Zo voert u een goed beoordelingsgesprek

Beoordelen van medewerkers doet u 364 dagen per jaar. U bekijkt het gehele jaar door hoe uw medewerkers functioneren en geeft daar feedback op. Dat is namelijk 99,8% van het werk dat een leidinggevende, tandarts of praktijkmanager, dient te verrichten. Dit proces wordt vastgelegd op de 365 ^e dag, namelijk de dag dat u het gesprek voert.

Beoordelen vraagt van de leidinggevende meer dan alleen gespreksvaardigheden. Het vraagt inzicht, reflectie en zelfreflectie, observeren en waarnemen om tot een eerlijke en zo objectief mogelijke beoordeling te komen. Graag helpen wij u verder bij het trainen en coachen van uzelf en andere leidinggevenden in uw praktijk bij het aanleren van deze belangrijke vaardigheden. 

Het format van een goed beoordelingsgesprek ziet er als volgt uit:

• Voorbereiding
  • Nodig de medewerker minimaal 2 weken voorafgaande aan het gesprek uit.
  • Stuur een duidelijke uitnodiging met uitleg wat het doel van het gesprek is en hoe de aanpak zal zijn. 
• Opening gesprek
  • Heet medewerker welkom en bied iets te drinken aan.
  • Refereer aan de uitnodiging en start het gesprek.
• Afspraken afgelopen periode
  • Omschrijving van de belangrijkste taken waarop beoordeeld wordt en evt. bijzondere omstandigheden.
  • Wat hebben we afgesproken en wat is er gerealiseerd?
  • Luister actief en stel gerichte en open vragen.
• Beoordeling van de prestaties (= gedrag)
  • Geef specifiek aan welk gedrag je beoordeelt.
  • Zeg wat daarvan de effecten zijn voor de behandelaar, collega’s en patiënt.
  • Commitment vragen om dit gedrag aan te passen.
  • Zorg voor acceptatie van deze beoordeling bij de medewerker.
• Vastlegging
  • Vat de belangrijkste punten samen.
  • Benoem de verschillen in meningen en leg deze vast.
  • Vraag medewerker om commentaar op beoordeling (dus niet tussendoor).
• Nieuwe afspraken voor volgend jaar
  • Kerntaken nogmaals doorlopen en zo nodig herzien.
  • Maak SMART afspraken!
  • Waar is nog hulp nodig, in welke vorm?
  • Belemmeringen voor beter functioneren uit de weg ruimen.
• Afsluiting van het gesprek
  • Geef kort en duidelijk weer wat er is besproken en afgesproken.
  • Laat de medewerker dit in eigen woorden herhalen ter commitment.
  • Plan een volgend voortgangsgesprek om deze afspraken te evalueren.

Auteur: Ernst-Jan Hondsmerk van Splend!d Consultancy (splendidact@mail.com, 06-22486413)