3 tips om een vergadering goed voor te bereiden

Dat is jammer. Hiermee mis je de kans om tijdens de vergadering jouw mening te geven en de mogelijkheid om goed onderbouwde kritiek of aanvullingen te geven.

Hoe beter je een vergadering voorbereidt, hoe zekerder je ook wordt dat je de onderwerpen goed begrijpt en invloed kunt hebben op de besluitvorming. Met goed voorbereide mensen gaat een discussie sneller en kan een besluit goed onderbouwd genomen worden. 

Onnodig tijdverlies

Iedereen kent waarschijnlijk wel de situatie dat iemand iets helemaal uitgelegd wil krijgen, ondanks dat het op papier staat en rondgestuurd is. Of dat iemand vraagt om een leespauze omdat hij of zij een stuk nog niet gelezen heeft. Vaak worden ook agendapunten doorgeschoven naar een volgende vergadering omdat leden van de vergadering het (nog?) niet voorbereid hebben. Dat is niet nodig als iedereen tijd in de voorbereiding stopt. 

Korter en effectiever vergaderen

Met een goede voorbereiding vergader je korter en effectiever. Het levert voor jezelf meer op om de vergadering goed voor te bereiden. Bovendien bespaar je anderen ergernis. Immers: als zij het voorbereiden en jij niet, rem je de vergadering en ervaren ze je niet als gelijkwaardige vergadergenoot.

Drie tips voor een goede voorbereiding:

1. Zorg dat de notulen ruim voor de vergadering bij iedereen zijn 

Maak hierover afspraken met diegene die notuleert. Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat het echt mogelijk is voor iedereen om het goed voor te bereiden. 

2. Lees de notulen en de stukken voor de vergadering aandachtig

In de eerste ronde (voor de vergadering) zijn alle gedachten goed. Dus dan laat je ook je gevoel spreken en je hoeft je reacties niet te onderbouwen. Schrijf op wat er bij je op komt. Vlak voor de vergadering bekijk je je aantekeningen opnieuw en maak je er punten van. In deze tweede ronde onderscheid je bijzaken en hoofdzaken. Je onderscheidt procedures en inhoud. Als je een voorstel krijgt wat in de vergadering besproken zal worden, zet je er in de eerste ronde bijvoorbeeld bij ‘mee eens’. In de tweede ronde bedenk je waarom je het er mee eens bent, wat de voor- en nadelen zijn, wat problemen zijn waar je tegen aan kunt lopen, hoe die op te lossen zijn en hoe een en ander vervolgens het beste uitgevoerd kan worden. Of je realiseert je bij het lezen van de notulen bijvoorbeeld dat er uitgebreid ergens over gepraat is, maar dat er niets besloten is. Dan zet je in de eerste ronde erbij ‘besluit?’.

In de tweede ronde formuleer je een besluit dat logischerwijs uit de discussie voortvloeit. Als je dit vervolgens inbrengt in de volgende vergadering is het makkelijk om snel alsnog een besluit te nemen.

3. Kom met oplossingen voor de problemen die je signaleert

Het signaleren zelf is waardevol, maar door ook met een oplossing te komen verbeter je de vergadering. Als je niet direct een oplossing hebt zijn ook je gedachten richting een oplossing vaak genoeg om met elkaar een oplossing te vinden. Positieve inbreng wordt meestal beter opgepakt dan alleen het signaleren van een probleem. Daarmee kan het probleem meteen opgelost worden. 

Meer tijd, meer resultaat 

Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. Begin dus ruim voor een vergadering de stukken te lezen en commentaar erop te geven. Houd er rekening mee dat het tijd kost. Maar ook dat vergaderen zo veel meer oplevert en dat de vergadering zelf korter en effectiever verloopt. Vermijd anderen te verwijten dat ze niet goed voorbereiden. Wijs ze erop dat het nuttig is of geef ze dit artikel als tip.

Carla van den Bos

Vergaderen doe je zo!