'Elkaar aanspreken levert 28 procent meer productiviteit op'

Medewerkers en managers houden zich vaak in als het om stoorzenders gaat. We kijken bij irritant gedrag vaak de andere kant op, stelt teamcoach en bestsellerauteur Gytha Heins. Denk aan collega's die continu vergadertijd opeisen of systematisch afspraken niet nakomen. Het is de spreekwoordelijke 'olifant in de kamer': iedereen ziet hem, niemand zegt er iets van. In de Boom Management Podcast legt Heins uit waarom aanspreken zo vaak mislukt en hoe managers die stilte kunnen doorbreken.

De oorzaak van het zwijgen ligt niet in een gebrek aan moed, maar in onze biologie, schetst Gytha Heins in de podcast ‘Aanspreken? Gewoon doen!’. Ze deed drie jaar onderzoek naar het fenomeen en wijst op diep verankerde instincten die ons afremmen. Eerder schreef Heins de boeken Aanspreken? Gewoon doen! (2017) en Waarom zegt niemand er wat van?! (2024).

'Als mens willen we empathisch overkomen en aardig gevonden worden. Dat gaat natuurlijk niet samen met een slechte boodschap. We willen bij de groep blijven horen, en het is heel moeilijk om in je eentje je hoofd boven het maaiveld uit te steken.' Ook willen we gezichtsverlies voorkomen, voor onszelf én voor de ander. Zo woekert disfunctioneel gedrag soms jarenlang voort, omdat collega's de schuldige niet willen 'beschadigen'.

Employee silence

De hiërarchie in een team verhoogt de drempel nog eens. Heins wijst op het wetenschappelijke begrip 'employee silence': 'Wij mensen zwijgen als we ons niet veilig voelen, of als we vermoeden dat die ander zich niet veilig voelt en helemaal als het onze leidinggevende is.' Medewerkers dichten bijvoorbeeld hun manager onbewust een grote negatieve macht toe. Ze vrezen dat kritiek hun promotie blokkeert of hun baan kost. Heins laat zien dat managers zich veelal van geen kwaad bewust zijn: 'Ze zeggen vaak tegen mij: mijn deur staat altijd open. Maar de medewerkers komen niet binnen.'

Voorkom wederzijdse verlamming

Zo ontstaat een patstelling die veel energie kost. De medewerker wacht tot de manager ingrijpt, omgekeerd vraagt de manager zich af waarom volwassen professionals elkaar niet gewoon aanspreken. Het doorbreken van die vicieuze cirkel loont, zo blijkt uit het onderzoek van Heins onder 500 respondenten. Een gezonde aanspreekcultuur kan gemiddeld leiden tot 28 procent meer productiviteit, 16 procent kostenbesparing en 15 procent minder ziekteverzuim. 'Maar het belangrijkste wat het oplevert is minder energieverlies. Je dicht een soort energielek.'

Deel je observaties, niet je oordelen

Heins' eerste advies aan managers: deel wat je ziet, niet wat je ervan vindt. Feedback verzandt vaak in vage oordelen als 'je bent niet proactief' of 'ik heb het gevoel dat je defensief reageert'. Zulke interpretaties roepen direct weerstand op. 'Deel altijd met me wat je zag, maar nooit wat je ervan vond of vindt. Want wat je ervan vindt, zegt veel meer over jezelf dan over die ander.' Wie daarentegen zegt: 'Als jij je stem verheft en vooroverbuigt over de tafel, dan voel ik me geïntimideerd', geeft een waarneming en beschrijft het effect ervan. Dat opent een gesprek in plaats van een discussie.

Trek duidelijke rode lijnen

Het tweede advies: maak de norm tastbaar en ken je eigen grenzen. Als je roept dat het team 'respectvol met elkaar om moet gaan', zegt dat weinig, omdat iedereen respect anders invult. 'Je rode lijn moet concreter zijn dan dat', vindt Heins. Als voorbeeld noemt ze: val een collega niet af waar een groep bij staat. Managers die hun eigen grenzen kennen en met het team bespreken welke 'rode lampen' collectief gelden, houden elkaar daarna scherp met een klein seintje tijdens het werk. Zo blijft feedback licht in plaats van een beladen agendapunt.

Vraag zelf om kritiek

Het derde advies: ga niet zenden, maar halen. Feedback van een manager komt door de hiërarchie altijd zwaarder binnen dan dezelfde woorden van een gelijke collega. Speel daarom geen politieagent, maar stel vragen, betoogt Heins. 'Laten we nou eens wat vaker vragen: wat vond je eigenlijk van hoe ik het deed?' Wie als leidinggevende zelf de thermometer erin steekt, creëert een veilige setting. 'Het is onmogelijk een aanspreekcultuur te creëren zonder dat iedereen de bereidheid heeft zich ook enigszins kwetsbaar op te stellen.'

Begin bij jezelf

Een gezonde bespreekcultuur is uiteindelijk geen kwestie van beleid, maar van persoonlijk leiderschap. Wie het ongemak aan de vergadertafel overwint, pakt de winst op de lange termijn. 'Mijn levensmotto is: “Be the change you want to see in the world”, dus begin bij jezelf', besluit Heins. 'De cultuur, dat zijn jij en ik.'

Meer lezen?

• 'Waarom aanspreken op de werkvloer mislukt (en hoe het managers wél lukt)' door Eduard van Brakel (Boom Management), naar aanleiding van de Boom Management Podcast met Gytha Heins.
• Gytha Heins, Aanspreken? Gewoon doen! (2017) en Waarom zegt niemand er wat van?! (2024)
• Moeilijke gesprekken aangaan als leider: Wat werkt wel?, 29 juni 2029