Tijd besparen door facturen te scannen

vrijdag 9 november 2018

timer 3 min

Het betalen van facturen kan een langdradig en foutgevoelig proces zijn. Dit is zeker het geval wanneer je ervoor kiest om de facturen één voor één te betalen via internetbankieren. Gelukkig bieden de meeste accountants hiervoor een oplossing. Deze oplossing heet “scan en herken”.

Wat is scan en herken?
Scan en herken is een proces waarmee je jouw binnengekomen facturen geautomatiseerd kan betalen. Het proces bestaat uit een paar stappen, namelijk:

Jij scant jouw binnengekomen facturen in;
Jij mailt de facturen naar jouw accountant;
Jouw accountant plaatst de facturen in een batchbestand (SEPA-bestand genoemd);
Jij uploadt het batchbestand naar jouw internetbankierenomgeving;
Jij geeft 1 betaalopdracht waarmee alle facturen betaald worden.

Hoe bespaart het tijd?
Normaliter zou je bij iedere factuur de gegevens van de ontvanger én het geldbedrag moeten invoeren. Dit hoeft met de scan en herken werkwijze niet meer.

Jouw accountant verzamelt de facturen die jij scant en bundelt ze in één bestand. Door het batchbestand te uploaden, worden de gegevens van alle gescande facturen automatisch in jouw internetbankierenomgeving ingevuld.

Waardoor is dit minder foutgevoelig?
Wanneer je jouw facturen één voor één via internetbankieren betaalt, loop je het risico dat je dubbele betalingen uitvoert. Je kan gemakkelijk bijvoorbeeld een betalingsherinnering aanzien voor een factuur die je al eerder betaald hebt.

Als je gebruik maakt van de scan en herken werkwijze, is de kans op dubbele betalingen zeer klein. De reden hiervoor is dat de kenmerken van de geüploade facturen worden vergeleken met de kenmerken van eerder verrichte betalingen.

Als het blijkt dat de kenmerken van de geüploade facturen veel overeenkomsten vertonen met de kenmerken van eerder betaalde facturen, dan zal jouw accountant ervoor zorgen dat ze niet in het batchbestand terechtkomen.

Is deze werkwijze duurder?
De kosten voor het hanteren van de scan en herken werkwijze zijn normaliter niet veel hoger dan wanneer jouw accountant op het eind van het jaar jouw boekhouding bijwerkt. De reden hiervoor is dat jouw accountant, tijdens het verwerken van de facturen, ze ook meteen inboekt in zijn administratie. Hierdoor is jouw boekhouding op het eind van het jaar vrijwel compleet waardoor jouw accountant achteraf niet zoveel werk meer hoeft te verrichten om jouw jaarrekening op te stellen.

Roberto Lamsberg licht in een filmpje uit hoe het werkt. Bekijk deze hier.

Roberto Lamsberg

Dit artikel is geschreven door DCManagement.

DCManagement is dé sparringpartner voor praktijkhouders van mondzorgpraktijken!

Klik hier om naar de website van DCManagement te gaan.