Vijf tips om vandaag een uur te besparen

donderdag 9 april 2015

timer 4 min

Vaak zitten werkdagen zó vol, dat het ’s avonds lijkt alsof je nauwelijks iets gedaan hebt. Een goed gevoel overhouden aan zo’n werkdag is er dan niet bij. Dat wordt al een stuk beter als je in elk geval één flinke, echt belangrijke klus uit je handen krijgt. Maar hoe doet je dat?

Je wint per dag minstens een uur door 5 belangrijke vragen te stellen.

Waarom zit ik hier?

Met de eerste vraag geef je richting aan je doelstellingen. Waarvoor zit jij op die stoel? Waar bent je goed in? Welke taakstelling heb je gekregen? En wat moet daarvoor gebeuren? Schrijf op en zorg dat je, eventueel op projectniveau, een lijst maakt van dingen die gebeuren moeten. Dat mondt uit in een lijst met doe-dingen. Vraag je vervolgens bij elke afzonderlijke taak af, of het iets is waarbij jijzelf in de uitvoering iets toe kan voegen. Hoeveel tijd gaat het kosten? Is er niemand anders beschikbaar die dit beter kan, of wiens werk het is? Als je de taak niet hebt kunnen delegeren, blijft hij op je eigen lijstje staan.

Wat moet eerst?

Vervolgens breng je volgorde aan in je lijstje. Misschien lijkt alles even belangrijk, maar het kan gewoonweg niet allemaal in één dag. Beoordeel van elke taak afzonderlijk de aspecten belang en urgentie . Met belang wordt bedoeld: draagt het bij aan de realisatie van de doelstellingen van de praktijk? Met urgentie wordt bedoeld: moet het nú of kan het wachten? Met het een stuur je op resultaat, met het ander op deadline. Kom je er zo nog niet uit, probeer dan om belangrijke-urgente onderdelen van taken af te splitsen. Je bent nu al een stap verder, maar je bent er nog niet.

Wanneer ga ik dat doen?

Nu is het zaak om je werk actief te verdelen over je capaciteit. Je hebt waarschijnlijk een werkdag van 8 uur ter beschikking. Maar als je realistisch bent, weet je ook dat die tijd u vandaag minstens voor de helft gestolen wordt. Je mag al blij zijn als er, tussen alles door, tweemaal anderhalf uur voor jezelf overblijft. Claim die dan ook: schrijf in je agenda ‘niet storen’, blok de tijd af en doe daaraan geen concessies.

Laat je niet afleiden

Zorg dat je alles bij de hand hebt wat je nodig heeft voor jouw taak. Ga plassen, haal koffie en doe de deur dicht. Laat de receptie weten: je bent er niet. Ga aan het werk en stuur er strak op dat je binnen anderhalf uur je resultaat hebt. Haal je dat niet? Vraag je af of wat je dan wél klaar heeft, voldoende is. Realiseer je dat niet alles met een 10 hoeft.
Rond je taak na anderhalf uur af en ruim de boel op. Meld u weer present bij het secretariaat en werk uw telefoontjes af. Beantwoord uw mail en voicemail.

Wat heb ik gedaan?

Neem de tijd om een kwartier voor het eind van de dag te reflecteren. Wat was je van plan? Wat is daarvan terecht gekomen? Hoeveel capaciteit heb je morgen, hoe ga je die benutten? Maak alvast een actieve planning op de manier waarop je dat vandaag gedaan heeft.

Deze manier van werken levert je 75 tot 90 minuten tijdwinst per dag op. Daar tegenover staat dat je er 15 moet investeren. Per saldo is er dus zeker een dik uur tijd te winnen. Een uur per dag, dat is meer dan een halve dag in de week. Welke belangrijke structurele taak zou je kunnen oppakken? Wat wacht al heel lang om gerealiseerd te worden? Wat is er, waarvan je steeds verzucht: ‘als ik daar toch eens tijd voor had…’? Dan is vandaag een prachtige dag om daar een begin mee te maken!

bron: Managersonline.nl