Vooruitzien is regeren..

Vaak vindt men dit overdreven en heeft daar geen tijd voor en laat zich opslokken door de waan van de dag. Het team focust zich enkel op de behandeling van de patiënten. Zonde! Om nog een spreekwoord erin te gooien ‘Als je doet wat je altijd hebt gedaan, krijg je wat je altijd hebt gekregen'.

Nut en noodzaak

Er staat weer een nieuw jaar voor de deur en ik raad dan altijd aan om weer een praktijkplan te maken. Veel praktijken zien dat als luxe en vinden dat ze het daar te druk voor hebben en wat moeten ze daar dan inzetten? We gaan toch volgend jaar weer patiënten behandelen en daar hoeven we toch geen plan voor te maken? Natuurlijk zal de praktijk zich weer met name bezighouden met het behandelen van patiënten. Dat er nog meer zaken op de agenda staan en dat het goed is om daar eens over na te denken, wordt nog wel eens vergeten. De weg uitstippelen om een bepaald doel te behalen is eigenlijk gewoon noodzaak om een praktijk goed te laten functioneren.

De basis

Begin bij het begin. Een succesvolle mondzorgpraktijk moet gebouwd zijn op een solide fundament dat bestaat uit een missie, visie en de kernwaarden. Een missie is een beschrijving van de reden van het bestaan van de praktijk, bijvoorbeeld ‘Een stralende glimlach voor iedereen’. In de visie wordt duidelijk gemaakt hoe men deze missie wil bereiken, deze kan bijvoorbeeld luiden ‘het geven van de beste zorg met aandacht voor de patiënt en het verstrekken van goede voorlichting met het gebruik van de nieuwste apparatuur’. De volgende stap is het formuleren van kernwaarden waar de praktijk voor staat. Zo is duidelijk wat men in de praktijk belangrijk vindt en sluiten aan bij de missie en visie. Het zegt iets over de cultuur en mentaliteit binnen de praktijk. De kernwaarden ‘innovatief’ en ‘aandacht’ zouden hier prima bijpassen. Zo vormen de missie, visie en kernwaarden de pijlers waar het ‘huis’ van de praktijk op rust.

Praktijkdoelen

Met de geformuleerde missie, visie en kernwaarden als basis kan men de plannen gaan maken of praktijkdoelen. Het beleid bestaat uit strategische doelen voor meerdere jaren geformuleerd en daar worden de jaarplannen van afgeleid die vervolgens in subdoelen op microniveau vertaald kunnen worden. Om direct maar de koppeling te maken naar het principe van kwaliteitsmanagement, deze doelen vormen het startpunt van de verbetercyclus.

De praktijkdoelen kunnen veel thema’s betreffen. Zo kwam bijvoorbeeld uit het laatste patiënten tevredenheidsonderzoek naar voren dat de patiënten de wachttijd als veel te lang ervoeren en dat men 10 minuten over het algemeen acceptabel vond. Een strategische of meerjarendoelstelling voor 2018 tot en met 2021 kan dan luiden ‘de gemiddelde wachttijd in de wachtkamer mag maximaal 10 minuten bedragen’.  De praktijk heeft dan 4 jaar de tijd om de huidige gemiddelde wachttijd te reduceren tot de gewenste 10 minuten. In de jaarplannen kan men dan de doelstelling opnemen dat de wachttijd ieder jaar met 2 minuten wordt gereduceerd. Zo kan men in stapjes de ambitieuze doelen behalen.  

Succesfactoren

Als u besluit eens goed na te denken over uw praktijkdoelen, moet dit natuurlijk goed gebeuren en wilt u ook dat deze doelen behaald worden. Zo zijn voor het succesvol formuleren en realiseren van praktijkplannen de volgende punten belangrijk:

1.       Kijk terug op het jaar of jaren ervoor. Niet gerealiseerde doelen van vorig jaar, kunnen wellicht worden opgenomen in het nieuwe jaarplan.

2.        Maak de plannen met het gehele team. Zorg in ieder geval ervoor dat het team op de hoogte is en erachter staat. Dit zorgt voor draagvlak.

3.        Maak halverwege het jaar de stand van zaken op. Zijn de doelen behaald, of welke acties moet je ondernemen om ze alsnog te realiseren? 

4.        Formuleer de doelstellingen SMART ; specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.

5.        Maak eens een SWOT-analyse om de externe kansen en bedreigingen in kaart te brengen en de sterke en zwakken punten van de praktijk.

6.        Begin met belangrijke doelstellingen zoals het voorbereiden op het ingaan van de wet AVG. Zet de te nemen acties in het jaarplan van 2018.

7.        Vier het succes als het doel behaald is met een taart of een dagje uit met het team.

8.        Visualiseer de eindstreep, de ideale situatie om de goede mindset te creëren. Hang die Eftelingposter op, als daar het uitje naar toe gaat.

U hebt nu alle tools aangereikt gekregen om zelf het heft in de handen te nemen en niet de doelen te laten bepalen door de waan van de dag. Zo wordt het regeren door vooruitzien en wordt de toekomst een succes! 

Meer tips en info? www.invert-innovatie.nl 

Door: Petra van der Zwan, organisatieadviseur in de mondzorg