Maar dát heb ik niet gezegd

dinsdag 17 april 2018

timer 3 min

Herinner jij je dit spelletje van vroeger? Je ging met een aantal kinderen in een rij zitten. Nummer één fluistert de nummer twee een korte en eenvoudige tekst in het oor. Nummer twee fluistert een kopie van dat verhaal in het oor van nummer drie, en zo ga je het rijtje af. Op het einde van de rit vertelt de laatste in de rij wat hij of zij gehoord heeft. De nummer een legt daar de oorspronkelijke versie naast. De verschillen zijn verbluffend!

Dit fenomeen doet zich niet alleen bij kinderen voor. Bijna iedereen zal dit herkennen van de eigen werkvloer. Talloze kleine misverstanden per dag doen zich voor. Het probleem zit ‘m in een onzorgvuldige overdracht van informatie. Of het nu om overdracht van informatie over een patiënt gaat, het prikken van een datum voor een teamuitje of over de opbergwijze van de koffiekopjes. Iedereen blijkt er, hoe duidelijk de communicatie ook leek, zijn eigen kleur en interpretatie aan te geven.

Koffiekopjes opruimen betekent voor de een: stapelen op het aanrecht met voetbad en al. Een ander zal eerst gaan spoelen en dan pas gaan stapelen, en nummer drie vindt het vanzelfsprekend dat afwassen, afdrogen en opbergen ook bij ‘opruimen’ horen.Dat bij nummer twee en drie de frustraties oplopen is duidelijk. Je kunt dit voorkomen door de afspraken zo concreet mogelijk te maken.

Het helpt ook om motivatie een plek te geven in je communicatie. Mensen zijn sneller bereid om een afspraak te verzetten of een concessie te doen wanneer ze weten dat er een belang mee gemoeid is. Zo kan het verzetten van een afspraak voor een scholing essentieel zijn. Want wanneer iedereen aanwezig kan zijn, komt dat de workflow van het hele team ten goede. Daarnaast is het aan te bevelen om het besprokene, in wat voor vorm dan ook, op schrift te stellen. Wanneer je zaken opschrijft, creëer je een basis waaraan je kunt refereren. Dat kan variëren van een eenvoudige notitie op je smartphone, een e-mail of de complete notulen van een teamvergadering.

En wanneer zich toch weer een misverstand voordoet: blijf dan niet te lang in de achteruitkijkspiegel kijken. Evalueer en bepaal samen hoe je dit in de toekomst kunt voorkomen.Beter communiceren zorgt voor een betere workflow, meer werkplezier en een hogere productiviteit. Zeker de moeite waard dus om daarin te investeren!

Doris Post

Praktijkmanager

Kliniek Tandheelkunde Sneek

www.tandartssneek.nl