Leren delegeren in 7 stappen

Delegeren gaat vaak niet zonder slag of stoot. Een eerste valkuil is de gedachte: als ik het zelf doe, gebeurt het sneller (en beter). Ook al is dat misschien waar, het is een slecht argument. Want, als jij alles doet wat door jouw toedoen sneller en beter gaat, ben je al snel overbelast.

Succesvol delegeren

Het is hard nodig dat niet jij alles doet, maar dat je zorgt dat het gebeurt. Hoe kun je succesvol delegeren? En om je te bemoedigen: zo moeilijk is het ook weer niet.

Het begint ermee dat je de taak die je wilt delegeren goed formuleert en omschrijft: wat is de taak, wat zijn de gewenste resultaten, en wanneer moet het gebeuren?

Dan zal je iemand moeten hebben aan wie je het delegeert, iemand die het in jouw ogen kan, of in ieder geval kan leren én die daar de motivatie voor heeft. Tenslotte heb je niets aan iemand die ja knikt en nee doet. Die persoon zal er ook tijd voor moeten hebben, en zeker in het begin betekent een nieuwe taak meer tijd: elke nieuwe taak heeft een leercurve.

Voordelen delegeren

Onderschat niet hoe goed het mensen kan doen een nieuw taak te krijgen. Ook al is een nieuwe taak spannend, iemand voelt waardering wanneer haar of hem een interessante of belangrijke taak wordt toevertrouwd. Overigens doet het sociaal ook wat: wanneer je aan iemand een taak toebedeelt, zullen anderen daar iets van denken: “waarom hij of zij wel, en ik niet?” Het kan goed zijn om in een ronde aan verschillende medewerkers verschillende taken toe te bedelen. Als je slim bent, heb je al een lijstje gemaakt van meerdere taken die je wilt delegeren.

Leertraject

Vervolgens spreek je een leertraject af. De nieuwe taakeigenaar moet de tijd krijgen zich de taak eigen te maken. Benoem wanneer je verwacht dat hij of zij jou raadpleegt, en vraag uit jezelf hoe het gaat. Vermijd in deze fase de valkuil om het dan maar weer zelf te gaan doen. Loop vooral eens langs om te vragen hoe het gaat, en stimuleer.

Wanneer de klus geklaard is, zijn er ongetwijfeld verbeterpunten, die zijn dan het begin van een nieuwe cylus. En vergeet vooral niet te vieren wanneer iets wat jij voorheen deed nu door een ander uitgevoerd is.

En tegelijk mag je vieren dat het jou gelukt is een taak te delegeren: delegeren is soms hard werken én het is een kunst. De grootste kunst is misschien wel om de armen op je rug te houden en het niet ‘even te willen oplossen’.

Samengevat:

• Formuleer de te delegeren taak duidelijk en concreet
• Besluit wie die taak kan gaan uitvoeren
• Bespreek de taak met de nieuwe taakeigenaar en zorg dat deze goed geëquipeerd is, qua vaardigheden en qua tijd
• Definieer het leertraject met tussen-controles waarin je bespreekt hoe het gaat en wat hij of zij tegenkomt. 
• Benoem bij welke problemen de nieuwe taakeigenaar jou raadpleegt (dat heet escaleren)
• Bespreek de resultaten en stel desgewenst de werkwijze bij
• En ... vier het succes!!