Blog: Heb je even?

donderdag 18 februari 2016

timer 2 min

Ik steek mijn hoofd om de hoek en spreek mijn assistente aan. “Heb je even? Is die mailing er nou al uit?” De focus ligt op de patiënt en dus moeten dit soort kleine obstakels zo snel mogelijk uit de weg geruimd worden. Maar is dit nou wel de goede manier?

In de meeste gevallen niet. Want wat gebeurt er? Mijn assistente is op het moment van mijn interruptie met de planning bezig. Met ‘mijn momentje tussendoor’ haal ik haar uit haar werkflow. Ze raakt geïrriteerd, is de draad kwijt, en loopt vertraging op met haar planning. Mijn vraag landt vervolgens niet en de mailing blijft alsnog een paar dagen liggen. Gevolg: de stress loopt op en het resultaat is nul. De assistenten op hun beurt halen mij als praktijkmanager ook wel eens uit mijn werkflow. Het is een valkuil die we allemaal wel kennen.

Maar laten wij als leidinggevenden het goede voorbeeld geven. Wat is voor mij eigenlijk de trigger om mijn assistente te storen in haar werk met iets ‘dat niet kan wachten’? Ik wil het uit mijn hoofd hebben, zekerheid hebben dat de organisatie op rolletjes blijft lopen. Maar ik bereik het tegenovergestelde.

Urgentie

Een soepele organisatie vraagt zo min mogelijk onderbrekingen van de werkflow. Maak dus onderscheid tussen zaken die urgent zijn en zaken die wel even kunnen wachten. Wanneer we elkaar alleen nog onderbreken voor urgente zaken, kunnen we op meer aandacht rekenen van degene die we aanspreken.

Zoek voor de zaken die wel even kunnen wachten het goede moment uit. Een kort gesprek op een goed gekozen moment heeft meer resultaat dan een interruptie tijdens een werkflow. Maar stel dat korte gesprek ook niet te lang uit. Want het feit dat een zaak wel even kan wachten, betekent nog niet dat deze niet belangrijk is.

Doris Post

Praktijkmanager Kliniek Tandheelkunde Sneek

www.tandartssneek.nl