Einde aan een tijdperk: Beoordelingsgesprekken zijn passé

Het klassieke beoordelingsgesprek voldoet niet meer aan de behoefte van werknemers van deze tijd, ook niet in medische praktijken. Juist nu de aandacht voor personeel belangrijker wordt met de ‘war on talent’ die nu gaande is. En het steeds ingewikkelder blijkt om personeel te vinden én te behouden. Investeren in aandacht voor en ontwikkeling van personeel zijn uitstekende instrumenten om medewerkers te verbinden aan je praktijk. Met  een continue dialoog kom je er achter wat er speelt, wat je medewerkers drijft en hoe zij zich willen ontwikkelen. Dan heb je invloed en kom je niet voor verrassingen te staan.

‘Veroordelingsgesprekken’

Medewerkers ervaren beoordelingsgesprekken vaak als een verplichting. En deze gesprekken worden niet zelden gekscherend ‘veroordelingsgesprekken’ genoemd. Medewerkers hebben meerdere keren per jaar behoefte aan goede feedback, willen weten waar ze staan en hoe ze verder kunnen. Juist nu, met deze krappe arbeidsmarkt, is het goed voor jou als praktijkmanager of -houder om te luisteren naar je medewerkers.

Een andere reden waarom beoordelingsgesprekken uit de gratie lijken te raken, is dat ‘prestatieve getallen’ hun waarde verliezen. Bij een traditioneel beoordelingsgesprek beoordeelt de praktijkmanager en/of praktijkhouder de medewerker. Vaak gebeurt dit onder meer met het geven van cijfers. Deze hiërarchische setting gaat uit van controle. En dat wordt in de huidige maatschappij niet door iedereen meer geaccepteerd. Het is een illusie dat je als praktijkmanager of-houder alles kunt overzien, kunt weten en kunt controleren. Bovendien werkt het passiviteit in de hand in plaats van betrokkenheid bij de medewerker.

Overstappen?

Je kunt natuurlijk niet zomaar van de ene op de andere dag besluiten om te stoppen met het voeren van beoordelingsgesprekken. Enig denkwerk is vereist. Zo  moet je je afvragen wat deze gesprekken jou, het personeel en de praktijk tot nu toe hebben gebracht. En tegelijkertijd moet je nadenken over wat er nog meer nodig is om medewerkers zich verbonden, gezien en gehoord te laten voelen.

Pas als je in kaart hebt gebracht wat de behoefte is van het personeel, van de praktijk en van jou kun je gaan onderzoeken wat je ervoor in de plaats gaat zetten.

Alternatieven 
Er zijn diverse alternatieven voor een beoordelingsgesprek (en uiteraard zijn combinaties heel goed mogelijk):

• Feedbackgesprekken 
  Die voert een medewerker met de mensen om zich heen, collega’s, behandelaren en patiënten. Op basis hiervan maakt het teamlid de balans op en overlegt dit met bijvoorbeeld de praktijkmanager of -houder. De afspraken die hieruit voortvloeien bespreekt een medewerker zelf in het team en vraagt het team om hem of haar te begeleiden.

• Reflectiegesprekken 
  Om gedragsverandering en/of ontwikkeling tot stand te brengen is het cruciaal dat een teamlid bereid is om echt naar zichzelf te kijken en aan de slag wil gaan met haar persoonlijke en/of professionele ontwikkeling. Een praktijkmanager en/of -houder kan hierbij een rol spelen door met enige regelmaat (want aan één gesprek heb je zeker onvoldoende) tijd te maken voor een reflectiegesprek.

• Toekomstgesprekken 
  Die voert een teamlid met praktijkmanager en/of -houder. Uitgangspunt is de vraag: “Stel je zelf eens voor over 3 jaar, wat ben je dan aan het doen?” Hieruit vloeien dan vragen als: wat is ervoor nodig om dit te bereiken, is het haalbaar, past het binnen de praktijk, wat brengt dit de praktijk en wat brengt het teamlid. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een opleiding nodig is, dan moeten hier afspraken over worden gemaakt.

Veel bedrijven stappen over op een 360 graden feedback-systematiek. Hierbij worden meerdere collega’s gevraagd om met verbeterpunten te komen. Zo ontstaat er een continue dialoog op het moment dat een teamlid of praktijkmanager of -houder daar behoefte aan heeft. Met het invoeren van een 360 graden feedback-systematiek kunnen medewerkers het hele jaar door feedback vragen die hen helpt om zich te ontwikkelen. Feedback wordt een logischer en belangrijker onderdeel van het werk. En kan worden aangewend en ingezet op momenten dat het schikt.

Betrokkenheid

Ook dit mes moet wel aan twee kanten snijden: het vervangen van beoordelingsgesprekken door een alternatief werkt pas als er betrokkenheid is van het team om deze stap te zetten. Daarbij helpt het, dat  het invoeren van een nieuw systeem juist ook betrokkenheid in de hand werkt. En dat medewerkers dus niet meer een of twee keer per jaar ‘beoordeeld’ willen worden, maar graag het hele jaar door ‘in gesprek’ willen zijn.

En dat is de  kern van het nieuwe beoordelen: je bent het hele jaar door in gesprek met elkaar, met collega’s, met behandelaars en zelfs met patiënten. Die dialoog, of dit nu met feedback, reflectie of een toekomstgesprek is, wordt tot een vanzelfsprekend onderdeel van het werk. Medewerkers kunnen het hele jaar door feedback vragen die hen helpt om zich te ontwikkelen.

Eigenaarschap

Met het invoeren van een andere systematiek nodig je de teamleden uit om meer eigenaarschap te tonen, verantwoordelijkheid te nemen en om zich te blijven ontwikkelen. En ook dit kent twee kanten: pas als er eigenaarschap is onder het personeel, zal men willen investeren in een alternatief voor beoordelingsgesprekken. En aan de andere kant zal het vervangen van beoordelingsgesprekken leiden tot eigenaarschap.

Dit artikel verscheen eerder in: MedischOndernemen 2 2019. 

Geschreven door Charlotte van den Wall Bake