Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?
Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.
Elektronische gegevens
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan je bewaarplicht. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:
- Je zet alle gegevens over.
- Je zet de gegevens inhoudelijk juist over.
- Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
- Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
- Je zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Het is verstandig om, voordat je tot conversie overgaat, je plannen aan de Belastingdienst voor te leggen.
Laat je (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over je praktijk, ook onder de fiscale bewaarplicht.
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
Sophie Brühl (Buurtdokters) en haar ‘wake up call’ voor de huisartsenzorg: ‘Meer ruimte voor praktijkmanager nodig’
8 mei om 14:15 uur 6 minSophie Brühl, huisarts en mede-initiatiefnemer van Buurtdokters, gaat tijdens de Dag van de…
Nora Ennahachi over teamenergie en teamsucces: ‘Zoals we betrokken zijn bij onze patiënten, zijn we dat ook bij elkaar’
17 apr om 13:00 uur 6 minHoe kun je als praktijkmanager bijdragen aan de teamenergie in een praktijk? Hoe kun je dat…
Charlotte van den Wall Bake over teambinding en veilige werkomgeving: ‘Maak tijd, ga de dialoog aan en begin van onderop’
5 apr om 11:19 uur 5 minPraktijkhouders en praktijkmanagers doen er goed aan om over het onderwerp grensoverschrijdend gedrag na te…
Personeelsdossier en dossieropbouw: Nooit te laat om mee te beginnen
26 mrt om 12:56 uur 4 minEen goed opgebouwd personeelsdossier kan doorslaggevend zijn bij een conflict of als je ontevreden bent over…
Cao Huisartsenzorg 2024-2025 vastgesteld
21 mrt om 13:19 uurDe Cao Huisartsenzorg regelt de arbeidsvoorwaarden voor het ondersteunend personeel binnen de…
Zes essentiële onderdelen van de arbeidsovereenkomst
14 mrt om 13:00 uur 4 minEen arbeidsovereenkomst opstellen is meer dan een kwestie van kiezen. Je moet namelijk wel weten wat de…
Grip op verzuim in de zorg: Hoe zetten we het dalende ziekteverzuimpercentage door?
7 mrt om 16:06 uurDe zorg blijft één van de meest veeleisende sectoren om in te werken. Werknemers verzorgen dagelijks talloze…
Een veilige werkomgeving creëren? Vier handvatten voor de praktijk
26 feb om 14:00 uur 5 minEen veilige werkomgeving creëren. Het is een van dé topics van het afgelopen jaar in de media en maatschappij:…
Reactie toevoegen