Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox

donderdag 7 december 2017

timer 3 min

De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.

Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!

Drastische maatregelen

Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.

DELETED : al je verwijderde e-mails.
READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
SENT : verzonden e-mails.
TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.

De vier D's voor een goede indeling

Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:

Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.