3 tips om een vergadering goed voor te bereiden

woensdag 2 november 2016
timer 4 min
Hoe beter je een vergadering voorbereidt, hoe meer je eruit haalt. Dat lijkt een open deur maar toch gaan veel mensen nog steeds onvoorbereid naar een vergadering en laten ze het maar over zich heen komen.

Dat is jammer. Hiermee mis je de kans om tijdens de vergadering jouw mening te geven en de mogelijkheid om goed onderbouwde kritiek of aanvullingen te geven.


Hoe beter je een vergadering voorbereidt, hoe zekerder je ook wordt dat je de onderwerpen goed begrijpt en invloed kunt hebben op de besluitvorming. Met goed voorbereide mensen gaat een discussie sneller en kan een besluit goed onderbouwd genomen worden. 


Onnodig tijdverlies

Iedereen kent waarschijnlijk wel de situatie dat iemand iets helemaal uitgelegd wil krijgen, ondanks dat het op papier staat en rondgestuurd is. Of dat iemand vraagt om een leespauze omdat hij of zij een stuk nog niet gelezen heeft. Vaak worden ook agendapunten doorgeschoven naar een volgende vergadering omdat leden van de vergadering het (nog?) niet voorbereid hebben. Dat is niet nodig als iedereen tijd in de voorbereiding stopt. 

 

Korter en effectiever vergaderen

Met een goede voorbereiding vergader je korter en effectiever. Het levert voor jezelf meer op om de vergadering goed voor te bereiden. Bovendien bespaar je anderen ergernis. Immers: als zij het voorbereiden en jij niet, rem je de vergadering en ervaren ze je niet als gelijkwaardige vergadergenoot.

 

Drie tips voor een goede voorbereiding:

1. Zorg dat de notulen ruim voor de vergadering bij iedereen zijn 

Maak hierover afspraken met diegene die notuleert. Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat het echt mogelijk is voor iedereen om het goed voor te bereiden. 


2. Lees de notulen en de stukken voor de vergadering aandachtig

In de eerste ronde (voor de vergadering) zijn alle gedachten goed. Dus dan laat je ook je gevoel spreken en je hoeft je reacties niet te onderbouwen. Schrijf op wat er bij je op komt. Vlak voor de vergadering bekijk je je aantekeningen opnieuw en maak je er punten van. In deze tweede ronde onderscheid je bijzaken en hoofdzaken. Je onderscheidt procedures en inhoud. Als je een voorstel krijgt wat in de vergadering besproken zal worden, zet je er in de eerste ronde bijvoorbeeld bij ‘mee eens’. In de tweede ronde bedenk je waarom je het er mee eens bent, wat de voor- en nadelen zijn, wat problemen zijn waar je tegen aan kunt lopen, hoe die op te lossen zijn en hoe een en ander vervolgens het beste uitgevoerd kan worden. Of je realiseert je bij het lezen van de notulen bijvoorbeeld dat er uitgebreid ergens over gepraat is, maar dat er niets besloten is. Dan zet je in de eerste ronde erbij ‘besluit?’.


In de tweede ronde formuleer je een besluit dat logischerwijs uit de discussie voortvloeit. Als je dit vervolgens inbrengt in de volgende vergadering is het makkelijk om snel alsnog een besluit te nemen.

 

3. Kom met oplossingen voor de problemen die je signaleert

Het signaleren zelf is waardevol, maar door ook met een oplossing te komen verbeter je de vergadering. Als je niet direct een oplossing hebt zijn ook je gedachten richting een oplossing vaak genoeg om met elkaar een oplossing te vinden. Positieve inbreng wordt meestal beter opgepakt dan alleen het signaleren van een probleem. Daarmee kan het probleem meteen opgelost worden. 


Meer tijd, meer resultaat 

Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. Begin dus ruim voor een vergadering de stukken te lezen en commentaar erop te geven. Houd er rekening mee dat het tijd kost. Maar ook dat vergaderen zo veel meer oplevert en dat de vergadering zelf korter en effectiever verloopt. Vermijd anderen te verwijten dat ze niet goed voorbereiden. Wijs ze erop dat het nuttig is of geef ze dit artikel als tip.

 

Carla van den Bos

Vergaderen doe je zo! 

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
3 tips om een vergadering goed voor te bereiden

Lees verder - met dit thema

mic_external_onInterview

One Minute Coaching van Victor Mion: ‘Ga coachen in plaats van helpen. Met coachen versterk je iemands draagkracht’

9 dec om 14:00 uurtimer5 min

Victor Mion heeft een achtergrond als coach van toptennissers in de jaren ‘90. Tegenwoordig vertaalt hij zijn…

Lees verder »

Schijnzelfstandigheid in de zorg: zo bereid je je voor

23 okt om 13:49 uurtimer4 min

In deze blog hebben we het over schijnzelfstandigheid in de zorg. Vanaf 1 januari 2025 gaat de Belastingdienst…

Lees verder »
person_outlineBlog

‘De dokter en de vakgroep’: Ook voor praktijkmanagers ‘verplichte kost’

14 okt om 16:23 uurtimer5 min

De solist is bijna uitgestorven. Samenwerken met collegae is nu de norm. Bijna in alle vakken in de zorg. Of je…

Lees verder »
Betrokken, serieus, positief, mondig, rationeel, intuïtief, hardwerkend en digitaal - een paar kenmerken van Gen Z (Foto: Shutterstock)
all_inclusiveAchtergrondartikel

Grijze haren van Gen Z: Tijd voor een gebruiksaanwijzing van deze nieuwe generatie

19 aug om 17:30 uurtimer5 min

De intrede van Generatie Z (Gen Z) op de werkvloer is een feit. Voor leidinggevenden in de zorg kan het soms…

Lees verder »
Merel Kooning: 'Ik dacht dat mijn zachtheid een ramp was. Nu denk ik: nee, juist niet. Daarom blijven medewerkers heel lang en lopen ze met mij weg.' (Foto: Claudia Kamergorodski)
mic_external_onInterview

Tandarts Merel Kooning bij PM Actueel op 24 september: Hoe word je ‘als mens én als medisch ondernemer’ succesvol?

19 jul om 11:45 uurtimer6 min

Tandarts Merel Kooning publiceerde in 2020 ‘Mama rijdt een Bentley’, dat meteen in…

Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Grensoverschrijdend gedrag: leiderschap én beleid ‘bittere noodzaak’

16 jul om 09:30 uurtimer6 min

De kranten en social media staan er bol van: grensoverschrijdend gedrag. Schrijnende verhalen komen naar buiten…

Lees verder »
Thomas Rietrae: ‘Binnen anderhalf jaar nam ik drie praktijken over.'
mic_external_onInterview

Thomas Rietrae (Lassus Tandartsen) over de snelle groei naar 30 praktijken: ‘Professionele autonomie is cruciaal’

4 jul om 11:30 uurtimer8 min

Thomas Rietrae is eigenaar van Lassus Tandartsen, een tandartsengroep met 30…

Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

De zeventiende Dag van de Praktijkmanager: Sfeervol congres in nieuw jasje op vertrouwde locatie

29 mei om 14:30 uurtimer5 min

Onder het motto ‘de leukste dag van het jaar’ vond op donderdag 16 mei de Dag van de…

Lees verder »