Besparen deel 1: Huisvestingskosten

Onze bespaarconsultants horen steevast van ondernemers: “Bij ons valt niet veel te besparen want onze grootste kostenpost is huisvesting en deze is vastgelegd in (soms wel erg langlopende) huurcontracten.” In eerste instantie lijkt deze stelling te kloppen. Echter, wanneer we wat verder gaan inzoomen en kijken naar de daadwerkelijk gemaakte kosten, zien we dat niet alles in steen gebeiteld is en dat er wel degelijk ruimte is om te besparen.

Contracten openbreken

Huisvestingskosten zijn minder vast dan ze lijken. Neem nu bijvoorbeeld de kosten voor energie of schoonmaak. Het opnieuw onderhandelen van uw energiecontract kan al snel een besparing opleveren van 20-25% op jaarbasis. Ook contracten met schoonmaakbedrijven, leveranciers van schoonmaakmiddelen en onderhoudscontracten voor zowel opstal als tuinonderhoud zijn vaak contracten waar sinds de start nooit meer naar is omgekeken. In de praktijk blijken zelfs bestaande huurcontracten voor onderhandeling vatbaar te zijn. De huidige vastgoedmarkt met de enorme leegstanden heeft verhuurders realistischer gemaakt.

Het realiseren van een besparing op deze kosten begint met het definiëren van de dienstverlening en benoemen wat voor u hierin het belangrijkste is. In geval van bijvoorbeeld energie is dit eenvoudig. De stroom die uit het stopcontact komt is immers bij alle aanbieders hetzelfde. Echter bij bijvoorbeeld schoonmaakcontracten zijn er verschillende smaken. Wat zijn bijvoorbeeld de tijden waarop wordt schoongemaakt? Wordt er nat of droog gereinigd? Zijn de schoonmaakmiddelen inclusief etc?  Om te zorgen dat u hierin appels met appels vergelijkt, is het belangrijk om eerst de bestaande dienstverlening te definiëren (en wat u hierin bijvoorbeeld anders zou willen regelen).

Een van de belangrijkste valkuilen bij inkooptrajecten is onvoldoende te definieren wat u wilt. Hierdoor loopt u het risico na de aanbesteding met een product of dienst te zitten, die achteraf bezien niet aansluit bij uw wensen en eisen. Na de definitie van de dienstverlening volgt een aanbesteding en tot slot een finale onderhandeling. Dat het loont om dit traject met enige regelmaat te doorlopen, hebben wij al vaak gemerkt. Het doorlopen van de stappen vergt echter tijd. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen dit traject uit te besteden.

Onderhandelen

Soms wil een ondernemer zijn bestaande relaties en leverancier graag behouden, maar tegelijkertijd wil hij liever niet te veel betalen voor producten en diensten. Het lijkt dan lastig om te onderhandelen. Echter loont het vaak toch om het gesprek over de tarieven aan te gaan. Zeker wanneer u met een scherper geprijsde offerte van een concurrent in de hand in gesprek gaat, zijn toeleveranciers vaak bereid om u tegemoet te komen in hun prijsstelling. Zo behoudt u uw relatie en bespaart u tegelijkertijd op uw kosten.

Compliment

Soms komen we een bedrijf of instelling tegen waar de inkoop op alle fronten goed geregeld is en de ondernemer echt op de kleintjes let – en waar het bedrijfsresultaat dit ook aantonen. Wat ons betreft verdient zo’n organisatie een groot compliment! Maar bij de meeste bedrijven is er zeker een besparing te realiseren.

Drs. K.N. Abcouwer is consultant bij bespaarbedrijf.nl dat op ‘no cure, no pay’- basis bespaartrajecten uit handen neemt.