Praktische checklist om kosten te besparen

Wat is inkoop en wat is daar nu zo belangrijk aan?

• Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat. Goederen en diensten;
• Inkoop is belangrijk vanwege de financiële omvang;
• Inkoop is belangrijk in verband met risicoafdekking: financieel en juridisch (eigendom van goederen, garantie, service);
• Inkoop zorgt voor de inkoop van de juiste goederen en diensten in de juiste hoeveelheden, juiste kwaliteit, op het juiste tijdstip en op de juiste plaats.

Hoe houd ik overzicht?

Bij de zogenaamde inkoopcontrol wordt in de gaten gehouden in hoeverre de inkoopdoelen daadwerkelijk worden bereikt. Aan het begin van een periode stellen de praktijk en de afdeling doelen voor de komende periode. Bij inkoop kan bijvoorbeeld gedacht worden aan:

• Reducering van de inkoopkosten;

• Verbetering van de samenwerking voor risicogoederen (lange termijn);

• Flexibilisering van het inkoopproces;

• Verlaging van de levertijden;

• Terugdringen aantal facturen.

Inkoopcontrol houdt zich dus bezig met ervoor zorgdragen dat de opgestelde doelen ook daadwerkelijk worden bereikt en kijkt daarnaast naar mogelijke oplossingen wanneer de afdeling de doelen niet haalt.

Stappen inkoopproces en de besparingsmogelijkheden

Alles begint met inzicht in het inkoopproces. Waar begint het, langs welke lijnen gaat het en waar eindigt het. Onderstaand een beeld van de stappen in het inkoopproces.

Dit is de volgorde waarin u het inkoopproces ingaat. Denk bijvoorbeeld aan de inkoop van nieuwe computers:

1. Opstellen van programma van eisen; 

2. Aanvragen van offertes;

3. Beoordelen van offertes;

4. Contracteren van leveranciers;

5. Uitvoeren van contractbeheer;

6. Beoordelen van prestaties;

7. Uitvoeren van relatiebeheer;

8. Bestellen van producten en diensten;

9. Afhandelen van facturen.

Het inkoopproces vormt het hart van de inkoopfunctie. Bij de diverse processtappen kunnen enkele vragen worden gesteld die duidelijk maken wat de huidige situatie is ten aanzien van deze stappen in het inkoopproces.

Specificeren

Specificatie van de gewenste producten of diensten is één van de belangrijkste stappen in het inkoopproces. Dat komt omdat in deze fase de meeste invloed op de integrale kosten van het product of de dienst is uit te oefenen.

• In hoeverre zijn producten en diensten gestandaardiseerd?
• Hoe wordt gespecificeerd?
• Zijn er checklists en standaarden die ondersteunend zijn bij het opstellen van specificaties?
• Wie zijn betrokken bij de specificatie van hetgeen ingekocht moet worden?
• Worden bijvoorbeeld materiedeskundigen bij de besluitvorming betrokken?
• Indien in een instelling een specifiek apparaat aangeschaft moet worden, dan moet de betreffende specialist betrokken zijn bij het specificeren van de medisch-technische eisen die aan het apparaat moeten worden gesteld, maar ook iemand van de technische dienst die de onderhoud- en reparatie-eisen kan specificeren. Het is ook goed om de budgethouder(s) die uiteindelijk de kosten krijgt toegerekend, erbij te betrekken in deze fase.
• Is er een investeringsbudget afgesproken?

Selecteren

• Hoe wordt bepaald welke leveranciers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen?

• Zijn er voor de selectie van leveranciers eenduidige selectiecriteria voorhanden?

• Welke criteria worden dan in de beschouwing betrokken en hoe worden ze onderling afgewogen?

• Om tot een adequate beoordeling van leveranciers te komen waarbij subjectieve emoties zoveel mogelijk worden uitgesloten, is het noodzakelijk de offrerende leveranciers aan een eenduidige toetsing te onderwerpen.

• Wil de organisatie de goedkoopste leverancier of degene die de beste service levert? En hoeveel mag deze service extra kosten?

• Krijgen aanbiedende leveranciers de selectiecriteria en de wegingsfactoren bij de offerteaanvraag meegestuurd?

Contracteren

• Zijn er standaardleveringsvoorwaarden of wordt per contract tot afspraken gekomen?

• Hoe wordt omgegaan met nieuwe contracten, waar worden ze bewaard en geregistreerd?

• Hoe is de communicatie omtrent de inhoud van de contracten naar alle bestelbevoegden en andere belanghebbenden, zoals de crediteurenadministratie?

• Wie onderhandelt met de leverancier?

Bestellen

• Wie zijn bevoegd om producten/diensten te bestellen?

• En wat is de omvang van deze bevoegdheid?

• Is deze bevoegdheid vastgelegd?

• Is er sprake van (interne) budgettering?

• Gelden er nog aanvullende regels ten aanzien van bestelbevoegdheid binnen de budgetverantwoordelijkheid? (bijvoorbeeld bij een aankoop van meer dan € 10.000,= moet de leidinggevende van de budgetverantwoordelijke meetekenen)

• Is er een verplichtingen- of besteladministratie?

• Is er überhaupt een bestelprocedure?

Bewaken

• Hoe vindt budgetbewaking plaats?

• Hoe verloopt de afhandeling van facturen?

• Bij inkoop speelt functiescheiding een belangrijke rol: bestellen, ontvangen en betalen dienen in verschillende handen te liggen om fraude te voorkomen;

• In hoeverre is aan deze functiescheiding tegemoetgekomen?

• Hoe efficiënt verloopt de factuurafhandeling? Hoe worden leveranciersprestaties bewaakt?

• Hoe is het contractbeheer belegd?

Nazorg

• Zijn er afspraken over hoe vaak opnieuw wordt aanbesteed?

• En hoe gaat dit dan in zijn werk? Wie houdt het in de gaten?

• Hoe wordt omgegaan met meer- en minderwerk, wie beslist daarover?

Mogelijke knelpunten

In de praktijk zijn er mogelijke knelpunten. Een aantal belangrijke zijn:

• Gebruik van leveranciers- respectievelijk merkspecificaties, wanneer orders naar vertrouwde voorkeursleveranciers worden uitgeschreven i.p.v. naar de beste. Dit is slecht voor de onderhandelingspositie;

• Onzorgvuldige leverancierskeuze, wanneer een leverancier niet goed in de gaten wordt gehouden of van tevoren gecheckt is, kan dit tot onprettige verassingen leiden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een faillissement van de leverancier waardoor leveringen niet meer doorgaan ondanks dat er betaald is.

• Onvoldoende deskundigheid met contracteren, misverstanden en onduidelijkheid door slecht contracteren, lezen of begrijpen van het contract is een veel gemaakte fout. Hierdoor blijken later bijvoorbeeld kosten voor een partij te zijn terwijl deze in de veronderstelling was dat de ander hiervoor zou betalen.

• Administratieve organisatie, het ontbreken van goede procedures en chaotische administratie kan tot grote problemen leiden wanneer stukken kwijt raken en zaken dubbel worden gedaan.

Uitvinden van besparingspotentieel

“Wie koopt wat, waar en hoe in.” Dit vindt u uit via het (laten) uitvoeren van een zogenaamde inkoopscan. Een röntgenscan van uw inkoopactiviteiten en de mogelijke besparingen die dit op kunnen leveren, door slimmer in te kopen.

Het doel van de inkoopscan is:

• Huidige situatie in kaart brengen;

• Traceren van het besparingspotentieel;

• Traceren van verbetermogelijkheden;

• Concrete aanbevelingen om de inkoopsituatie te verbeteren.

Het in kaart brengen van de huidige situatie zal o.a. een antwoord geven op de volgende vragen:

• Welke producten en diensten worden er ingekocht? 

• Wie in de organisatie koopt er in? 

• Bij welke leveranciers wordt er ingekocht? 

• Wat is het inkoopvolume? 

• Wat zijn de bestaande inkoopafspraken? 

• Welke inkoopcontracten zijn er? 

• Welke producten dienen er Europees aanbesteed te worden?

Door Remco de Weerd en Michel van Buren, BLMC