Alles terugvinden in 30 seconden

Praktijkmanagers denken soms dat het hoofdzakelijk ligt aan de discipline van de medewerkers als het schort aan de orde en netheid in de praktijk. Daarom wordt het nogmaals op de agenda van het werkoverleg gezet. De boel wordt opgeruimd en iedereen beloofd beterschap. Maar na verloop van tijd keert de oude situatie weer terug.

Omgeving en (on)gewenst gedrag

Gedragsverandering in organisaties is lastig te bewerkstelligen en vergt veel gesprekken en overtuigingskracht. Een eenvoudiger manier om gedrag te veranderen is het aanpassen van de omgeving.  Uit onderzoek blijkt dat een rommelige omgeving besmettelijk werkt. Normen en regels beïnvloeden namelijk het menselijk gedrag alleen als diezelfde normen en regels zichtbaar ondersteund worden door de omgeving. Als de omgeving laat zien dat anderen zich ook aan de regels houden.

Zolder of Supermarkt

De kwaliteit van de omgeving zegt iets over de kwaliteit van het werk en van de werkprocessen. Een goed georganiseerde werkplek heeft een positieve invloed op de kwaliteit van werken; er worden minder fouten gemaakt en er gaat minder tijd verloren aan zoeken en wachten. Er zijn geen overbodige materialen of spullen die geen vaste plek hebben en er is een standaard werkwijze. Afwijkingen in het proces zijn daardoor snel zichtbaar en er wordt geen tijd verspild aan het zoeken naar de juiste instrumenten, ,materialen of documenten.

Werkplekken kunnen  ingericht zijn als een zolder of als een supermarkt. Zolders zijn gesloten ruimtes waarin alleen de eigenaar weet waar alles ligt (denkt zij). Supermarkten zijn voor iedereen toegankelijk en er wordt met een logische indeling voor gezorgd dat iedereen kan zien waar alles ligt.

Kenmerken van de georganiseerde werkplek zijn:

• Er ligt niets overbodigs;
• Het is er onberispelijk schoon en opgeruimd;
• Het benodigde papierwerk is minimaal en eenvoudig;
• Tijd die nodig is om instrumenten, materiaal of informatie te zoeken is maximaal 30 seconden;
• Tijd die nodig is om instrumenten, materiaal en informatie op de juiste plek op te bergen is maximaal 30 seconden;
• Er is een duidelijke standaard werkwijze;
• De werkplek is zo overzichtelijk, dat afwijkingen direct opvallen.

5S is een methode om te streven naar de ideale werkplek. Een werkplek waar men efficiënt werkt, geen fouten maakt, alles overzichtelijk is en het toch niet saai of klinisch is; kortom waar het prettig werken is.

De 5 stappen zijn:

1. Scheiden

Maak op elke werkplek onderscheid tussen spullen, instrumenten, materialen, documenten, enzovoort die nodig zijn of overbodig zijn. Wat overbodig is moet weg.

2. Schikken

De materialen die fase 1 hebben overleefd, krijgen een zodanige vaste gevisualiseerde plek dat alle gebruikers wat ze nodig hebben in een oogopslag kunnen zien, pakken en terugleggen.

3. Schoonmaken = inspecteren

Schoonmaken is belangrijk in de praktijk. In de geest van de 5S’en heeft schoonmaken en opruimen als bijkomend doel dat tijdens deze werkzaamheden allerlei afwijkingen aan het licht komen die opgelost kunnen worden.

4. Standaardiseren

Standaardiseren is het proces onder controle houden door alles volgens een vaste afspraak uit te voeren. Werkzaamheden worden maar op één manier uitgevoerd, namelijk volgens de standaard. Dat geldt ook voor werkzaamheden als opruimen en schoonhouden.

5. Stand houden

Het resultaat dat is behaald met de eerste 4 S’en moet vastgehouden worden. Een zaak van discipline, maar zeker ook de beste condities creëren om het in stand houden zo eenvoudig mogelijk te maken.

Door Maaike Straathof