Zo geeft u financiële taken veilig uit handen

Een paar voorbeelden:  

1. Hoe zorgt u er bijvoorbeeld voor dat uw declaraties juist zijn als een medewerker ze voor u maakt?Frank kan op basis van uw agenda bijvoorbeeld zien hoeveel tijd u aan iedere patiënt heeft besteed. Sanne die de afspraken maakt, moet deze dus goed vastleggen in uw agenda. Frank stuurt de gemaakte declaraties door aan Jeroen die controleert of de declaraties kloppen met uw agenda. Op deze manier kan uw personeel zelfstandig de declaraties maken.    

2. Doet u de inkopen zelf? Ook hiervoor kunt u uw personeel inzetten. Het is hierbij van belang dat Frank die de spullen bestelt de levering niet in ontvangst neemt. Sanne neemt de spullen in ontvangst en ontvangt de factuur en controleert of deze overeenkomen met de bestelling. Als zowel de ontvangst als de factuur overeenkomen met de bestelling kan de factuur betaald worden.  

3. Kunt u ook de betalingen door uw personeel laten doen? Jazeker! Sanne zet de betaling klaar in de digitale bankomgeving. De bankomgeving is zo ingesteld dat Sanne altijd akkoord nodig heeft van Jeroen . Zodra Sanne alle betalingen heeft klaargezet, controleert Jeroen de betalingen. Hij controleert of van alle klaargezette betalingen een goedgekeurde factuur aanwezig is en of het bankrekeningnummer overeenkomt met het nummer op de factuur. Als Jeroen de betalingen geaccordeerd heeft, is het geld daadwerkelijk overgemaakt.  

Als uzelf meer controle op het proces wilt hebben kunt u een bepaalde medewerker vervangen voor uzelf. Het is met name van belang om via de taakverdeling ervoor te zorgen dat er geen dingen fout kunnen gaan. U moet er in ieder geval voor zorgen dat een medewerker geen twee opvolgende werkzaamheden kan doen. Frank mag bijvoorbeeld geen spullen voor zichzelf kopen. Door Sanne de spullen in ontvangst te laten nemen, wordt voorkomen dat Frank spullen bestelt die niet voor de praktijk bedoeld zijn. Door Jeroen te laten controleren of bij elke betaling een factuur is en of de rekeningnummers aansluiten, wordt voorkomen dat Sanne een betaling klaarzet naar haar privérekening.