feitelijk doet in de praktijk. Voor praktijkhouders is bij die keuze de schaalgrootte het meest onderscheidend voor de inzet van een praktijkmanager: binnen de praktijk, binnen de huisartsengroep of ook daarbuiten? Als de uitvoerende taken in de praktijk al goed belegd zijn, of als er sprake is van veel problemen in de praktijk, kan ook sprake zijn van strategische ondersteuning door de praktijkmanager.’

 

Welke vaardigheden komen kijken bij de drie niveaus?

‘Bij de taakverdeling kijk je naar wat de praktijkhouder het beste en het minste ligt en zoek je een praktijkmanager die daar een goede aanvulling op is. De complexiteit bepaalt vervolgens het niveau.  Je bepaalt dus eerst wat je vindt dat nodig is om de praktijk goed te laten draaien. Als je bijvoorbeeld effectief declareren belangrijk vindt, dan zou je daar een zwaargewicht op kunnen inzetten. Als je wilt dat alles in de praktijk strak geregeld is, heb je misschien iemand nodig die veel organisatiekracht in zich heeft. Als je een praktijk wilt zijn voor en door mensen, dan heb je meer iemand met zachte kwaliteiten nodig, een mensenmens.’

 

‘Je begint altijd te kijken welke mensen er al in een praktijk zijn en wat zij kunnen. En vervolgens: wat hebben we er voor over. Een voorbeeld: bij communicatie op operationeel of strategisch niveau kan het kostenplaatje best verschillen. Het is maar net wat de praktijkhouder het belangrijkste vindt, het is immers zijn of haar bedrijf.’

 

Lukt het altijd om het juiste niveau praktijkmanager te bepalen?

‘Op dit moment stromen veel mensen vanuit de huisartsenpraktijk door en die hebben niet altijd alles in huis. Mensen die doorstromen vanuit praktijkondersteuning leren vaak iets bij over personeels- of kwaliteitsmanagement. Met een cursus praktijkmanagement van een paar dagen leer je niet alles zoals in een studie management van een paar jaar. Mensen met een managementachtergrond hebben dus vaak een meer gevulde rugzak.’


‘In de praktijk wordt vaak niet geredeneerd vanuit de behoefte van de praktijk, maar wat het aanwezige personeel kan en de rest doet de praktijkhouder zelf. Dat is bedrijfskundig geen ideale situatie. Een voordeel kan zijn dat de zorgmedewerkers het primaire proces van binnenuit kennen. In de nieuwe maatschap waar ik werk, blijken de competenties heel aanvullend te zijn. De ene huisarts doet graag ICT, de ander financieel management en de volgende personeelsbeleid. Dan kijk je wat er al is, wat er aan ondersteuning nodig is en wat de praktijkmanager goed kan.’

 

Tegenwoordig moeten praktijkmanagers ook sterk zijn in personeelsmanagement. Is dat geen vak apart?

‘Personeel begeleiden moet echt onderdeel zijn van de cultuur. Daarbij is vertrouwen en veiligheid ook heel erg belangrijk, evenals goede bereikbaarheid. In veel praktijken is iedereen zo druk, dat mensen langs elkaar heen leven. Dan ontbreekt het vaak aan tijd om de belangrijke dingen goed door te spreken.’


‘Zeker bij de krappere arbeidsmarkt is het belangrijk dat de praktijk goed voor het personeel zorgt, zodat het personeel ook zo optimaal mogelijk ingezet kan worden. Het personeel heeft dus aandacht nodig, maar dat gebeurt niet in alle praktijken. Bekijken hoe iemand zich het beste kan ontwikkelen is iets anders dan alleen nascholing aanbieden.’

 

Drie tips van Linda Tolsma om het profiel van de praktijkmanager te bepalen:

 

  1. Ga uit van de behoefte van de praktijkhouder. Welk werk wil hij/zij graag uit handen geven en wat niet?
  2. Denk na over wat je uit handen wilt geven en over welk resultaat je dan verwacht. Is dat voornamelijk uitvoerend (operationeel), of ook meedenkend over het hoe (tactisch) of zelfs welke keuzes er worden gemaakt (strategisch)?
  3. Besef dat een praktijkmanager iets kost, maar door meer aandacht aan effectief declareren, efficiënt inkopen of het verbeteren van processen kan deze ook geld besparen.

Linda Tolsma helpt de eerstelijnszorg organiseren door interim praktijkmanagement en (samenwerkings-)projecten in en met de huisartsenzorg. (Zie: www.tollinadvies.nl ). Tolsma schrijft blogs bij MedischOndernemen. Ze schreef onder meer ‘De managementtaken, wie doet wat?’

Foto: Linda Tolsma

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Linda Tolsma over het profiel van de praktijkmanager: ‘Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn’

Lees verder - met dit thema

all_inclusiveAchtergrondartikel

Draai aan alle knoppen voor ‘retentie’: Personeelsbehoud is het nieuwe recruitment

24 nov om 14:14 uurtimer3 min
Waar haal je ze vandaan? Een chronisch en toenemend tekort aan personeel in de zorg leidt tot hoofdbrekens voor…
Lees verder »
flash_onNieuws

Alexander van Kleij (Visser & Visser) volgt Joost de Waard op als consultant HRM

24 nov om 10:25 uurtimer3 min
Alexander van Kleij is de nieuwe directeur Salaris en HR Advies bij Visser & Visser. In deze functie is hij de…
Lees verder »
Maaike van ’t Hoen
mic_external_onInterview

Netwerk fysiopraktijkmanagers: ‘Je krijgt een kijkje in elkaars keuken. Dat geeft erkenning.’

8 nov om 11:00 uurtimer5 min
Maaike van ’t Hoen is samen met Mike Scholten de trekker van het nieuwe netwerk voor fysiopraktijkmanagers. Van ’t…
Lees verder »
mic_external_onInterview

Irma van der Ende over Buddy’s: ‘De ander even op gang helpen, even sparren en weer door’

8 nov om 09:30 uurtimer3 min
Irma van der Ende is samen met Sjoukje van Eijken initiatiefnemer van het project Buddy’s van het PM Netwerk. Van…
Lees verder »
Kick-off regio Noord Limburg en Oost Brabant
mic_external_onInterview

PM-regio Noord-Limburg en Oost-Brabant: ‘Steek je koppen bij elkaar, versterk je effectiviteit’

3 nov om 16:30 uurtimer4 min
Ratna Looijmans (praktijkmanager bij Tandartspraktijk Frank Jansen) en Aldo Boon (directeur bij PractiVision) zijn…
Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Joost de Waard over een goed teamoverleg: ‘Zorg dat iedereen zijn inbreng heeft’

3 nov om 12:00 uurtimer4 min
Zorg dat een teamoverleg niet verzandt in een vaste agenda en vaste rituelen, maar beperk het in de tijd en maak…
Lees verder »
mic_external_onInterview

Coaching via Buddy’s: ‘Senior praktijkmanagers vinden het leuk anderen op weg te helpen’

27 okt om 10:08 uurtimer3 min
Irma van der Ende en Sjoukje van Eijken namen het initiatief om, binnen het PraktijkmanagersNetwerk, coaching via…
Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

‘Deep Democracy’: ‘Neem de wijsheid van de minderheid altijd mee in je besluiten’

24 okt om 13:08 uurtimer5 min
‘Democratie’ lijkt het walhalla voor een goed functionerende praktijk. De leidinggevende luistert er met al zijn…
Lees verder »